Что такое облачная касса и кому она нужна

Сегодня требуется быстро принимать оплату через онлайн платформы, которые реализуют различные товары, необходима специальная система обработки данных. Чтобы принимать оплату в онлайн-магазинах и удовлетворять требования 54-ФЗ, достаточно не приобретать физическую онлайн-кассу, а подключить облачную.

Что представляет собой облачная касса

Облачная касса является современным сервисом, формирующим фискализацию продаж в соответствии с нынешним законодательством. Интернет-магазину или мобильному бизнесу можно с легкостью заменить обычную кассу на цифровую. Для становления такого вида кассового сервиса потребуется фискальный накопитель и документ в формате договора с оператором обработки информации (ОФД) и регистрация кассы в налоговой. Главной отличительной особенностью является отсутствие физических параметров и больших габаритов кассы, которая обычно занимает много места. Все данные о расчетах концентрируются и хранятся в облачном пространстве. Облачная касса наиболее актуальная для компаний и организаций, реализующих интернет-торговлю, когда операции формируются дистанционно. Для службы доставки, такси, клининговой компании облачная касса будет более удобной и выгодной. Также организации, которые устанавливают вендинговые аппараты или оказывают услуги на выезде с онлайн оплатой, используют кассы в формате облачного сервиса.

Следует учитывать, что есть отрасли, где такой вариант кассового обслуживания не приемлем. Для расчетов в торговой точке или офисе продаже, в пунктах выдачи заказов с оплатой при получении или в окнах реализации билетов цифровая, облачная касса не может быть установлена.

Какими особенностями обладает современная облачная касса

В отличие от обычного формата расчетно-кассовой точки, цифровые сервисы не требуют приобретения оборудования и постановки его на баланс предприятия. Все облачные кассы арендуют по договору, который можно в любое время расторгнуть и сменить оператора или систему расчетов.

Важными особенностями цифровой кассы также являются:

• за работоспособность и обновление данных, версии в соответствии с требованиями законодательства отвечает оператор;
• цифровая система расчетов интегрируется с интернет-эквайрингом, CMS онлайн-магазина;
• при подключении оператор предоставляет инструкции и помогает правильно настроить систему расчётов;
• в личном кабинете оператора услуг можно легко отследить все платежи, сформировать отчеты о продажах;
• допускается формирование и корректировка чековых документов в онлайн сервисе;
• при аренде цифровой системы расчетов с клиентами от надежного оператора под ключ можно получить готовое и комплексное решение с помощью в настройке, оптимизации.

Как сравнить цифровые кассы от различных операторов подключения

При выборе онлайн-кассы от оператора или банка необходимо сразу уточнить ряд вопросов:

• где находится устройство, стоит в собственной торговой точке или располагается в дата-центре;
• кто берет на себя траты за обслуживание: владелец бизнеса или оператор;
• обязательно ли покупать сразу фискальный накопитель;
• договор с ОФД придется заключать самостоятельно или процедуру выполнит оператор.

При выборе оператора не потребуется покупать несколько касс, потому что система способна принимать до 6 тысяч чеков в сутки. Оператор предоставляет простые настройки для регистрации в налоговой, а оплата будет приниматься различными способами без обязательной покупки терминалов оплаты.

Функционирование облачной кассы в системе продаж

Структура работы цифровой кассы зависит от типа взаимодействия с клиентами. Если компания занимается онлайн продажами и доставляет заказы своими силами, то можно использовать специальные приложения для мобильных телефонов, которые синхронизированы с цифровым сервисом расчета. Функциональное мобильное приложение позволяет сотрудникам самостоятельно принимать платежи, то есть смартфоны становятся полноценными кассами с эквайрингом. Каждый сотрудник, например, курьер, продавец, официант, посредством смартфона принимает оплату на базе мобильного приложения, а владельцу бизнеса не требуется устанавливать кассовую технику в большом объеме. С помощью мобильного приложения легко принимать все виды наличного и безналичного расчета, с возможностью оплаты по QR-коду, а все кассовые документы будут поступать на электронный адрес или в СМС-сообщениях.

Общая структура работы облачного кассового сервиса включает:

• оплата покупки клиентом безналично в режиме онлайн, возможно на смартфоне сотрудника;
• передачи данных банком о покупке на кассу;
• формирование кассой чека и отправка оператору обработки фискальных данных;
• сохранение чеков в памяти фискального накопителя, установлено в сервисе онлайн платежей.

Стоимость цифровой кассы и способы подключения

Общая сумма затрат на 30-31 день при использовании сервисом формируется за счет стоимости аренды цифровой кассы за 1 месяц и фискального накопителя. В зависимости от объема транзакций может потребоваться несколько касс и накопителей, потому что 1 система обрабатывает не более 6000 чеков в сутки. Емкость регистратора позволяет обрабатывать не менее 250 тысяч документов. Аренда облачной кассы будет стоить гораздо дешевле, чем покупка онлайн-кассы. Если у компании уже есть офлайн-точка, то потребуется хотя бы 1 обычная онлайн-касса.

Чтобы подключить цифровую кассу необходимо выполнить ряд мероприятий:

• выбрать сервис для аренды цифровой кассы;
• оформить электронную подпись цифрового формата;
• зарегистрировать кассу в налоговой службе;
• заключить договор с оператором, обрабатывающим фискальные данные.

В стоимость аренды уже включаются услуги обработки информации о платежах. При подключении цифровой кассы в компании можно оформить электронную цифровую подпись и сразу зарегистрировать программу в налоговой, настроить взаимодействие с обработкой фискальных платежей. Также в комплексе работ оператор подключения обеспечит интеграцию приема оплаты от пользователей распространённых сервисов.