Как правильно работать с поставщиками - 10 секретов ведения бизнеса, о которых мало кто знает

В статье расскажем о том, как правильно работать с поставщиками, чтобы закупать товар на более выгодных условиях. Ведь каждый, кто открывал свой бизнес, знает, что именно торговые представители являются слабым звеном в деятельности розничных интернет-магазинов и офлайн-точек.

Секрет 1 - договор всему голова 

Избежать проблем со снабжающей компанией позволяет заключение договора поставок. На первый взгляд это и так понятно, поскольку в век потребления без него никуда. Ни посчитать налоги, ни осуществить платеж. Однако есть некоторые тонкости его заключения, на которые следует обратить внимание. 

Как правило между сторонами заключается стандартный договор. Поставщик привозит продукцию, а вы ее исправно оплачиваете. При этом немалая часть снабженцев сами составляют договор на условиях более выгодных для себя. Владелец бизнеса может в лучшем случае его прочитать, и то невнимательно. А зря. 

Нелогично так вести себя с поставщиками. Руководитель предприятия должен изучить договор и отметить пункты, которые ему не нравятся. Обсудите их с представителем поставщика и внесите необходимые изменения. Нужно стремиться организовать закупку максимально эффективно для себя. Например, попросите об отсрочке платежа. Таким образом у вас в обороте будет больше денег. Также договор необходимо дополнить пунктами: 

• ответственность за срыв сроков поставки. Бывает так, что некоторые недобросовестные поставщики обещают привезти партию товара сегодня, а на деле могут доставить в течение нескольких дней. Менеджер попытается урегулировать претензии и пообещать, что подобное не повторится. Хотя в реальности все останется по-старому. Самый эффективный вариант в таком случае - прописать в договоре неустойку за каждый просроченный день. Так вы повысите эффективность закупочной деятельности; 
• ответственность контрагента за поставку не тех товаров, которые заказал предприниматель. Несоответствие правильности поставленного заказа случается довольно часто. Чтобы защитить себя от риска остаться с ненужным товаром, можно использовать тот же подход - неустойка за каждый случай. Или за несвоевременное поступление товара - за столько дней, сколько нужную продукцию будут везти;
• условия возврата или замены бракованной изделий. Делая заказы с браком, владелец магазина теряет время и клиентов. Возложите ответственность на поставщика - прописывайте этот пункт в договоре. 

В целом посыл следующий: не подписывайте договор партнерства не глядя. Учитывайте все нюансы при взаимодействии с поставщиком. 

Согласуйте все условия договора, которые должны соблюдать обе стороны, и пропишите в договоре все возможные косяки, за которые должен нести ответственность поставщик.

Секрет 2 - не храните все яйца в одной корзине

Иначе это называется диверсификация поставок. Сотрудничайте одновременно с несколькими контрагентами. Типичная ошибка многих найти одного-двух поставщиков и пытаться с ними сработаться. Куда более выгодно поддерживать отношения с несколькими поставщиками. 

Поставщиков очень много, и зачастую они больше заинтересованы в сотрудничестве с вами, нежели вы с ними. Не останавливайтесь только на одном единственном торговом представителе. Найдите сразу нескольких поставщиков и сравните как они справляются со своими обязанностями. Если при взаимодействии с поставщиком он допускает много ошибок, постоянно срывает время доставки, а у вас горят сроки, то не стоит пытаться сработаться с таким партнером, поскольку серьезный бизнес с ним построить не получится.

На первых порах работать с большим количеством поставщиков сложно. Это требует поиска партнеров, заключения договора, лишнего документооборота, заказа пробных партий. Но только так можно узнать, кто из них более надежный, и на ком именно стоит остановить выбор.

Секрет 3 - смело торгуйтесь

Самый важный пункт при работе со снабженцем, который не учитывают многие новички - это умение торговаться. Когда поставщик скидывает прайс на товарные позиции, многим из них не приходит на ум, что цены в каталоге высокие. Чтобы не контрагенты не задирали расценки, не стесняйтесь торговаться, стараясь получить самые лучшие условия сотрудничества. 

Говорите с поставщиком о снижении стоимости аргументировано. Не просто просите продать дешевле, а мотивируйте снизить цену. Используйте для этого рабочие методы:

• просите скидки за крупные партии товаров. Например, вы закажете десять коробок продукции, а одиннадцатая вам достанется бесплатно. Либо вы получите скидку за закупку всей партии;
• приводите в пример конкурентов. Делайте ставку на то, что у других поставщиков дешевле. По аналогии, как в "Эльдорадо": нашел дешевле - сделаем скидку. Этот метод играет на руку владельцам магазинов. Сталкивайте поставщиков, предлагающих свой товар, лбами. Говорите, что у вас их много и вы выберете того, который предложит выгодные условия сотрудничества. Можно при этом использовать лесть: "Я хотел бы сотрудничать с вами, но у ваших конкурентов товар дешевле. Делайте скидки или придется выбрать кого-то из них". 
• идите на хитрость. Например, скажите поставщику, что партия обуви плохо продается и её не нужно привозить. Либо пускай привозит, но со скидкой. Некоторые поставщики предлагают дополнительно оборудование, бесплатную доставку и прочие выгодные условия, которыми будет грешно не воспользоваться. Только не стесняйтесь об этом спросить;
• рассчитывайтесь за товар наличными по факту поставки или по полной предоплате. Кроме того, вам могут предложить скидку за оплату в момент отгрузки. Если контрагент отмалчивается, можно смело намекнуть самому: я оплачу товар налом по факту, а вы делаете скидку.

Секрет 4 - просите отсрочку платежей

Достигните договоренности по поводу сроков оплаты товаров. Как правило, это 4-5 дней, иногда 2 недели. Это особенно существенно на начальном этапе сотрудничества, пока контрагент не увидит, что вы платежеспособны. Поставщики не заинтересованы работать с бизнесменами, постоянно берущими в долг. 

После непрерывного сотрудничества с поставщиком в течение полугода, можно затрагивать вопрос о более длительном сроке перевода денежных средств. У каждого владельца магазина возникнет вопрос: какая выгода от того, что он будет должен? Многие новички также негативно отнеслись к подобной схеме взаимодействия с контрагентом. Но у этого варианта есть преимущества. 

Отсрочка платежа является действенным способом разогнать оборот и увеличить его в разы. Заведите себе за правило, заказывать продукции на миллионы, не заплатив при этом ни копейки. При этом у вас ассортимент пополнится новыми позициями, склады будут заполнены, а деньги будут находиться в обороте. Расплатитесь, когда все продадите. На полках вашего магазина будет длительное время нужный товар, а у вас выручка.  

Однако, также важна и дисциплина, поскольку за товар рано или поздно нужно платить. Довольно рискованно брать на реализацию такое количество продукции, которое на момент внесения платежа невозможно будет оплатить. Очень легко увлечься, набрав много товара и в день оплаты заметить, что средств для этого нет. Поэтому, нужно действовать осторожно, разгоняя оборот постепенно. 

Секрет 5 - просите бесплатные образцы товара

Чтобы продвинуть свой товар на рынке, многие производители обеспечивают поставщиков бесплатными образцами. Естественно это не касается новых моделей айфонов. Такая схема распространена среди производителей продуктов питания, которые передают образцы поставщикам, они - предпринимателям, а те в свою очередь клиентам в виде бонусных поощрений или подарков.

Секрет 6 - просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Можете быть уверены, таких мелочей у поставщиков хватает сполна. Немалую долю футболок с логотипом бренда, кружек, ручек, кепок, календарей, блокнотов и прочих принадлежностей поставляют контрагентам производители. Однако поставщики предпочитают молчать о наличии подобных вещей. Важно не стесняясь задавать вопросы по поводу возможности доставлять такие изделия вместе с партией товара.

Подобные мелочи могут увеличить денежный прирост. Их можно использовать в качестве презентов для подписчиков за повышение активности в соцсетях. Либо предоставлять в виде бонусов к покупкам. Затраты нулевые, а клиентская база растет. Плюс — это неплохая реклама для брендов. Поэтому лучше не держать авторучки и кружки в складских помещениях без пользы, а использовать по назначению.

Секрет 7 - не бойтесь поставщиков из других регионов

В экономической сфере полно парадоксов. К примеру, не исключены случаи, когда заказ продукции с другого конца государства значительно быстрее и дешевле, нежели в родном городе. Объяснять причину этой закономерности мы не будем, так как не заинтересованы в этом. А в получении прибыли очень даже. При взаимодействии с поставщиками, которые находятся поближе, может оказаться, что поставки у них происходят раз в неделю по цене вдвое дороже, чем у поставщика в соседнем регионе. 

Универсальные советы здесь не работают. Нужно действовать методом проб и ошибок. Хотя, существует одно исключение - заказывать продукцию из Москвы практически всегда дешевле. Это правило точно действует в пределах 500 км от столицы. Несмотря на транспортные расходы, в любом случае выгода будет заметной.

Секрет 8 - станьте хозяином положения

Хотим напомнить, что заинтересованность поставщиков в клиенте намного выше. Поэтому добиваться сотрудничества должны именно они, а не вы. Во время переговоров давайте четко понять, что правила устанавливаете вы. Если что-нибудь не устраивает, прощайте. Таким образом поступают крупные торговые сети. В качестве примера можно привести магазин "Магнит" или красное и белое", которые не боятся ставить свои условия такой компании-гиганту, как "Кока-Кола".

Но и в этом случае есть одно “но”. При отсутствии больших объемов закупок устанавливать свои правила не получится. Партнерские отношения с мелкими клиентами не интересны поставщикам. Отношения будут успешнее, если действовать поэтапно. Когда ваши объемы увеличатся, только тогда можно смело разговаривать со снабженцем.

Секрет 9 - доверяй, но проверяй

Представьте ситуацию, вы получили партию товара, экспедитор отдал документы, грузчики отнесли коробки на склад. Обе стороны сделки пожали руки и попрощались. Но на следующий день вы обнаруживаете, что в поставке бесчисленное количество ошибок: половина товаров отсутствует, в документах много путаницы, да еще хромает качество продукции.

Во избежание такой проблемы, сразу проверяйте товар. Обязательно вскройте коробки, пересчитайте, взвесьте, проверьте документы. Изменить содержимое бумаг зачастую сложнее, чем выписать новые. Если заметили брак или другие недочеты, не принимайте. Заверните партию целиком или только отдельные товары. При этом составьте соответствующие документы, такие как акты отбраковки, возвратные накладные и пр.

Секрет 10 - общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Часто бывает так, что заниматься самостоятельным поиском поставщиков не надо. Потенциальные партнеры сами начинают ходить стаями, узнав, что вы открылись. Начинаются звонки, отправка спама на электронную почту или в личные сообщения. Обычно те, кто с вами связывается, - это персональные менеджеры или торговые представители. Их задачей является заключение договора и налаживание поставки товара. Они будут вежливы и отзывчивы, с удовольствием примут заказ и оплату. Но с данными сотрудниками бессмысленно разговаривать по поводу скидок и изменений условий договора.

Попробовать, конечно, можно, но в полной мере на решение вопроса рассчитывать не стоит. Торговые представители обрабатывают заказы в строгих рамках и не могут выходить за пределы своей компетенции. Если хочется большего - ищите руководство, то есть тех людей, которые лично решают, идти вам на уступки или нет.

Опросы показывают, что для поставщиков лучший покупатель тот, кто делает заказы регулярно, пусть и небольшими партиями. Поэтому снабженец скорее пойдет на уступки, чем потеряет проверенного контрагента.

И общаться на эту тему лучше с начальством. Руководитель отдела продаж, коммерческий или генеральный директор - чем выше, тем лучше. Если в общении с персональным менеджером вы уперлись в потолок в плане улучшения условий - спросите его, с кем вы еще можете обсудить этот вопрос. После получения нужных контактов готовьтесь к переговорам. Они должны проходить на равных. С хозяином компании должен общаться ваш директор, а не экономист. Вы знаете, что хотите получить, партнер - что может предложить.

Теперь вам известно о работе с поставщиками намного больше, чем до прочтения этой статьи. Напоследок раскроем главный секрет. Организуя работу с поставщиком, обязательно уважайте его. Успешному сотрудничеству способствует построение отношений на взаимной выгоде и человечности. Это относится не только к поставщикам, но и ко всем остальным. Желаем процветания вашему бизнесу!