С переходом на маркировку товаров электронный документооборот стал обязательным инструментом: передача информации в систему «Честный ЗНАК» теперь осуществляется исключительно через оператора ЭДО. Разберемся, кто обязан его применять, как функционирует эта система и какие преимущества она дает.
Аббревиатуры в статье:
- ОФД — оператор фискальных данных;
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- КМ — коды маркировки;
- УКД — универсальный корректировочный документ;
- УПД — универсальный передаточный документ;
- ЧЗ — «Честный ЗНАК»;
- ЭДО — электронный документооборот.
Что такое ЭДО и для чего он нужен в системе маркировки
Электронный документооборот — это способ обмена юридически значимыми документами между организациями и государственными структурами в цифровом формате через интернет. Такие документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), что придает им полную юридическую силу.
Для взаимодействия с документами компании используют услуги оператора ЭДО, через которого можно формировать, отправлять и отслеживать документы. При этом контрагенты не обязаны использовать одного и того же оператора — достаточно, чтобы каждый был подключен к своей системе ЭДО.
Как и бумажные, электронные документы подлежат хранению. Это можно делать самостоятельно — например, на локальных серверах или дисках — либо воспользоваться хранилищем, предоставляемым оператором ЭДО. Первый вариант сопряжён с рисками: сложность в обеспечении резервного копирования и стабильности оборудования. Во втором случае ответственность за сохранность данных берет на себя оператор.
При документообороте, связанном с маркировкой, в процесс включается и система «Честный ЗНАК». Схема взаимодействия выглядит так: производитель формирует универсальный передаточный документ (УПД), в который вносятся коды маркировки → направляет его оптовому звену → оптовик подтверждает получение и сам создает следующий УПД с маркировкой → документ уходит в розничную торговлю → розничный магазин принимает документ.
На всех этапах оператор ЭДО автоматически пересылает информацию в «Честный ЗНАК», что позволяет контролирующим органам отслеживать движение товаров по всей цепочке.
Как происходит передача данных в систему маркировки через ЭДО
В ЭДО задействованы все участники оборота маркируемой продукции: выпускающие и импортирующие предприятия, дистрибьюторы, оптовики и розничные продавцы. Задачи каждого участника в обмене сведениями мы написали в таблице.
|
Производственная компания |
|
|
Дистрибьютор |
|
Время оформления и отправки универсального передаточного документа отправителем — 3 суток с момента отгрузки товара.
Оптовик или дистрибьютор создает новый УПД и направляет его через ЭДО розничному продавцу. Розничная точка принимает продукцию по аналогичной схеме и подписывает соглашение с использованием УКЭП. Вывод продукта из оборота фиксируется при продаже на ККМ через ОФД.
О чем нужно помнить, используя ЭДО для маркировки
При работе с маркировкой через ЭДО, необходимо учитывать пару важных моментов.
|
Оптовикам, импортерам и производителям (отправители) |
Розничные магазины, оптовики (получатели) |
|
· Добавление кодов маркировки в УПД В УПД разрешено вводить агрегированный код (для групповых упаковок) или несколько кодов маркировки для каждого продукта |
· Сверка кодов маркировки на продукте с кодами в УПД Есть вероятность, что поставщик указал неправильные коды в УПД или отгрузил не ту продукцию. Даже если получатель примет товар, он не сможет его реализовать. Т.к. в «ЧЗ» у него не окажется зарегистрированных прав собственности на эти конкретные товары |
|
· Проверка регистрации контрагента в «ЧЗ» Крайне важно, если речь идет о первой сделке отправителя с получателем. При отсутствии регистрации, система не сможет обработать УПД |
· Подпись УПД или отказ в его приеме После проверки кодов маркировки, получатель должен подписать УПД или направить запрос на уточнение отправителю. Если этого не сделать, продажа не будет зафиксирована в «ЧЗ». Последующая продажа продукции будет незаконной. |
Общая информация для всех участников — всегда проверяйте статусы обработки документа в «ЧЗ». Это делается через личный кабинет. До окончания обработки УПД, право собственности на продукцию формально у отправителя, а получатель еще не может его продавать.
Как начать использовать ЭДО для маркировки
Чтобы наладить электронный документооборот, нужно выполнить несколько шагов:
- Пройти регистрацию в системе «Честный ЗНАК».
- Получить КЭП (квалифицированную электронную подпись), если у руководителя организации её ещё нет.
- Перевести документооборот с партнерами (поставщиками и покупателями) в электронный формат.
- Закупить и настроить оборудование, предназначенное для работы с кодами маркировки, а также соответствующее программное обеспечение.
- Установить передачу данных из ЭДО в «Честный ЗНАК».
Как выбрать оператора ЭДО для маркировки
Оператор системы маркировки ЦРПТ бесплатно предоставляет «ЭДО Лайт» — сервис для малого бизнеса. Программа дает возможность работы с электронными документами через ЛК «ЧЗ». Однако:
- Допускает отправку и прием в течение года максимум 1000 пакетов;
- Поддерживает лишь типовые форматы УКД и УПД.
Для крупных компаний этого мало. Кроме того, сервис не подходит, если ЭДО не ограничен документами с кодами маркировки. В таких ситуациях рекомендуется выбирать коммерческие сервисы.
Выбирая оператора, принимайте в расчет те факторы, которые мы указали в таблице.
|
Стоимость |
Сравнивайте тарифные планы, смотрите, какие опции в них включены. До подписания соглашения узнайте о дополнительных услугах. Возможно, часть из них будет требоваться постоянно. Некоторые операторы лают скидки при выборе нескольких услуг пакетом |
|
Надежность |
Организации, подтвердившие надежность, внесены в список операторов ЭДО, опубликованный на портале Федеральной налоговой службы. Выбирайте оператора из данного перечня |
|
Интерфейс |
Оцените удобство программы в качестве пользователя. Чем проще интерфейс, тем меньше времени уйдет на внедрение сервиса и обучение сотрудников |
|
Внедрение |
ЭДО необходимо внедрять в имеющуюся автоматизированную систему. Узнайте о возможностях интеграции с внутренней системой учета товара, о совместимости программы с IT-инфраструктурой вашего предприятия и необходимых доработках |
|
Хранение документации |
Подписанные УКЭР документы имеют юридическую силу. Их хранение разрешается в электронном формате. Узнайте у оператора стоимость, срок хранения и вместительность электронного архива |
|
Типы документов |
Узнайте, документы каких типов поддерживаются сервисом ЭДО. Сравните произвольные и формализованные формы с теми, которые применяются вашей организацией |
|
Роуминг |
Если у партнера уже налажена ЭДО, для начала обмена необходимо настроить роуминг или подключиться к тому же сервису. Не все операторы совместимы между собой. Роуминг облегчает работу с документами благодаря унификации ключевых форм. |
Пользователям «1С» доступна отправка УПД из системы учета товаров сразу после формирования документов. С этой целью используется сервис «1С-ЭДО», поддерживаемый всеми распространенными конфигурациями. Стоимость лишь за исходящие письма. Если в течение месяца отправлено не больше 5 пакетов, услуга бесплатная. Все входящие письма в «1С-ЭДО» бесплатны. Трудность состоит в том, что не все операторы ЭДО поддерживают данный сервис. Проблема решается благодаря межоператорскому роумингу.
Как подключиться к электронному документообороту
Для начала работы с ЭДО компаниям необходимо выполнить ряд шагов, зависящих от того, использовался ли сервис ранее.
Если вы ещё не подключены к ЭДО
- Определитесь с выбором оператора ЭДО, который будет соответствовать задачам вашего бизнеса.
- Убедитесь, что выбранный оператор поддерживает роуминг с провайдерами ваших контрагентов — поставщиков или покупателей маркированной продукции.
- Проинформируйте оператора о необходимости передачи информации о перемещении маркированных товаров в систему «Честный ЗНАК».
- Настройте интеграцию с ЭДО для оформления и получения отгрузочных документов.
- Проведите тестовый обмен УПД, чтобы убедиться в корректности работы системы.
Если вы уже используете ЭДО
- Убедитесь, что ваш оператор ЭДО интегрирован с системой «Честный ЗНАК».
- Проверьте, налажен ли роуминг между вашим ЭДО-сервисом и платформами ваших деловых партнёров.
- Выполните пробный обмен УПД. В случае возникновения сложностей обратитесь к вашему оператору для устранения технических проблем.
- Сообщите провайдеру ЭДО о необходимости передавать сведения о движении маркированной продукции в государственную систему маркировки. После этого начнётся регулярная передача данных через ЭДО.
