Инвентаризация товара на складе - правила проведения и пошаговая инструкция

Содержание:

• Когда инвентаризация необходима?
• Важность инвентаризации
• Основные функции инвентаризации
• Проведение инвентаризации по закону
• Оборудование и программное обеспечение для проведения инвентаризации товара
• Причины проведения инвентаризации
• Кем устанавливается режим процедуры?
• Что подлежит проверке
• Орган, осуществляющий проверку и учет
• Шаги проведения инвентаризации на предприятии

Инвентаризация товаров на складе — это проверка с целью определения данных о хранящихся на нем товаров и материальных ценностях. Результат проверки сопоставляется с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых отчетах. Подобная проверка позволяет своевременно обнаружить излишки или кражу на складе.

Когда инвентаризация необходима?

Существует два вида инвентаризации: плановая и внеплановая. Плановая проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Внеплановая назначает руководство организации или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

К особым обстаятельствам относят:

• смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
• сокращение более 50% штата работников;
• перевод организации в другую форму собственности;
• факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
• полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями.

Важность инвентаризации

Инвентаризацией называют периодический учет денежных средств, проводимый сравнением фактической информации, которую получают осуществлением процедуры по персональной проверке, с информацией в бухгалтерском учете.

Реальное состояние или численность активов для инвентаризации может не соответствовать задокументированным по множеству причин:

• влияние на конкретные материальные средства в естественном порядке, которое может изменить их количество, объем, вес, остаточную ценность (усушка, порча во время хранения, потеря при перевозке, испарение и т.п.);
• распознание злоупотребления при учете материальных ресурсов (некорректные замеры, вероятность обвесов, проведение хищений т.п.);
• Появление проблем, которые возникли при внесении сведений в бухгалтерскую документацию (описки, помарки, неточности, ошибки, исправления и другие неточности).

Процедура инвентаризации исключительна важна для любой организации.

Основные функции инвентаризации

1. Помогает объективно оценивать соответствие хранения товаров на складе требованиям.
2. По ней можно правдиво оценивать порядок ведения первичной документации и учета.
3. Является отражением практики ведения складного хозяйства.
4. Удостоверяет степень полноты и правдивости бухучета.
5. Исключает правонарушения и злоупотребления персонала.

Проведение инвентаризации по закону

Федеральное законодательство страны утверждает обязательность данной процедуры. Предприниматели обязаны периодически проводить инвентаризацию собственного, арендованного и хранимого имущества, а также своих денежных обязательств по двум нормативным документам:

• Федеральному закону от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методическим рекомендациям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Оборудование и программное обеспечение для проведения инвентаризации товара

Для осуществления инвентаризации товара на складе вам понадобиться следующее оборудование и программное обеспечение:

• Терминал сбора данных - портативный компьютер, оснащенный встроенным сканером штрих-кодов, с помощью которого устройство сканирует информацию на продукции. Такой терминал собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в центральную базу, тем самым оптимизируя бизнес-процессы.
• Клеверенс Mobile SMARTS: Склад 15 - программное решение, позволяет интегрировать терминалы сбора данных в работу WMS/ERP склада быстро и без проблем. Учёт товаров станет проходить проще и быстрее. Самое главное, что ошибки, обусловленные человеческим фактором, пропадут навсегда.
• Сканер штрих-кодов - это устройство для считывания штрих-кодов на упаковке товара с последующей передачей данных на ККТ, компьютер, POS-терминал.
• Принтер печати этикеток - устройство для оперативной маркировки товаров. Он позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрих-код, наименование, описание, состав, цену или артикул.

Причины проведения инвентаризации

В законодательных документах указано, что инвентаризация должна быть назначена в обязательном порядке организациям, независимо от формы собственности, в следующих ситуациях:

• при проведении процедуры покупки, аренды или реализации материальной собственности;
• если организация ликвидируется или реорганизуется в официальном порядке;
• когда материальная ответственность за какой-либо участок передается от одного лица другому;
• в случаях, когда государственное или муниципальное предприятие меняют форму собственности;
• при совершении актов воровства, нарушении условий хранения, отпуске и перемещении товара, наличии доказательств злоупотреблений и пр.;
• если наступило окончание внезапных экстремальных условий, например, стихийных бедствий, аварийных ситуаций, катастроф и других чрезвычайных обстановок;
• при прошествии 1 года с оформления последнего годового отчета по бухгалтерии (инвентаризацию можно продлить с 01 октября настоящего года).

Важно знать, что материальную ответственность несет группа лиц, а не отдельное лицо. Причиной для проведения инвентаризации может быть смена нынешнего руководителя группы на нового или смена состава, а также запрос участника данной группы.

Кем устанавливается режим процедуры?

Практически все детали инвентаризации предоставляются к заполнению руководством организации, также они изложены в Методических рекомендациях. Эти нюансы должны быть зафиксированы в документах предприятия. Руководство должно предоставить следующие сведения:

• сколько инвентаризаций требуется к проведению в течение рабочего года;
• точное время проведения процедуры;
• перечень видов активов, проверка которых необходима;
• назначение руководителя и членов комиссии по инвентаризации;
• вероятность внезапной инвентаризации.

Что подлежит проверке

В зависимости от вида имущества, включенного в инвентарную ведомость, различают ее форму:

• сплошная инвентаризация – полный имущественный фонд, который соответствует правам собственности организации, арендованные или материальные ценности в ответственном хранении, также возможны неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучет проводится на означенной доле имущества (только на активах, которые находятся в ведении определенного лица, имеющего материальную ответственность, либо соединенные территориально).

Инвентаризация проводится на следующих объектах, которые являются группами материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Так как инвентаризация признана обязательной и постоянной мерой, существование специальной постоянной комиссии по инвентаризации в организации является логичным исходом. Они несут определенные обязательства:

• проведение профилактических мер, чтобы сохранить материальные активы;
• участие в решении проблемных ситуаций, касающихся подробностей хранения и возможности порчи имущественных активов;
• контролирование документации по материальным ценностям;
• обеспечение осуществления процедуры инвентаризации во всех её аспектах (объяснение нюансов членам комиссии, проведение проверки, сбор необходимой документации);
• оформление результатов инвентаризации.

Над составом комиссии работает руководство организации, ее регистрация происходит в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Можно включить следующих членов комиссии:

• сотрудников бухгалтерии;
• работников администрации;
• независимых экспертов и внутренних проверяющих;
• любых сотрудников независимо от специальности, которые работают в организации.

Когда имущественные активы небольшие по объему, то допускается предоставление функции инвентаризационной комиссии ревизионной комиссии, когда она осуществляет деятельность в организации.

Важно знать, что не присутствие даже одного члена комиссии при проведении инвентаризации оглашает процедуру недействительной.

Шаги проведения инвентаризации на предприятии

Разберем все шаги проведения инвентаризации. Процедура должна полностью соответствовать Методическим указаниям:

1. Этап подготовки. Перед началом инвентаризации необходимо принять следующие меры:

• оформление главой приказа о осуществлении инвентаризации в организации;
• контроль готовности комиссии к инвентаризации (или ее создание при первичной процедуре);
• установка дней процедуры проверки;
• утверждение списка фондов для инвентаризации;
• предоставление инвентаризационной комиссии необходимых сведений, которые касаются учета имущественных активов, в виде расписок от лиц с материальной ответственностью.

2. Процедура проверки. Участники комиссии по инвентаризации в полном составе осуществляют проверку (расчет, выявление и анализ) фактического наличия, качественного выражения, положения имущественных ценностей или коммерческих договоренностей. Для подобных целей необходимо создать соответствующие условия (приостановить работу организации как минимум на 3 дня, глава компании должна позаботиться о наличии конкретных приборов, инструментария и тары для обмера, взвешивания и остальных способов проверки, может понадобиться практическая помощь рабочей силы, например, для перемещения имущества). При осмотре обязательно присутствие лица, несущего материальную ответственность за объект. Если процедура затягивается на несколько дней, то комиссия должна опечатать место при выезде.

3. Опись. Занесение результатов проверки в инвентаризационные акты (необходимо составление 2 экземпляров или более). Отдельная фиксация осуществляется по проверке собственного, арендованного и хранимого имущества.

4. Анализ документации. Сравнение информации в документах с сведениями, которые находятся в бухгалтерских бумагах. Фиксируется соответствие или несоответствие. Если было замечено несоответствие, то необходимо составление сличительной ведомости с объяснением причиной нестыковки.

5. Оформление результатов. По исходу инвентаризационной проверки необходимо установить полное соответствие данных бухгалтерского учета реальным сведениям. Для этого можно использовать следующие механизмы:

• зачет средств;
• оприходование излишков;
• списание убыли;
• отнесение на виновных лиц.