Как списать маркированный товар в «Честном Знаке»

Маркировка добралась практически до всех категорий розницы: одежда, обувь, парфюмерия, молочка, вода, табак и др. Для ИП и небольших магазинов это значит не только приёмку и продажу по кодам, но и правильное списание — когда товар испорчен, просрочен, потерян или используется не для продажи.

Если код не вывести из оборота, он так и останется «висяком» в системе «Честный знак» — формально у вас на балансе. В этой статье разберём, в каких случаях нужно списывать маркированную продукцию и как пошагово оформить это в системе.

В каких случаях нужно списывать маркированный товар

При обычной розничной продаже коды маркировки уходят из оборота автоматически: касса отправляет чек через ОФД, данные попадают в «Честный знак», и код получает статус «выбывший».

Но бывает, что продать товар нельзя — и его нужно вывести из оборота вручную. Официально для этого предусмотрен целый список причин, среди них, например:

• истечение срока годности;
• порча или утрата (бой, хищение, повреждение);
• уничтожение или утилизация партии;
• использование для собственных нужд (например, магазин использует товар внутри компании);
• использование для производственных целей (кафе использует маркированный ингредиент при приготовлении блюда);
• безвозмездная передача (подарки, благотворительность);
• продажа по гос/муниципальному контракту;
• продажа через вендинговые аппараты;
• экспорт и поставки в страны ЕАЭС;
• другие специальные случаи, которые выбираются из списка или описываются в поле «Другое».

Точный набор формулировок и причин может немного отличаться по товарным группам, но логика одна: если товар не будет продан в рознице и не вернётся в оборот — коды нужно вывести из системы.

Способы списания: общая логика

Для розничного бизнеса есть три основных варианта, как организовать списание маркированного товара:

1. Автоматически через кассу

• При обычной продаже по ККТ (все коды отсканированы) товар выводится из оборота по признаку «розничная продажа».
• Подходит для стандартной реализации покупателям.

2. Вручную через личный кабинет «Честного знака»

• Оформляется документ «Вывод из оборота» или «Списание» (в зависимости от товарной группы).
• Используется при порче, утрате, собственных нуждах, уничтожении и других нестандартных ситуациях.

3. Через товароучётную систему / интеграцию

• Некоторые учётные программы и сервисы (включая решения от интеграторов) формируют документ списания прямо из системы и отправляют его в «Честный знак» по API.
• Удобно, если вы уже ведёте склад и продажи в одной программе и не хотите дублировать действия в личном кабинете.

Дальше разберём самый универсальный способ — списание через личный кабинет «Честный знак», который доступен любому участнику оборота.

Подготовка: что нужно для списания в «Честном знаке»

Чтобы оформить списание вручную, предпринимателю понадобятся:

• Регистрация в системе «Честный знак» и доступ в личный кабинет;
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — с её помощью вы входите в систему и подписываете документы;
• настроенные места осуществления деятельности (адреса торговых точек, складов);
• первичный документ на списание — внутренний акт порчи/утилизации, акт на собственные нужды и т.п. (его реквизиты вы потом укажете в форме).

Как списать маркированный товар через личный кабинет: пошаговая инструкция

Шаг 1. Авторизуйтесь в «Честном знаке»

1. Перейдите на сайт личного кабинета системы маркировки.
2. Войдите с помощью УКЭП (обычно через криптопровайдер и плагин, который вы используете и для сдачи отчётности).

Шаг 2. Выберите нужную товарную группу

В верхнем меню выберите товарную категорию, с которой работаете: обувь, одежда, лёгкая промышленность, парфюмерия, вода, молочная продукция, табак и т.п.

Это важно: списание делается внутри конкретной группы, коды разных категорий в один документ не смешиваются.

Шаг 3. Перейдите в раздел «Документы»

1. Откройте вкладку «Документы».
2. Нажмите «Создать» / «Добавить» (формулировка может отличаться в разных интерфейсах).
3. Выберите тип документа:

• для части групп это «Вывод из оборота»;
• для других — отдельный документ «Списание».

В любом случае задача документа одна — вывести коды из оборота с фиксацией причины.

Шаг 4. Заполните реквизиты документа

В открывшейся форме нужно заполнить обязательные поля (обычно выделены цветом):

Обратите внимание на ключевые:

• Товарная группа — выбирается из списка (если поле не заполнено автоматически).
• Причина вывода / списания — выберите подходящую из выпадающего списка (утрата, истечение срока годности, использование для собственных нужд, уничтожение и т.д.).
• Вид первичного документа — как правило, это «Акт уничтожения», «Акт списания» или «Прочее» в зависимости от ситуации.
• Номер и дата документа — номер и дата вашего внутреннего акта списания или другого первичного документа.
• Адрес места списания — торговая точка или склад, где фактически списывается товар. Адрес должен совпадать с тем, что заведён в системе (по ФИАС).

Если система не находит адрес или ругается на ФИАС, это нужно сначала исправить в настройках мест осуществления деятельности, иначе документ может не пройти проверку.

Шаг 5. Добавьте коды маркировки

Есть несколько способов добавить КМ в документ:

• Сканирование — отсканировать Data Matrix с упаковки сканером или ТСД, если поддерживается такой режим.
• Выбор из списка остатков — открыть список доступных кодов и отметить нужные позиции.
• Загрузка файла — подготовить файл (обычно Excel, .xls/.xlsx) с перечнем кодов и загрузить его в форму.

Важно: списывать можно только те коды, которые действительно числятся за вашей организацией и находятся в статусах «Эмитирован», «Нанесен» или «В обороте» (включая особое состояние «Серая зона», если оно применимо к группе); коды, уже выведенные из оборота, повторно списать нельзя.

Шаг 6. Подпишите и отправьте документ

1. Проверьте заполненные поля и список кодов.
2. Подпишите документ УКЭП.
3. Отправьте его в систему.

Статус документа можно отслеживать в разделе «Документы». После успешной обработки коды получат статус списанных/выведенных из оборота, а возврат в оборот для таких кодов ограничен.

Маркировка товаров под ключ

Мы организуем процесс маркировки товаров под ключ для производителей, оптовиков и розницы. Или окажем разовые услуги по настройке, внедрению и обучению

Подробнее

Типичные ошибки при списании и как их избежать

Чтобы не переделывать документы и не получать отказы от системы, предпринимателю стоит обратить внимание на несколько моментов:

• Неверная причина списания
  Выбирайте формулировку, которая действительно соответствует ситуации. При проверках это будет видно по первичке (акты, служебные записки и т.д.).
• Несоответствие адреса места списания
  Адрес точки/склада должен быть заведен в системе маркировки и совпадать с ФИАС. Если система показывает «нет совпадений» — сначала настройте адреса.
• Попытка списать уже выведенный код
  Перед формированием документа можно проверить статус спорных кодов в личном кабинете или в вашей учётной системе.
• Отсутствие первичных документов
  Формально «Честный знак» не проверяет ваши внутренние акты, но при налоговой или иной проверке логично, чтобы под каждым списанием был документ — акт порчи, акт на списание, служебная записка и т.п.

Как организовать списание маркированного товара в магазине

Чтобы списание не превратилось в хаос, в небольшом магазине или сети точек обычно делают так:

• назначают ответственного за маркировку (администратор, товаровед, бухгалтер);
• прописывают в локальном регламенте типовые причины списания и кто за что отвечает;
• проводят инвентаризации и по итогам недостач/порчи оформляют акты и документы списания;
• используют по возможности учётную систему с интеграцией с «Честным знаком», чтобы не забивать коды вручную.