Как работать с онлайн-кассой в 2024 году: актуальное руководство для предпринимателей

С 1 января 2024 года у некоторых групп пользователей онлайн-касс появляются новые обязанности. Однако наряду с этими обязанностями они получат доступ к инновационным инструментам, призванным упростить процесс проведения операций через ККТ. Цель этой статьи - разобраться в нормативных актах, касающихся онлайн-касс, и пролить свет на последние изменения в этой сфере.

Мы составили подробное руководство по работе с ККТ, рассказав об изменениях в законодательстве, обязательных критериях использования, процессе регистрации и оптимальных вариантах выбора в этом меняющемся ландшафте.

Кто обязан использовать онлайн кассы, а кто нет в 2024 году

Использовать онлайн-кассы обязаны все предприниматели и юридические лица, кроме тех, кто подпадает под исключения, указанные в статье 2 закона № 54-ФЗ. К исключениям относятся организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие такие виды деятельности, как:

• продажа газет и журналов на бумажных носителях, в том числе в киосках;
• продажа ценных бумаг;
• организация питания обучающихся и работников образовательных организаций;
• торговля на ярмарках и розничных рынках без павильонов и палаток;
• торговля на вынос, с рук, с тележек, торговля на транспорте;
• сезонная торговля фруктами и овощами, мороженым, квасом, напитками;
• прием стеклотары и вторсырья, за исключением металлолома и драгоценных металлов;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт ключей, металлической галантереи;
• присмотр и уход за больными детьми, инвалидами и престарелыми;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• реализация изделий народных художественных промыслов изготовителем;
• розничная торговля чехлами для обуви;
• сдача в аренду индивидуальными предпринимателями жилых помещений и машиномест;
• индивидуальные предприниматели на патентной системе, осуществляющие отдельные виды предпринимательской деятельности, указанные в подпунктах 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-44, 49-52, 54, 55, 57-62, 64, 66-80 пункта 2 статьи 346.43 Налогового кодекса.

Дополнительно:

• аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации;
• организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, перечень которых утверждается органом государственной власти субъекта Российской Федерации;
• организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также по продаже предметов религиозного назначения и религиозной литературы в культовых зданиях и сооружениях;
• организации и индивидуальные предприниматели, содействующие проведению расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа с предъявлением.

Все остальные организации и индивидуальные предприниматели обязаны иметь онлайн-кассу.

Штрафные санкции при работе без онлайн-кассы в 2024 году

Ведение бизнеса без онлайн-кассы может повлечь за собой наказание по статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях:

• должностное лицо или индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 25 до 50 % от каждой операции, не оформленной через онлайн-кассу, но не менее 10 000 рублей;
• юридическое лицо обязано заплатить от 25% до 100% от каждой не прошедшей через онлайн-кассу операции, но не менее 30 000 рублей;
• в случае повторного нарушения, помимо штрафов, предпринимательская деятельность может быть приостановлена на срок до 90 дней, а должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
• за проведение операций с ошибками или через незарегистрированный кассовый аппарат индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на сумму от 1 500 до 3 000 рублей, а юридическое лицо - на 10 000 рублей;
• невыдача чека влечет за собой штраф в размере 2 000 рублей для должностного лица и 10 000 рублей для организации.

Как зарегистрировать кассу и начать работу

1. Выберите тип онлайн-кассы и проверьте ее включение в реестр ФНС. Если в модели отсутствует фискальный накопитель, его нужно приобрести отдельно.
2. Заключите договор с оператором фискальных данных и убедитесь в его одобрении на сайте ФНС.
3. Подключите онлайн-кассу к интернету, поддерживая бесперебойное соединение, так как при потере связи более чем на 30 дней может быть наложен штраф в размере 10 000 рублей.
4. Получите электронную цифровую подпись для регистрации. Это можно сделать в налоговой инспекции бесплатно или приобрести у аккредитованной организации.
5. Зарегистрируйте кассовый аппарат в налоговой инспекции лично или через личный кабинет. В течение 24 часов введите полученный номер в кассовый аппарат и получите первый чек.
6. Сформируйте отчет о регистрации в личном кабинете, внеся данные из первого чека. Получите регистрационную карту, позволяющую использовать онлайн-кассу.
7. Дополните оборудование сканером штрих-кодов для эффективной идентификации товара и платежным терминалом для оплаты картой.
8. При регистрации без ЭЦП подайте в налоговую инспекцию бумажное заявление (форма КНД-1110061) и подождите до пяти дней. Введите выданный номер в течение 24 часов, повторив шаги 6 и 7.

Порядок работы с онлайн-кассой

Ответственность за работу с онлайн-кассой несут лица, знакомые с ее инструкциями и основными функциональными возможностями. Начните смену с отчета о начале смены, обеспечив проверенное интернет-соединение, отправив отчет оператору фискальных данных (ОФД) и в ФНС.

Сформируйте чек по каждой операции, независимо от ее типа (продажа, аванс, возврат, корректировка или расход в случае покупки у клиента). Если операция происходит без онлайн-кассы или она отключена, применяйте чеки коррекции (приходные или расходные) с пояснительной запиской с указанием причин коррекции для отчетности в ФНС.

Закрывать смену необходимо в течение 24 часов после отчета о начале смены, с приложением сформированного отчета о закрытии смены и приеме наличных.

Стоимость онлайн-кассы и рекомендации по выбору

Рассмотрим 10 лучших онлайн-касс по следующим критериям:

• мобильность и емкость аккумулятора;
• пропускная способность;
• возможность добавления и изменения ассортимента товаров;
• способы подключения и передачи данных;
• программное обеспечение (платное или бесплатное) и обновления;
• возможность работы с маркированными товарами;
• интеграция со сторонними программами для учета и анализа продаж.

Топ-10 лучших онлайн-касс в 2024 году

• Эвотор 5i
• АТОЛ СТБ 5 Смарт-терминал
• Онлайн-касса АТОЛ 91Ф
• Фискальный регистратор АТОЛ 30Ф
• Онлайн-касса АТОЛ 92Ф
• Фискальный регистратор АТОЛ 22Ф
• MSPOS-K онлайн-касса
• Смарт-терминал Эвотор 7.2
• Фискальный регистратор РИТЕЙЛ-КОМБО-Ф
• Эвотор Power

Изменения по работе с онлайн-кассами в 2024 году

Продление ограничений на проведение проверок

Правительство продлило мораторий на проверки бизнеса еще на год, что подтверждается постановлением № 2140 от 14.12.2023. Важно отметить, что мораторий ограничивает, а не отменяет меры контроля. До конца 2024 года выездные или документарные проверки могут быть организованы только по решению руководителя ФНС или его заместителя. В случае выявления нарушений могут быть проведены контрольные закупки с последующим вынесением предписания и возможными штрафами. Подробнее о штрафах за нарушения 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике читайте в материале "Беспрерывные проверки и не только: за что штрафуют нарушителей 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике".

Справка: письмо ФНС от 05.05.2023 № Д-5-20/32@ об организации и проведении контрольных мероприятий. Для выявления потенциальных нарушителей налоговые органы применяют индикаторы риска, изложенные в Приказе Минфина от 06.06.2023 № 88н, которым утвержден перечень индикаторов риска. К таким индикаторам относятся непередача зарегистрированной кассой чеков в ФНС более 60 календарных дней, превышение количества чеков декларации о доходах над количеством чеков о доходах за 30-дневный период (без учета ломбардов) на 30%, а также наличие чеков коррекции, составляющих 30% и более от общего количества чеков за 30-дневный период.

С 1 сентября 2024 года вступают в силу изменения в правила применения контрольно-кассовой техники (проект Федерального закона № 500600-8):

1. Использование информационного ресурса "Мои чеки онлайн": для передачи кассовых чеков будет использоваться информационный ресурс Федеральной налоговой службы "Мои чеки онлайн". Данная инициатива призвана помочь компаниям и индивидуальным предпринимателям сэкономить на расходах по печати бумажных чеков и сопутствующих обоснованиях.
2. Упрощенная процедура регистрации кассового аппарата: регистрация, перерегистрация и снятие с регистрации кассовых аппаратов может осуществляться через портал государственных услуг или непосредственно через производителя техники. Кроме того, при перерегистрации кассы для замены фискального накопителя больше не нужно будет подавать заявление в Федеральную налоговую службу.
3. Сокращение сроков регистрации: срок регистрации, перерегистрации и снятия с учета контрольно-кассовой техники сократится с 10 до 5 рабочих дней.

Данные изменения направлены на упрощение и совершенствование работы с кассовыми аппаратами, сокращение бюрократических процедур и повышение эффективности использования онлайн-ресурсов.

Планы Министерства финансов на 2024 год

Министерство финансов планирует внести изменения в законы, регулирующие полномочия Федеральной налоговой службы и порядок применения онлайн-касс. Основной целью поправок является усиление налогового контроля за применением ККТ.

Оперативный контроль со стороны Федеральной налоговой службы

Оперативный контроль включает в себя различные меры, с помощью которых ФНС обеспечивает соблюдение правил работы с онлайн-кассами и операторами фискальных данных (ОФД).

К ним относятся:

• наблюдение;
• оперативный мониторинг;
• контрольные закупки;
• комплексный операционный контроль.

Запрет фиктивных расчетов через онлайн-кассы

Фиктивные расчеты включают в себя фиктивные операции, зарегистрированные в кассовом аппарате. Это может быть кассовый чек, выданный на операцию, которой не было, или расчет, произведенный для прикрытия другой операции. Штрафы за попытку регистрации фиктивных расчетов включают:

• для индивидуальных предпринимателей: 25-50% от суммы расчетов, но не менее 10 000 рублей.
• для компаний: 75-100 % от суммы расчетов, но не менее 30 000 рублей. В качестве альтернативы компании или индивидуальному предпринимателю может грозить приостановление деятельности.

Блокировка интернет-ресурсов для предпринимателей

За прием платежей без использования ККТ компании и индивидуальные предприниматели могут столкнуться с блокировкой своих сайтов, мобильных приложений, социальных сетей и аккаунтов в мессенджерах. Данная мера применяется к рецидивистам, совершившим не менее двух аналогичных правонарушений в течение года и имеющим общую сумму незарегистрированных платежей, равную или превышающую 1 миллион рублей.

Блокировка платежных устройств

Прием платежей без использования ККТ, а также использование платежных терминалов и торговых автоматов может привести к блокировке этих платежных устройств. Максимальный срок такой блокировки составляет 90 дней. Однако организации могут ускорить процесс разблокировки, подключив устройство к онлайн-кассе и предоставив необходимые данные в налоговую службу.

Повышение статуса кассового чека до статуса первичного документа

Чтобы упростить процедуру подтверждения расходов в бухгалтерии, кассовый чек планируется сделать первичным документом. В настоящее время кассовый чек признается первичным документом только при наличии конкретных реквизитов (ст. 9 закона от 06.12.2-11 № 402-ФЗ). Предлагаемые изменения исключают требование о наличии подписей и должностей в качестве обязательных реквизитов.

Предлагаемые поправки к законодательству о кассовых аппаратах

В декабре 2023 года был опубликован проект поправок к закону № 54-ФЗ, который в настоящее время находится на рассмотрении в Государственной Думе. Предлагаемые изменения направлены:

Упростить процесс перерегистрации

• разрешить замену фискальных накопителей (ФН) без подачи заявления в налоговую инспекцию;
• разрешить подачу отчета о перерегистрации, сформированного кассовым аппаратом.

Расширить возможности регистрации

• ввести возможность регистрации кассовых аппаратов через Госуслуги или напрямую через производителей ККТ;
• сохранить существующие способы регистрации.

Сократить время обработки документов

• сократить срок рассмотрения заявок на регистрацию кассовых аппаратов до пяти рабочих дней с десяти.

Эквивалентность платежей через БПС

• считать платежи через БПС (банковскую платежную систему) эквивалентными платежам по карте;
• ввести обязательную отмену чеков при оплате через QR-код, которая должна осуществляться в момент оплаты.

Освобождение для некоторых индивидуальных предпринимателей

• освободить от применения контрольно-кассовой техники при безналичных расчетах отдельные индивидуальные предприниматели, осуществляющие образовательную деятельность на основании лицензии и деятельность в области физической культуры и спорта;
• основной вид деятельности этих предпринимателей должен соответствовать обязательному условию для освобождения.

Предполагается, что предлагаемые нововведения начнут действовать с 1 сентября 2024 года. Важно отметить, что документ находится на стадии рассмотрения, и его содержание может претерпеть изменения.