Эффективное управление запасами магазина напрямую влияет на прибыль. С одной стороны, отсутствие товара на полке означает упущенные продажи и потерю дохода. С другой стороны, переполненный склад нереализованной продукции приводит к заморозке оборотных средств и рискам списания остатков из-за истечения срока годности, сезонности или других причин.
Управление товарными запасами организации: зачем оно нужно
Управление запасами — это поиск баланса между двумя крайностями:
- огромной номенклатурой и полностью забитыми складами;
- минимальным ассортиментом с парой единиц на каждую позицию.
Такой баланс нужен, чтобы бизнес мог получать больше прибыли. Однако как слишком большие, так и слишком маленькие запасы одновременно помогают и мешают.
Что такое запасы?
Запасы — это:
- товары на складе и в магазине;
- сырье и материалы на складе и в цехе;
- продукция, находящаяся на этапе обработки;
- готовая продукция, хранящаяся на складе или находящаяся в пути к покупателю.
Как помогают большие запасы:
- Снижают транспортные расходы на единицу товара и позволяют получить скидки от поставщиков. Например, заказав три вагона запчастей из Китая, можно получить выгодную цену и сократить расходы на доставку.
- Позволяют оперативно удовлетворить клиентский спрос благодаря большому количеству товаров и широкому ассортименту.
- Обеспечивают бесперебойность производства. Например, заранее закупленный щебень поможет избежать задержек при строительстве дороги.
- Защищают от роста цен у поставщиков. Закупив товар заранее, компания не пострадает от подорожания.
Как мешают большие запасы:
- Замораживают деньги. Например, все средства потрачены на закупку, а на зарплаты и налоги средств уже не хватает.
- Снижают оборачиваемость и рентабельность активов. Товары, которые долго лежат на складе, уменьшают прибыльность.
- Увеличивают затраты на хранение. Чем больше товаров, тем выше расходы на складирование.
- Приводят к убыткам от порчи или кражи. Если часть продукции не успели продать вовремя, она может испортиться.
Недостатки минимальных запасов
Если запасы скудные, картина меняется на противоположную. Высокая оборачиваемость, низкие расходы на хранение и больше средств в обороте выглядят привлекательно. Но в то же время возникают риски:
- производственные простои из-за нехватки материалов;
- закупки по выросшим ценам;
- уход клиентов к конкурентам, у которых нужный товар есть в наличии.
Оборачиваемость товара
Для эффективного управления складскими запасами недостаточно поддерживать их оптимальный уровень. Не менее важно анализировать, насколько выгодна каждая позиция для бизнеса. Для этого используется показатель оборачиваемости товара.
Оборачиваемость товара показывает, за какой период времени реализуется продукция, то есть сколько времени требуется для возврата вложенных средств с прибылью. Этот показатель помогает:
- увеличивать прибыль за счет корректировки ассортимента (выявляя позиции, которые быстрее продаются в рамках одной категории или бренда);
- уменьшать складские издержки, оптимизируя частоту закупок и объемы поставок;
- принимать обоснованные решения о целесообразности закупки продукции, особенно при использовании заемных средств.
Оборачиваемость можно измерять в днях (срок оборачиваемости) или в разах (коэффициент оборачиваемости).
Автоматизация склада
- Программное обеспечение
- Оборудование и расходные материалы
- Услуги по подключению, настройке и сопровождению
Виды складских запасов
Складские запасы классифицируются на основные, временные и вынужденные. Рассмотрим каждую категорию.
Основные запасы
Основной запас включает:
- рабочий запас, который обеспечивает выполнение текущих заказов;
- страховой запас, необходимый для компенсации форс-мажорных ситуаций, таких как внезапный рост спроса или задержка поставок.
Временные запасы
Временные запасы формируются под конкретные задачи или на определенный период. Например, их закупают для подготовки к сезонному росту спроса, при ожидании повышения цен или для проведения акций по стимулированию продаж.
Вынужденные запасы
Этот вид запасов считается нежелательным. Он возникает из-за ошибок в учете или невозможности реализации временных запасов. Если продукция имеет ограниченный срок годности, она может привести к убыткам, если не будет продана вовремя. Если же срок годности длительный, такие запасы занимают место на складе, снижая возможности для размещения новых поступлений.
Особенности учета на складах малого размера
На небольших складах с ограниченным ассортиментом учет запасов можно вести вручную или с использованием простых программ. Однако такой подход не гарантирует полной точности данных и требует значительных временных затрат.
Для повышения эффективности рекомендуется использовать специализированные системы управления складом, такие как WMS. Они обеспечивают автоматизацию учета, сокращают время на обработку информации и минимизируют ошибки.
Как определить оптимальный размер заказа
Для расчета оптимального объема заказа используется EOQ-модель (модель экономически обоснованного заказа). Она помогает определить рациональный объем и частоту закупок для каждого товара, минимизируя затраты на оформление заказов и хранение запасов.
Согласно формуле Вильсона, оптимальный размер заказа рассчитывается как квадратный корень из удвоенного произведения стоимости одного заказа и расходов на доставку, деленного на стоимость одного заказа и затраты на хранение запасов.
Хотя расчеты можно выполнить вручную, у этого метода есть свои особенности. Например, для корректного результата требуется знать все затраты на содержание конкретной категории товаров. Кроме того, формула дает точные данные только при анализе за ограниченный период (например, сезон или год).
Для крупных компаний с большим ассортиментом удобнее использовать современные информационные системы. Такие решения автоматически ведут учет и рассчитывают оптимальные объемы заказов для всех категорий товаров.
Страховые запасы
Существует несколько методов расчета страхового запаса:
- По проценту колебания спроса. Объем запаса определяется как произведение прогнозируемого уровня продаж, времени между поставками и процента колебания спроса. Этот метод подходит для стабильных продаж, когда поставки регулярны, а колебания спроса точно рассчитаны.
- По объему продаж. Для расчета среднедневной объем запаса умножается на число дней. Этот способ используется для обеспечения наличия товаров в случае задержек поставок на определенный срок.
- Динамический метод. Вычисляется среднее значение от суммы среднеквадратичных отклонений за анализируемый период. Этот подход подходит для компаний с высокой оборачиваемостью и регулярными поставками.
- Ручной метод. Применяется для товаров с нерегулярным спросом, когда прогнозировать продажи сложно (например, для предметов роскоши или запчастей к устаревшему оборудованию).
Иногда объем страхового запаса увеличивают за счет ограждающих запасов (hedge inventory). Такие запасы создаются для защиты от последствий форс-мажоров или в качестве страховки при возможном росте цен у поставщиков. Их объем обычно определяется экспертным методом.
Контроль уровня и пополнение запасов
Для своевременного пополнения запасов необходима надежная система контроля, которая обеспечит оперативное получение данных о текущем состоянии запасов во всех местах их хранения: на складе, производстве, в магазине и других объектах.
Среди популярных методов пополнения запасов можно выделить:
- Автоматический заказ. Для его применения рассчитывается точка заказа — минимальный уровень запаса, при котором необходимо оформить новый заказ поставщику. Точка заказа позволяет инициировать закупку, когда текущих запасов хватает только на покрытие времени доставки новой партии.
Метод подходит для случаев, когда сроки поставок четко прогнозируемы или спрос на продукцию нестабилен, и нет необходимости создавать значительные резервы. - Периодический заказ. Этот подход предполагает оформление заказов через фиксированные интервалы времени.
Он удобен для ситуаций с длительными поставками (например, при удаленности поставщика или длительном производственном цикле) или при наличии запасов с устойчивым спросом, который легко предсказать.
Выбор метода пополнения определяется значимостью запаса для бесперебойной работы предприятия.
Управление движением запасов: выбираем программу для учета
Эффективное управление запасами невозможно без надежного программного обеспечения. Но как выбрать подходящее решение? Ответ очевиден: продукты на базе платформы «1С:Предприятие». Вот почему:
- Отечественная разработка. Программы «1С» создаются в России, поэтому они не подпадают под санкции, а их покупка и использование не вызывают сложностей.
- Широкая линейка решений. «1С» предлагает продукты более чем для двенадцати отраслей, включая строительство, торговлю, услуги, промышленное производство, транспорт и логистику. Каждая компания сможет найти подходящее решение.
- Гибкость и адаптация. Программы легко дорабатываются под конкретные потребности. Например, можно добавить уникальные отчеты по запасам или расширить функционал стандартной версии.
Более подробно ознакомиться с выбором программы для склада можно в нашей статье.