Как вести кассу в 1С

Ведение кассы подразумевает операции по получению и расходованию денежных средств. А также, подведение промежуточного, ежедневного и итогового баланса. Все операции оформляются документально. Программа 1С для этих целей содержит разделы: «Банк и касса» – «Касса» – «Кассовые документы». Операции могут быть связаны с получением денег (приход) и выдачей денег (расход).

Приход

Кнопкой «Поступление наличных» можно создать документ, оформляющий приход средств в наличной форме. Выбирая вид операции, и заполнив данные, вы легко создадите Приходный Кассовый Ордер. Есть соответствующие кнопки для безналичных форм поступления. Если операция нестандартная и ее нет во вкладках, следует использовать «Прочий приход», который универсален, но требует больше времени на заполнение.

Расход

Расходный Кассовый Ордер на наличные средства оформляется: «Кассовые документы» - «Выдача». Там также представлены различные типовые операции, а нестандартные расходы заполняются через «Прочий расход».

Ежедневный отчет

Итог дня, согласно п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, обязателен для заполнения кассиром ежедневно. В 1С – это называется Кассовая книга и находится во вкладке «Кассовые документы». Она отражает приходные и расходные операции за день. При необходимости их можно просмотреть, задав нужный период.

Операции с электронными средствами платежа

Для прохождения безналичных платежей, эквайринга, в 1С используется: «Банк и касса» – «Касса» – «Операции по платежным картам». При создании документа возможны три варианта операций:

• Розничная выручка – для неавтоматизированных точек.
• Оплата покупателя – возможна для автоматизированных точек, а также оптовых продаж. Сюда же относятся покупки через сеть интернет, как через банковскую карту, так и с электронных кошельков и через расчетный счет.
• Возврат покупателю – для случаев, когда деньги необходимо вернуть клиенту. Например, при возврате некачественного товара.

Работа с платежными картами требует предварительной настройки 1С

1. Во вкладках «Справочники» - «Товары и услуги» - «Склады» необходимо выбрать тип склада. Это может быть НТТ – неавтоматизированная торговая точка. Или АТТ – склад автоматизированной торговой точки.
2. Далее требуется заключить договор эквайринга с банком. Практически каждый банк предлагает такие услуги. Остается только выбрать наиболее выгодные условия.
3. В 1С настроить форму «Расчеты с эквайером». Туда вносятся реквизиты банка и условия обслуживания.

Как подключить кассовое оборудование к 1С

С 2019 года законодательство сделало онлайн кассу обязательным условием работы торговых точек. Это позволяет усилить контроль за налоговыми сборами и повышает прозрачность движения денежных средств. Каждый чек сразу, через интернет, отправляется к оператору фискальных данных. Подключение кассы к 1С требует наличие стабильного интернет соединения и определенного алгоритма действий.

Подключение онлайн кассы производится через раздел 1С «Администрирование». Нужно пройти по цепочке: «Настройки» – «Программы» – «Подключаемое оборудование» - «Подключение и настройка оборудования». Выбираете тип оборудования «ККТ с передачей данных» и нажимаете на кнопку «Создать». Далее заполняете форму.

• Драйвер выбирается из списка, согласно ККТ. Обычно он приходит вместе с оборудованием или его можно скачать в интернете.
• Организацию выбираете свою. Если база ведется по нескольким организациям, то появляется список.
• Окошко «Рабочее место» заполняется автоматически по установочным данным кассы.
• Наименование задается драйвером, но вы можете его изменить на более удобное.
• Так же желательно заполнить строку «Серийный номер» ККТ. Его можно увидеть в техпаспорте кассового оборудования.

Важно: настройку и тестирование можно провести, только если есть драйвер.

Фискальный накопитель

Использование онлайн кассы без чипа записи, который называется фискальный накопитель, невозможно. К накопителям применяются строгие требования и их необходимо зарегистрировать в налоговой службе. Для регистрации ФН следует выполнить три шага.

1. Подать заявление и заполнить форму на сайте ИФНС. В результате вы получите регистрационный номер. Впрочем, возможно личное посещение офиса налоговой службы.
2. Зарегистрировать ФН в программе 1С. Регистрационный номер, полученный в ИФНС, необходимо ввести в программу по адресу: «Администрирование» – «Настройки» – «Программы» – «Подключаемое оборудование» - «Операция с фискальным накопителем» - «Регистрация». Выполнив требуемое, кликните «Продолжить операцию». Онлайн касса зафиксирует данные и ККТ напечатает отчет.
3. Вернуться на сайт ИФНС и внести данные отчета в форму завершения регистрации. Теперь можно подключить ККТ к сервису оператора фискальных данных.

Все операции будут записываться на фискальный накопитель. Даже если отчет не прошел к оператору из-за плохого интернет соединения, его можно проверить на ФН. Изменить зафиксированные данные в накопителе невозможно. Это своего рода «черный ящик» кассового оборудования.

Пошаговая инструкция для работы в 1С 8.3

Первая обязательная операция – это открытие смены. Оно, как и закрытие, выполняется в разделе «Банк и касса» - «Касса» - «Управление фискальным устройством». Открытие смены происходит на ФН. Сама касса открывает смену с первым пробитым чеком.

Назначение кассы – фиксировать обмен денег на товар и выдавать на эти операции чеки. Операция пробития чека зависит от типа организации и вида операции. Например, чек (продажа) для розничного обезличенного покупателя. Цепочка: «Продажи» - «Розничные продажи» - «Розничные продажи (чеки)» - кнопка «Продажа». Возможные варианты для формирования документа прихода:

• Поступление наличных – если покупатель оплачивает товар наличными.
• Оплата платежной картой – операции с банковскими картами.
• Поступление на расчетный счет – для безналичной оплаты банковским переводом. Как правило, используется юридическими лицами. Но может применять и физическое лицо, если важно зафиксировать личность покупателя.

При возврате оплаты клиенту, то есть для расходных документов выбирают:

• Выдача наличных
• Списание с расчетного счета.

По п. 2 статьи 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, по окончании работы, кассир должен смену закрыть. Выполняется в той же вкладке, что и открытие смены. Все смены архивируются в журнале Кассовые смены. Его можно посмотреть в «Банк и касса» – «Касса» – «Кассовые смены». В журнале фиксируются статус смены, кассир, организация и операции.

Справка – отчет

Кассир-операционист , если того требует внутренние правила предприятия, может сформировать отчет о смене по форме КМ-6. Для создания этого документа проходим: «Отчет о розничных продажах» - «Справка-отчет кассира». С 2017 года контрольные органы не требуют обязательного отчета по форме КМ-6 (Письма ФНС

РФ от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@ и Минфина РФ от 04.04.2017 N 03-01-15/19821). Справка КМ-6 может использоваться для создания сводного отчета предприятия. Отчет хранится не более 5 лет.