Автоматизация складского учета в оптовой торговле

Эффективная работа склада и предприятия в целом зависит от скорости обмена информацией с основной базой данных на этапах приемки и отгрузки товара, использования электронных форм взаимодействия с контрагентами. Автоматизация склада – неотъемлемая часть борьбы за рыночную долю в сфере оптовой торговли. Программное обеспечение должно позволять обмениваться с ТСД в режиме реального времени и через периодические сессии связи. Основные факторы перепрофилирования процессов складского учета будут рассмотрены далее в деталях.

Условия автоматизации складского учета

Оптовые компании часто сталкиваются с проблемой увеличения себестоимости продукции на всех этапах движения товара. Финансовые отделы не могут контролировать затраты на перевозку, стоимость хранения в связи с отсутствием единой базы данных. Процесс автоматизации также может откладываться на неопределенный срок по причине дефицита знаний и навыков у персонала.

Отсутствие должного внимания к автоматизации склада приводит к падению качества обслуживания клиентов, увеличению ОР и начислению штрафных санкций, возникают у предприятий и другие сложности:

• снижается точность и скорость выполнения заказов;
• неэффективно используется пространство складских помещений;
• увеличивается бумажная работа;
• возрастает количество повреждений запасов;
• возникают трудности с маркировкой товаров и единицами их измерения;
• отсутствует обмен информацией с внешними системами;
• есть сложность проведения инвентаризации остатков продукции.

Изначально программное обеспечение по автоматизации процессов учета на складе создавалось для контроля операций и документального обеспечения. Для решений вопросов планирования и администрирования использовались другие средства.

Современные программы предполагают автоматизацию всех процессов, включая:

• ведение бухгалтерского учета;
• операции по приему, перемещению и отгрузке продукции;
• создание отчетов – в разрезе товарных групп, аналитических и финансовых;
• организацию электронного документооборота;
• планирование и отслеживание маршрутов движения техники;
• управление складским персоналом.

С помощью функционала можно решить несколько задач:

• унифицировать передачу информации;
• уменьшить затраты на сферу IT;
• исключить противоречия в ИБ.

Комплексные WMS-системы (Warehouse Management System) управления складом позволяют автоматизировать все процессы. Но для небольших субъектов хозяйственной деятельности они не подходят по причине высокой стоимости. Для малого и среднего бизнеса можно выбрать другие приложения, позволяющие автоматизировать складской учет.

Особенности оптовой торговли

Деятельность розничных торговых точек направлена на реализацию товара конечному потребителю. Оптовики же ориентированы на процессы логистики. Дефицит свободных оборотных средств вынуждает предприятия постоянно опираться на кредиторскую заложенность перед поставщиками и дебиторскую – от клиентов.

Без программных средств достаточно тяжело выполнить четкое планирование отгрузок и поставок, контролировать сроки погашения выплат и своевременность подготовки продукции к реализации.

Эта сфера бизнеса также имеет и следующую специфику:

1. Для отстаивания интересов в судебном порядке по возмещению задолженности, в складском документообороте должны в точности соблюдаться все требования нормативно-правовых актов.
2. Все условия договоров должны выполняться – это необходимое условие удержания предприятия на высококонкурентном рынке.
3. Прогнозирование колебаний спроса должно осуществляться регулярно, это позволит реализовать приобретенный товар до выхода срока его годности.
4. Договоры поставки включают множество условий, понадобится их постоянный контроль.
5. Вся история взаимоотношений с контрагентами должна фиксироваться.
6. Товары с небольшим сроком годности или определенными условиями хранения должны сразу после получения проходить через склад транзитом, для последующего распределения между заказами.

Добиться оптимизации складских процессов, с учетом перечисленных особенностей, можно с помощью программы автоматизации.

Специфика автоматизации склада в оптовой торговле

На рынке представлено несколько программ для учета товаров. Несмотря на схожий функционал, у продуктов каждого разработчика есть свои особенности. ПО для субъектов хозяйственной деятельности, занятых в оптовой торговли, должно иметь следующий набор опций:

1. Доступно резервирование продукции на этапе подачи заявки поставщику.
2. Оптимизация охватывает все бизнес-процессы – от планирования поставок до контроля оплаты за доставленный товар.
3. Предусмотрено несколько вариантов отгрузки, включая мелкий опт, опт и поштучно.
4. При работе с группами товаров предоставляется возможность добавления изображений, описания, есть разделение по категориям, реализована передача в архив.
5. Возможность индивидуального подхода к каждому клиенту, включая особые условия оплаты, автоматическое применение добавленной стоимости.
6. Соответствие бланков строгой отчетности действующему законодательству, для этого понадобятся регулярные обновления ПО от разработчика.
7. Предусмотрена опция формирования налоговой отчетности из программы, доступна выгрузка информации в сторонние приложения.
8. Обеспечен доступ руководства компании к коммерческим предложениям, что позволит исключить мошеннические действия со стороны отдела снабжения.
9. Настройка форматов справочников цен товаров, с функцией вывода изображения на печать по каждому экземпляру.
10. Наличие особого подхода для взаимодействия с клиентами - Customer Relationship Management.

На этапе установки программного обеспечения могут использоваться не все перечисленные опции, но функционал может понадобиться в дальнейшем, при расширении объемов оптового склада. В этом случае можно избежать расходов на покупку дорогостоящего ПО, достаточно перенастроить действующее.

Внедрение решений для небольших складов

Владельцы маленьких оптовых складов, из которых товары реализуются в розницу и оптом, зачастую экономят на автоматизации. Действительно, дорогостоящие многофункциональные WMS системы управления им не нужны. Но и обычных редакторов для полноценного ведения учета недостаточно.

Переход на контрольно-кассовую технику нового поколения открыл новые возможности для таких предпринимателей. Для работы онлайн-кассы требуется ПК, ноутбук, планшет или другой гаджет. На этом оборудовании уже созданы БД о продажах, информацию можно использовать и для дальнейшего планирования, ведения складского учета.

На рынке представлено несколько эффективных и недорогостоящих программ, которые могут устанавливаться для автоматизации склада и розничного магазина. Функционалом предусмотрена интеграция с торговыми точками, предоставляющими услуги в сети, бухгалтерскими приложениями и контрольно-кассовой техникой.

Для автоматизации складов желательно выбирать комплексные решения:

• Программное обеспечение, отвечающее особенностям бизнес-процессов;
• специальное оборудование, включая сканеры, принтеры и терминалы сбора данных (ТСД).

Программы должны быть адаптированы для достижения следующих целей:

• выполнение базовых задач;
• проведение сверок остатков товаров;
• быстрое выявление необходимой категории продукции;
• эффективная работа в любых условиях;
• оснащены мощными аккумуляторами для работы в течение полной смены.

Также важен учет специфики товара, включая сроки хранения.

Преимущества автоматизации складского учета оптовой торговли

Автоматизацию складских процессов можно считать успешной в случае сокращения ОР и получения дополнительной прибыли. Позитивного финансового результата можно добиться путем оптимизации нескольких моментов в работе склада. Преимущества, полученные от оптимизации, делятся на 2 категории.

Улучшение управленческих процессов:

• дистанционный контроль хозяйственных операций с помощью гаджетов и доступа к сети;
• сводный интерфейс ПМ, что сокращает период обучения и стажировки кадров;
• упрощение процедуры автоматизации схожих сфер деятельности компании;
• снижение количества краж, за счет отслеживания маршрутов складского персонала;
• возможность расчета себестоимости хранения продукции на складе на этапе планирования поставок;
• реализован доступ сотрудников предприятия к ограниченным данным ЕИБ;
• сокращение штата за счет увеличения доли механических операций;
• минимизация случаев несоответствия во внутрихозяйственных и ПР документах;
• структурирование базы клиентов;
• снижение затрат на канцелярские принадлежности;
• упрощение оценки производительности труда сотрудников, что дает возможность точнее и эффективнее рассчитывать премии;
• использование облачного хранилища данных предотвращает потерю важной информации при крупных сбоях и других технологических проблемах с серверами.

Автоматизация способствует также достижению операционных преимуществ:

• автоматический расчет необходимого места для размещения продукции повышает эффективность использования складской площади;
• повышается производительность труда работников;
• использование идентификационных средств снижает время на поиск груза;
• уменьшаются финансовые потери за счет усиления контроля предельно допустимых сроков хранения продукции;
• возрастает доверие клиентов в связи с уменьшением случаев пересортицы и других ошибок, встречающихся при отгрузке продукции;
• минимизируются временные расходы на проведение сверки остатков товара, инвентаризация может быть выполнена выборочно, в моменты наименьшей нагрузки складского персонала;
• исчезает необходимость регулярного сравнения данных между бухгалтерией и складом, а также сверки внутри склада;
• увеличивается ресурс складской техники за счет оптимизации ее маршрутов.

Автоматизация склада имеет очевидные преимущества. Но при проведении оптимизации нужно обязательно учитывать ее окупаемость. На начальном этапе существования, компании с минимальным количеством операций и небольшим ассортиментом могут вести учет в табличном процессоре или вручную. Но в перспективе, автоматизация для оптовых складов неизбежна. В противном случае субъекты хозяйственной деятельности могут лишиться важного конкурентного преимущества.