Зачем магазину инвентаризация

Инвентаризация нужна магазину для следующих вещей:

1. Поиск пересортицы
2. Выявление и пресечение фактов воровства
3. Контроль выкладки

В магазине возникает много ситуаций из-за которых остатки по базе начинают расходиться с реальностью. Чтобы недостаток товара, пересортица и неправильная выкладка не били по продажам, нужно проводить регулярные инвентаризации.

Как проводится инвентаризация

Инвентаризация может проводиться:

• Самостоятельно
• Нанятой компанией (аутсорс)

Также инвентаризация может быть:

• Полная
• Выборочная

Инвентаризацию можно проводить при помощи:

• Мобильного устройства и программы Клеверенс
• Сканера штрих-кода (проводного или беспроводного)
• Вручную, глазами, без дополнительного оборудования

Быстрее всего инвентаризация проводится путем считывания штрихкодов или RFID-меток при помощи специального оборудования.

Штрихкод считывается либо прямо с каждой единицы товара (как на кассе), либо штрихкод + ввод количества, которое считается вручную.

В случае RFID возможна только полная инвентаризация. Т.к. считыватель захватывает все метки в некоем радиусе действия (и иногда больше), то нельзя ограничить инвентаризацию, например, только одной полкой или только одним отделом магазина.

Как программное обеспечение «Клеверенс» помогает справляться с инвентаризацией

Клеверенс позволяет максимально задействовать мобильные терминалы сбора данных (ТСД). Использование мобильных терминалов — лучший способ инвентаризации. Он позволяет проводить инвентаризацию быстрее, точнее и меньшим числом людей.

ТСД + Клеверенс — это специальный мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов (ТСД) и специальным софтом от Клеверенс, который на него установлен.

Ключевые преимущества «Клеверенс» для инвентаризации:

1. Поддержка очень больших баз товаров (до 1 млн. единиц)
2. Очень быстрое сканирование (до 100 сканов в мин.)
3. Поддержка практически любого мобильного оборудования, кроме DOS
4. Можно работать с Wi-Fi или 3G, можно без Wi-Fi и 3G
5. Можно обмениваться с базой магазина по кабелю USB
6. Если у нескольких номенклатур один штрихкод — на экран выводится список выбора для уточнения.
7. Если на товаре есть штрихкод, но его нет в учетной базе магазина, то этот штрихкод можно привязать к номенклатуре прямо из мобильной программы
8. Если товара в принципе нет в учетной базе магазина — можно завести данные по нему прямо в мобильной программе, чтобы потом использовать их для создания карточки товара в учетной базе магазина

Откуда берется пересортица

Пересортица — это когда вместо одной номенклатуры у нас по факту другая или вместо одних серийных номеров (акцизных марок) у нас по факту другие.

Есть несколько ситуаций в магазине, которые приводят к тому, что по базе числится одно, а по факту в магазине другое. Рассмотрим их подробнее.

Неверная идентификация при поступлении

Однозначно идентифицировать товар глазами очень тяжело, особенно если ассортимент велик или часто меняется. Иногда это сложно сделать даже по штрихкоду, потому что производитель иногда может клеить идентичные штрихкоды на совершенно разный товар.

Даже если магазин сканирует все товары при продаже на кассе, он может не делать этого при поступлении товара в магазин. Результатом такой халатности будет пересортица. Документы заведут на один товар (с одними штрихкодами), а реально примут другой (с другими штрихкодами). Это особенно актуально для уникально маркированного товара типа подакцизного алкоголя или табака.

Неверная идентификация при возврате

Та же ситуация. Магазин ничего не сканирует при возврате товара из магазина поставщику или на склад. В результате по факту возвращает одно, а по базе пробивает другое, имеем пересорт.

Неверная идентификация при продаже

Товар пробили на кассе по количеству (5 баночек йогурта или 10 пар носков), но продавец не заметил, что товар был неодинаковый (разный йогурт, разные носки).

Товар пробили на кассе и тут обнаружили, что он с браком. Продавцы быстро нашли и заменили клиенту товар, ничего уже не пробивая на кассе. При этом не факт, что база магазина посчитает эти товары идентичными.

Например, дали носки другого цвета (уже с другим штрихкодом) или того же цвета, но другого производителя (тоже с другим штрихкодом).

Или это была бутылка алкоголя, который должен учитываться по уникальным акцизным маркам. Или это был любой другой уникально маркированный товар, подпадающий под тотальную обязательную маркировку «Честным знаком».

Наконец, на кассе могли намеренно пробить один товар (дешевый), а другу отдать другой (дорогой). Это уже воровство.

Комплектация при продаже

Доложили к рубашке галстук (в виде акции или в подарок клиенту), а на кассе пробили только рубашку. В итоге галстука нет, но он виртуально остался висеть на остатках.

Чтобы пересортица не мешала продажам — нужно проводить регулярную инвентаризацию.

Воровство в магазинах

Этой теме можно посвятить отдельную статью, поэтому изложим кратко.

Для начала продавец может по кассе пробить один товар, а отдать другой, и это приведет к пересортице. Это возможно в любой торговой точке, начиная от кофейни и заканчивая магазином элитных товаров.

В кофейне бариста может пробить по кассе дешевый эспрессо, а клиенту сварить капучино. Разницу в цене он положит себе в карман. Чтобы выявить возникающий при этом расход молока нужно проводить регулярную инвентаризацию.

Также в той же кофейне или любом другом магазине персонал может приносить свой товар и продавать его.

Чтобы выявлять на полках и прилавках недостатки или излишки товара — нужно проводить регулярную и внезапную инвентаризацию.

Контроль выкладки

Другая тема, совсем не связанная с пересортом или воровством — это присутствие товара в торговом зале в нужном месте.

Существует давнее исследование Даниеля Колстена и Томаса Грюэна по поводу влияния различных факторов на конверсию посетителей магазина в покупателей.

Согласно этому исследованию 38% потерянных покупателей связаны с тем, что товара не оказалось на полке. Т.е. посетитель вошел, прошелся, посмотрел, не нашел товара (потому что его нет на полке) и вышел. При этом товар был, но лежал в подсобке.

В этом исследовании отдельно посчитаны случаи:

• когда клиент просто не нашел товара, который был на полке;
• когда клиент пришел и не нашел товара, потому что его вообще нет в магазине;
• товар был, но не на полке.

Регулярная инвентаризация торгового зала и подсобки позволяет быстрее выявлять такие случаи, пока они не начали вредить продажам.

Аутсорс инвентаризации

Чаще всего компании прибегают к услугам внешней компании, которая проводит им инвентаризацию и выдает отчет.

Преимущества внешней инвентаризации:

1. Подрядчик не заинтересован скрывать факты, поэтому внешняя инвентаризация может оказаться более достоверной;
2. Можно привлечь больше персонала и быстрее пересчитать товар.

К недостаткам внешней инвентаризации относится:

1. Она дороже (в среднем от 15 до 30 тыс. рублей);
2. Внешний персонал не знаком с товаром и может ошибиться в идентификации, если на части товара нет штрихкодов или штрихкоды одинаковые у разной номенклатуры (такое тоже случается).

Самостоятельная инвентаризация

Компания всегда может самостоятельно проводить инвентаризацию, если приобретет терминалы сбора данных с софтом.

Преимущества самостоятельной инвентаризации:

1. Она дешевле, особенно если пересчитывать чаще, чем 2 раз в год;
2. Полный контроль над процессом и результатом;
3. Меньше шансов, что товар украдут сами инвентаризаторы.

Нюансы инвентаризации

Существует несколько нюансов, которые нужно иметь в виду при проведении инвентаризации:

• Акцизный алкоголь, сигареты и другой уникально маркированный товар (шубы, обувь и т.п.) нужно сканировать поштучно (нельзя просто ввести руками количество);
• Обычно при инвентаризации цена товара не вводится, но для небольших торговых точек и на рынках ввод цены с ценников позволит сразу проконтролировать правильность цен;
• Зачастую штрихкод товара не уникальный и только по штрихкоду нельзя узнать характеристику товара, такую как размер или цвет. Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, такой проблемы нет.

Итог

Для поддержания точных остатков и уверенности в том, что товар всегда есть в торговом зале, нужно проводить инвентаризации.

Самый дешевый способ на долгую перспективу — это самостоятельная инвентаризация при помощи терминалов сбора данных и софта Клеверенс.