Касса в 1С Бухгалтерия 8.3

Указание Центрального банка РФ от 11.03.2014 года регламентирует учет всех кассовых операций. Главные бухгалтера, кассиры, сотрудники финансовой службы предприятия, работающие с кассовой документацией, в обязательном порядке должны ознакомиться с этим указанием. Также нужно внимательно изучить информацию из указания ЦБ РФ от 7.10.2013 года "Об осуществлении наличных расчетов".

Дополнительно следует обратить внимание на нормативные акты, которые предназначены для регулирования кассовых операций, выполняемых при бюджетном финансировании.

Индивидуальные предприниматели имеют право не учитывать кассовые операции в 1С. Также бизнесмены могут не устанавливать лимиты денег. Обязательно ведется документация КУДР, хотя она не относится к кассовой.

Небольшие предприятия могут не устанавливать лимиты денег. Это правило подходит для компаний с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 800 миллионов рублей. Лимиты денег не устанавливают микропредприятия с количеством сотрудников до 15 человек, выручкой до 150 миллионов рублей. Все остальные предприятия обязательно устанавливают лимит финансов, при превышении которого наличные деньги будут сдаваться в банк. Исключением станут денежные средства, предназначенные для оплаты зарплаты сотрудникам и для других выплат. Превышение лимита денег в кассе допускается в дни выплаты зарплаты, при этом срок составляет до 5 рабочих дней. Точный срок выплаты должен быть указан руководителем компании или предприятия на платежной ведомости. Лимиты денег в кассе могут превышать суммы, предназначенные для оплаты зарплаты, пособий и других выплат.

Приходный кассовый ордер или ПКО контролирует поступление денег в кассу, а Расходный кассовый ордер (РКО) - выплаты. Для выплаты зарплаты и пособий предварительно формируется платежная или расчетно-платежная ведомость. Документ понадобится и тогда, когда выплаты идут одному человеку. Документооборот оформляется в электронном или бумажном варианте. В электронном варианте документация подписывается ЭЦП (электронной цифровой подписью). Кассовая книга формируется на основании РКО и ПКО. Если в течение рабочего дня не было движения денежных средств по кассе, то за этот день не формируется кассовая книга.

100000 рублей - это максимальный лимит расчетов наличными деньгами между контрагентами по 1 договору. Расчеты с физлицами выполняются без ограничений по сумме.

Деньги, которые поступили в кассу после продажи товаров, страховых взносов или выполнения услуг, расходуются на определенные цели. Это такие цели:

• выплаты пособий, зарплат сотрудникам;
• оплата, товаров, услуг, работ;
• выплаты страховых возмещений физлицам, которые оплатили страховку наличными;
• выдача наличных денег под отчет;
• возврат денег по товарам, услугам, работам, оплаченным ранее наличными деньгами.

Для всех остальных целей предприниматели снимают деньги в банке с расчетного счета.

Штрафы возможны при нарушении порядка ведения операций в 1С бухгалтерия 8.3. Штрафы для должностных лиц составляют 4000-5000 рублей, а на юридическое лицо - от 40000 до 50000 рублей. Налоговые органы РФ выполняют проверки по правильности выполнения кассовых операций.

Кассовая документация в 1С

Все вышеуказанные правила учета кассовых операций не считаются исчерпывающими. Обязательно должны учитываться правила работы с наличными деньгами.

Мы детально рассмотрим правила работы с кассой на примере решения 1С:Бухгалтерия, предназначенного для автоматизации бухгалтерского учета.

Нужно работать с документацией по меню "Банк и касса" - "Касса" - "Кассовые документы".

Настройки меню немного отличаются в разных версиях программы. В любой версии в разделе "Банк и касса" вы получаете доступ к РКО и ПКО.

Приходный кассовый ордер

В программе 1С создано 10 видов ПКО. Есть такие виды ПКО:

• розничная выручка;
• оплата от покупателя;
• возврат от подотчетного лица;
• получение наличных денег в банке;
• возврат от поставщика;
• получение кредита в банке;
• получение займов от контрагентов;
• возврат займа работником;
• возврат займа контрагентом;
• прочий приход.

Вся суть отображается в самом названии документов, которые имеют соответствующие настройки. Возврат от подотчетного лица соответствует корреспонденции со счетом 71.

Прочий приход - универсальный вариант ПКО, так как специалист может выполнить любую операцию. Методологи из 1С рекомендуют использовать этот вариант в крайних случаях и при нестандартных операциях. В остальных случаях документы проводятся по операциям №1-9.

Форма ввода ПКО представлена в 3 вариантах.

"Реквизиты печатной формы" - раздел, который раскрывается или свертывается при нажатии.

При выборе контрагента (не физического лица) обязательно заполняется поле "Договор".

Если указывается больше одного договора, то используется функция "Разбить платеж". С помощью этой функции данные заполняются по нескольким договорам. После процедуры выбора контрагента открывается табличная часть "Разбивка платежа", выбираются договоры и по каждому из них указываются суммы. В ПКО отображается общий итог.

Из справочника заполняется поле "Статья ДДС". Из справочника можно добавить "Наименование статьи ДДС", но не значение "Вид движения". При большом количестве наименований все можно сгруппировать по папкам, воспользовавшись кнопкой "Создать группу". Информация в дальнейшем учитывается при формировании формы № 4 "Отчет о движении денежных средств".

ПКО заполняется на поступление наличных денег из банка. Выполненные проводки можно посмотреть только после проведения документа.

В этом случае отражается движение денежных средств по кассе, а также по расчетному счету. С целью избежания двойного списания финансов с банковского счета проводки Дт 50.01 - Кт 51 формируются как кассовые документы.

Расходный кассовый ордер

РКО формируется по правилам, которые идентичны с формированием ПКО. В программе 1С существует несколько видов РКО:

1. возврат покупателю;
2. оплата поставщику;
3. выдача подотчетному лицу;
4. выплата зарплаты работнику предприятия;
5. выплата зарплаты по ведомостям;
6. выплаты сотруднику по договору подряда;
7. возврат займа контрагенту;
8. взнос наличными деньгами в банк;
9. возврат кредита банку;
10. инкассация;
11. выдача займа контрагенту;
12. выдача займа работнику;
13. выплата депонированной зарплаты;
14. прочий доход.

При некоторых выплатах (например, выплата зарплаты по ведомостям) предварительно подготавливаются платежные ведомости. Это необходимо сделать, если выплата предназначена одному или нескольким сотрудникам.

РКО оформляется по выдаче денежных средств подотчетному лицу. Проводки можно посмотреть после проведения документации.

Порядок проведения выплат по зарплате в программе 1С имеет свои особенности. Сначала нужно сформировать платежную ведомость. Если все работники получили зарплату по ведомости, то можно использовать кнопку "Оплатить ведомость". После выполнения таких действий РКО будет сформировано в автоматическом режиме.

Рассмотрим такую ситуацию, когда зарплата депонирована только по одному сотруднику предприятия. Всем остальным сотрудникам зарплата выплачена в полном объеме. В бумажной ведомости необходимо поставить отметку по депонированным суммам. При учете кассовых операций в 1С необходимо открыть ведомость, воспользовавшись кнопкой "Создать на основании" и перейдя к "Депонирование зарплаты". В документе депонирования следует оставить определенные фамилии сотрудников.

Проводки смотрим после проведения документа.

Чтобы вернуться в ведомость, необходимо нажать кнопку "Создать на основании" и сформировать документ "Выдача наличных". Автоматически пересчитывается вся сумма, которая будет меньше депонированных сумм.

Формируются проводки по выдаче зарплаты по двум сотрудникам.

Депонированные суммы хранятся в кассе тогда, когда они не превышают установленные лимиты по хранению денег. В остальных случаях депонированные суммы нужно сдавать в банк. Для формирования РКО предназначается "Взнос наличными в банк".

Если вы не знаете какие-то детали по работе с ордерами, то можете обратиться к нашим квалифицированным специалистам.

Особенности кассовой книги в 1С бухгалтерия 8.3

Кассовая книга формируется на основании РКО и ПКО за один день. Кассовая книга - это отчет по выполненным кассовым операциям. Такой отчет позволяет задавать необходимые настройки.

Авансовый отчет

В блоке "Касса" есть документ "Авансовый отчет". Мы рассмотрим все особенности заполнения такого важного документа.

В табличной части содержится несколько вкладок. "Авансы" нужно заполнять на основании выданного РКО. "Товары" заполняются данными о приобретенной продукции, материалах. В авансовом отчете указывается НДС по товарам. В "Оплате" необходимо показать оплату за приобретенные товары.

Подробнее о вкладках "Товары", "Оплата"

Если предприниматель приобретает единичный товар по розничной стоимости, то такая покупка отражается в разделе "Товары". Возможна другая ситуация, когда предприниматель расплачивается с поставщиком наличкой и по безналу. Бизнесмену нужны корректные данные по расчетам. В этом случае счет-фактуры и накладные за наличный расчет оформляются отдельно от авансового расчета. Используется документ "Поступление", а реквизиты ПКО отражаются в авансовом отчете.

Проводки можно посмотреть после оформления документа. Рассмотрим простой пример: сумма авансового платежа составляет 10800 рублей, а перерасход на сумму 180 рублей выдается из кассы. Деньги выдаются только после утверждения авансового отчета.

Эквайринг или оплата платежными картами

Эквайринг - один из самых распространенных способов оплаты за товары и услуги. Такая операция выполняется в программе 1С. Нужно открыть следующие вкладки: "Банк и касса" - "Касса" - "Операции по платежным картам".

Кнопка "Создать" предусматривает 3 варианты документа. "Оплата от покупателя" - документ, который отражает оплату от индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. В этой статье не предусмотрены операции по платежным картам.

Заполнение документа будет максимально простым, а деньги отражаются на счете 57.03. Можно отразить поступление финансов на расчетный счет через документ "Поступление на расчетный счет".

Банк захочет получить комиссию, поэтому в платежной документации нужно учитывать сумму комиссии. Платеж разбивается на комиссию банка и сумму оплаты. После этого можно смотреть проводки.

Что делать с фискальным регистратором?

Фискальный регистратор - устройство, предназначенное для печати чеков. Устройство подключается к компьютеру, обладает фискальной памятью, работает от сети. Для подключения фискального регистратора нужно перейти в "Администрирование" и "Подключаемое оборудование". Драйвер устройства указывается в разделе "Фискальные регистраторы".

Если нет реального фискального регистратора, то можно работать с эмулятором от 1С.

Печать чеков возможна только после подключения фискального регистратора. Можно использовать документы ПКО или "Операции по платежной карте".

Это все особенности, которые необходимо знать об отражении расходных и приходных кассовых ордеров в 1С 8.3. При возникновении других вопросов по ведению кассы в 1С 8.3 нужно обратиться к нашим квалифицированным специалистам.