Онлайн-касса для услуг: как выгоднее купить, настроить и подключить

Услуги — это сегмент рынка, занимающий второе место по величине после продаж. Их оказывают крупные корпорации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налоговыми резидентами. Все эти лица в обязательном порядке должны соблюдать законы государства, а для обслуживания физических и юридических лиц во многих случаях необходима онлайн-касса, что регламентирует ФЗ-54.

Онлайн-касса — это специальное оборудование с фискальным накопителем и доступом к сети интернет. Аппарат получает определенные сведения, формирует чек для покупателя и создает отчет о всех выполненных транзакциях для налоговых структур. Информация передается оператору фискальных данных, который является обязательным информационным посредником между налоговой и лицом, предоставляющим услуги.

Введение онлайн-касс начало происходить с 2017 года, налоговые органы предоставили ряд отсрочек, срок которых окончательно истек 1 июля 2021 года. С этой даты подавляющее большинство компаний и ИП обязаны использовать онлайн-кассы:

• при всех расчетах с физлицами;

• при расчетах с ИП и юридическими лицами, проведенных наличными средствами или при помощи банковских карт.

Ключевое требование — выдача чека, где должны быть указаны предоставленные услуги. Отсутствие онлайн-кассы считается прямым нарушением ст. 14.5 КоАП Российской Федерации. Первое нарушение предусматривает наложение штрафа в пределах 10000-30000 рублей, повторное неисполнение закона может быть поводом для приостановления деятельности на 3 месяца.

Кому из сферы услуг использовать онлайн-кассы необязательно

Сфера обслуживания — это комплекс действий, цель которых удовлетворить потребности человека. Российская общая классификация содержит большой перечень действий, например, люди нуждаются в услугах парикмахеров, ремонте обуви, спортивных занятиях, прокате транспорта, юридических и прочих услугах.

Их предоставление гражданам связано с государственной регистрацией в роли:

• юридического лица;

• самозанятого;

• ИП, применяющего разнообразные системы налогообложения;

• госорганизаций и некоммерческих сообществ.

Большая часть субъектов по закону обязаны работать с онлайн-кассой. Среди исключений можно выделить индивидуальных предпринимателей, которые перешли на налог с профессионального дохода (самозанятые), они создают кассовые чеки напрямую в приложении «Мой налог».

Онлайн-касса не нужна в таких видах деятельности, как:

• изготовление и реализация изделий народного творчества;

• носильщики на вокзалах, аэропортах и аналогичных структурах;

• сиделки для социально слабых групп (дети, пенсионеры, инвалиды);

• распиловка дров, огородные работы;

• изготовление ключей, ремонтные работы кожгалантереи;

• сезонная торговля плодово-ягодными культурами;

• торговля на ярмарках, с автоцистерн, на розничных рынках;

• реализация безалкогольных разливных напитков;

• продажа периодических изданий, включая сбыт с лотка в электропоездах;

• торговля мороженым в киосках;

• сдача недвижимости в аренду индивидуальными предпринимателями.

Перечисленные сферы прописаны в ст. 254-ФЗ, где регламентированы особые обстоятельства, исключающие использование онлайн-касс:

• нахождение в труднодоступных местах или отдаленных территориях;

• расположение в зоне, где отсутствует связь;

• фельдшерско-акушерские и аптечные пункты;

• продажа ритуальных атрибутов, проведение религиозных обрядов.

Компании и ИП имеют возможность избежать необходимости использования техники. Для этого можно:

• продавать через различные маркетплейсы: площадка сама формирует чеки при перечислении дохода продавцу при безналичном расчете;

• заключить договор со службой доставки, в таком случае принимать платежи будет непосредственно курьер, как и выдавать чеки с указанием названия компании-продавца;

• заключить контракт с сервисами, производящими расчет с покупателем самостоятельно (например, Яндекс.Касса).

Виды онлайн-касс для услуг

Оборудование бывает стационарным и облачным, в обоих случаях устройства работают с фискальным накопителем, формируют чеки, обмениваются сведениями с ОФД и налоговой.

Онлайн-касса стационарного типа устанавливается в офисе или торговом зале. Облачное устройство берется в аренду и принимает платежи при помощи интернета. Стационарное контрольно-кассовое оборудование доступно и подходит для всех, тогда как облачная предназначена для определенных категорий:

• если между продавцом и покупателем отсутствует возможность прямого контакта;

• транзакции проходят на чужой территории — дома у пользователя, в транспорте;

• для приема средств через интернет-магазин, в транспорте, через приложение.

Облачное устройство подходит для краткосрочного бизнеса. Его преимуществами являются простая настройка и возможность аренды. Техническая часть тоже довольно стабильная, поскольку облачная касса находится в ведении поставщика программного обеспечения и сдается «под ключ».

Большинство ИП и компаний предпочитают все же использовать стационарные онлайн-кассы. Классификация такого оборудования следующая:

• базовые устройства, нуждающиеся в подключении терминала торгового эквайринга;

• касса 2в1, здесь встроенный торговый эквайринг, покупатель имеет возможность прикладывать карту сразу к оборудованию;

• продвинутые устройства, взаимодействующие с ЕГАИС. Такие кассы позволяют продавать крепкий алкоголь и другие маркированные товары.

Большинство современных аппаратов ориентированы на сферу обслуживания, поэтому грамотный выбор обеспечит в дальнейшем проведение платежей максимально оперативно и удобно как для продавцов, так и для покупателей.

Среди российских устройств по отзывам и рекомендациям наиболее популярными являются:

• Эвотор: выпускает широкий модельный ряд онлайн-касс для малого бизнеса;

• АТОЛ: производитель стационарного и облачного оборудования, предоставляет настройку «под ключ» для обоих видов;

• Дримкас: современные устройства, соответствующие 54-ФЗ.

Настройка и интеграция онлайн-кассы для услуг

Процедура подключения и настройки оборудования многоэтапная, включающая:

• покупку онлайн-кассы и комплектующих;

• выбор оператора фискальных данных: компания должна иметь аккредитацию ФНС и состоять в реестре, после подбора необходимо заключить с организацией договор;

• получение цифровой подписи: она будет нужна для работы с ОФД и ФСН;

• регистрацию аппарата в ФСН;

• фискализацию: активация методом фискализации выполняется за счет специальной компьютерной программы, после чего распечатается отчет о факте регистрации;

• завершение регистрации: необходимо будет ввести требуемые сведения на платформе ОФД и выбрать подходящий тариф, после чего перейти на сайт ФНС и завершить процесс регистрации в личном кабинете;

• настройку программного обеспечения и установку необходимых приложений;

• тестовую печать чека: манипуляция необходима для проверки наличия связи и корректного взаимодействия с ОФД и ФНС.

Каждая онлайн-касса может интегрироваться с разнообразными сервисами и устройствами:

• эквайринг-терминал, дающий возможность производит оплату картами;

• интернет-магазин;

• различные платежные модули, мобильные приложения и др.

Интеграцию выполняют только квалифицированные специалисты. Онлайн-кассы с расширениями могут быть наиболее эффективны при взаимодействии с целевой аудиторией молодого и среднего возрастов, поэтому стоит заранее об этом подумать.

Онлайн кассы: плановое обслуживание и вопросы по технической части

Любое оборудование подразумевает определенное обслуживание, онлайн-кассы не являются исключением. Все расходы на такие мероприятия можно разграничить на однократные и регулярные. Компания в сфере обслуживания один раз оплачивает стоимость самого устройства, его регистрацию и настройку. Постоянные платежи формируются из сопутствующих расходов:

• покупка фискального накопителя через 15 или 36 мес: чаще всего приобретается накопитель с наименьшим сроком, если другое не регламентировано действующим законом;

• договор с ОФД: обязательный момент, его перезаключение происходит раз в год;

• электронная цифровая подпись: будет нужна на всем протяжении эксплуатации кассы, срок действия — 12 месяцев, после чего потребуется покупка новой;

• договор на обслуживание: рекомендуемый пункт, поскольку в случае выхода кассы из строя или ее некорректной настройки, контролирующие органы могут оштрафовать компанию.

Договор на техническое обслуживание по закону не является обязательным, но рекомендуется заключать его на всем протяжении использования онлайн-касс. Технические специалисты выполняют такие манипуляции, как:

• консультации и вводный инструктаж;

• закрепление за организацией специалиста;

• грамотное ведение паспорта ККМ;

• визуальный осмотр, вскрытие и диагностика;

• тестирование, изучение качества печати и степени полноты отображаемой информации;

• замена изношенных деталей, смазка подвижных частей;

• оценка программных настроек, обеспечение и поддержание их корректности;

• мониторинг прошивки, обновление ПО;

• постгарантийный ремонт, экстренное обслуживание.

Плановое техническое обслуживание подразумевает определенные финансовые вложения, поэтому на его выполнение предприниматель будет тратить несколько тысяч рублей ежемесячно.

Онлайн-кассы: преимущества и недостатки проведения оплаты за услуги

В большинстве случаев ИП и компании законодательно обязаны работать с онлайн-кассами. Отсутствие оборудования, его некорректная работа или поломка приведут к значимым штрафным санкциям. Поэтому малому бизнесу очень важно не допускать возникновения таких ситуаций.

Оборудование имеет свои минусы и плюсы, рассмотрим их более детально.

Преимущества онлайн-касс:

• подходят для бизнеса, имеющего любой оборот, а портативные модели дают возможность выезжать к клиентам в самые разные места;

• всегда интегрируются с эквайрингом, что позволяет оплачивать услуги по картам и не терять пользователей;

• поддерживают банковские карты, оплату гаджетами и актуальной СБП;

• дают возможность получать детальную отчетность при интеграции с сервисами;

• оперативно настраиваются, что является приоритетным для старта нового бизнеса;

• обеспечивают безопасность передвижения денежных средств;

• ускоряют работу продавцов и позволяют избежать образования очередей;

• организуют деятельность в соответствии с законодательными требованиями;

• есть возможность приобрести оборудование наиболее удобным способом.

Онлайн-кассы — это действительно метод, развивающий бизнес и эффективно повышающий его результативность, но есть и обратная сторона. В сфере обслуживания работают в основном небольшие фирмы или ИП с одним сотрудником. Лишняя финансовая нагрузка и налоговые моменты могут проявить недостатки такой техники. К ним относятся:

• плановые и внеплановые траты из выручки от выполненных услуг;

• необходимость размещения оборудования в каждом филиале обслуживающей организации;

• потребность детального изучения тематики и самостоятельного выбора решения с учетом масштабов и нюансов деятельности;

• необходимость в регулярной оплате альтернативного источника интернета, если использовать проводное подключение по ряду причин невозможно;

• расходы на обучение сотрудников и обновление устройства в последующем: через определенное время касса устареет и перестанет функционировать, нужно будет приобретать новое устройство и заново переучивать сотрудников;

• невозможность скрыть доходы, поскольку касса отражает все операции.

Несмотря на ряд недостатков, плюсов от использования онлайн-касс все же больше, а минусы нивелируются комфортом, оперативностью работы и увеличением дохода от увеличенного количества способов оплаты. Нужно только ответственно подойти к выбору модели и научиться правильно работать на онлайн-кассе.