Складской учет - что это такое, правила ведения и организации на предприятии

Содержание:

• Определение складского учета
• Что говорит об этом действующее законодательство
• Основные термины
• Что для этого потребуется
• Оборудование и программное обеспечение для складского учета
• Организационные мероприятия
• Использование карточек
• Осуществление сальдовой проверки
• Партионная
• Где используются складские помещения
• Классификация складов
• Ответственные стороны
• Особенности хранения
• Ведение складского учета
• Основные складские операции в магазине
• Пакет документов
• Правильная организация складского учета в магазине
• Необходимость автоматизации складского учета
• Мера ответственности
• Использование журналов при сортовом осмотре
• Проведение уценки товарно-материальных ценностей
• Системы управления
• Актуальные программы складского учета и делопроизводства
• Заключение

Руководство любой организации, независимо от рода деятельности и категории продукции, сталкивается с необходимостью правильной организации хозяйственной деятельности. Важно знать правила ведения и организации складского учета материалов на предприятии, это позволит контролировать передвижение товаров и быть в курсе всех изменений. Решение этого вопроса также может снизить вероятность денежных потерь и приумножит прибыль. Налаженная деятельность благотворно сказывается и на конкурентоспособности, что в свою очередь привлекает новых инвесторов и партнеров.

Определение складского учета

Этот термин используется для уточнения учета – количественного и постоянного, который осуществляется в помещениях, предназначенных для хранения товаров. Для его реализации задействуются специальные учетные карты, утвержденные действующим законодательством РФ. С их помощью фиксируются различные материалы на складе.

Заполнением карточек занимается материально ответственное лицо. Это может быть заведующий или кладовщик. С сотрудником подписывается специальный договор, в котором указываются объемы выполняемой работы, а также уровень ответственности, который накладывается на работника при выявлении факта хищения.

Что говорит об этом действующее законодательство

Основной документ, который регулирует этот вопрос – распоряжение Министерства финансов №44н от 9 июня 2001 года. Этот документ не распространяется на кредитные и бюджетные фирмы. Согласно этому акту, складской учет может проводить исключительно специально назначенное материально ответственное лицо. В постановлении представлен также уточненный список ценностей, которые относятся к МПЗ и нуждаются в хранении.

Основные термины

У руководителей субъектов хозяйственной деятельности и непосредственно работников склада часто возникают вопросы об учете складских операций – как его вести, какие есть требования и нюансы. И это далеко не полный список вопросов, которые нужно знать любой компании, если она планирует вести успешную деятельность.

Но прежде чем разобраться со всеми моментами, необходимо дать определение основным терминам этой отрасли:

• склад представляет собой помещение, которое создается и эксплуатируется с целью хранения МПЗ (как постоянного, так и временного), а также их подготовки к дальнейшему применению в промышленных целях;
• материально-производственные запасы – это ценные объекты, согласно Положению о бухгалтерском учете № 5/01, пункт 2.

В качестве МПЗ могут выступать следующие объекты:

• сырье, предметы, полуфабрикаты, которые составляют основу для создания товаров или других направлений организации;
• финансовые ресурсы, которые используются для поддержания нужд – управленческих и бытовых;
• ценности для сбыта.

Не относятся к МПЗ:

• незавершенные товары;
• активы, которые расцениваются как основное средство, т.е. предназначены для длительного применения.

Что для этого потребуется

Организация складского учета ТМЦ позволяет контролировать следующие параметры:

• уровень продаж;
• остаточный объем и номенклатуру продуктов, которые размещены в торговом зале или на складе;
• срок хранения;
• групповой оборот товаров;
• расчетный период.

С помощью учета также становится возможным предотвращение потерь, убытков и порчи имущества. Все финансовые вложения на автоматизацию системы окупаются в первые дни внедрения.

Оборудование и программное обеспечение для складского учета

Для осуществления складского учета вам понадобиться следующее оборудование и программное обеспечение:

• Терминал сбора данных - портативный компьютер, оснащенный встроенным сканером штрих-кодов, с помощью которого устройство сканирует информацию на продукции. Такой терминал собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в центральную базу, тем самым оптимизируя бизнес-процессы.
• Клеверенс Mobile SMARTS: Склад 15 - программное решение, позволяет интегрировать терминалы сбора данных в работу WMS/ERP склада быстро и без проблем. Учёт товаров станет проходить проще и быстрее. Самое главное, что ошибки, обусловленные человеческим фактором, пропадут навсегда.
• Сканер штрих-кодов - это устройство для считывания штрих-кодов на упаковке товара с последующей передачей данных на ККТ, компьютер, POS-терминал.
• Принтер печати этикеток - устройство для оперативной маркировки товаров. Он позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрих-код, наименование, описание, состав, цену или артикул.

Организационные мероприятия

Правильный подход к организации – это залог успешной деятельности любой компании. Для стабильной и эффективной работы используются сортовые и партионные учетные системы. Существует несколько способов создания максимально удобных условий хранения. Это позволяет не только сэкономить время, но и повысить производительность.

Использование карточек

В качестве базы складского учета могут использоваться оборотные ведомости, в таком случае привлекаются все перечисленные выше стратегии. Первая из них предполагает применение карточек, которые открываются на все виды товарно-материальных ценностей. В них отражается количественно-суммовая информация, где заполняется наименование первичной учетной документации.

Использование карточек также требуется для указания остатков на первое число и оборотного месячного расчета. Это позволяет составить ведомость по обороту и сверить данные из карточек с тем, что предоставляет бухгалтерия.

Осуществление сальдовой проверки

Основное отличие заключается в отсутствии необходимости привлекать бухгалтеров, а также составлять оборотные документы. Этот способ реализуется на базе групп товаров, в разрезе субсчетов, балансовых счетов, которые применяются в денежном эквиваленте. Все операции выполняются материально ответственными лицами. Они заполняют учетную книгу или журнал. За прием первичной документации и сопоставление полученных данных отвечает бухгалтерский отдел.

Партионная

Предполагает обособленное хранение каждой партии, у которой есть собственная карта в двух экземплярах. Одна из них предоставляется в бухгалтерию, вторая – остается на складе и расценивается как учитывающий регистр. При заполнении этого акта работник обязан указать дату, время, порядковый номер, тип перевозки, наименование продукта, вес, сорт, реквизиты поставщика.

Товаровед и заведующий оставляют личные подписи на карточке, а затем отправляют ее бухгалтеру с целью дальнейшей проверки после израсходования всех партийных запасов. Если будет выявлена недостача, ее спишут на издержки обращения. Но только в том случае, если ее показатель не превысил норму допустимой убыли.

Где используются складские помещения

Склад требуется для хранения и реализации подготовительных мероприятий по отправке в производственный цикл или с целью сбыта. Используется для хранения в течение определенного времени:

• товар для сбыта;
• готовая продукция, для которой еще не установлено предназначение;
• производственное сырье;
• запасные детали, которые задействуются для ремонтных работ или прочих целей;
• спецодежда или форма.

Классификация складов

Различают три основных вида складского хозяйства, первый из которых основывается на функционировании:

• материальные ― используются для хранения ценностей, предназначенных для промышленного процесса;
• внутрипроизводственные представлены внецеховыми и внутрицеховыми, в которых хранятся активы, необходимые для поддержания стабильного функционирования компании.

Различают следующие виды хранящихся ресурсов:

• универсальные подходят практически для всех МПЗ;
• узконаправленные предназначены для определенных объектов.

Последняя разновидность основана на месте расположения – централизованные и промежуточные (складские помещения размещены на территории предприятия).

Ответственные стороны

В штате представлены следующие квалифицированные специальности:

• заведующий, который отвечает за организацию процесса среди всех подчиненных, несет ответственность за ценность ТМЦ;
• кладовщик ведет учет имеющихся продуктов;
• грузчики перемещают МПЗ в пределах предприятия, склада или выполняют загрузку в транспортное средство;
• младший рабочий персонал поддерживает чистоту территории и соответствие гигиеническим нормам.

Особенности хранения

Для стабильной и правильной работы должны учитываться различные моменты:

• обязательное наличие устройств хранения МПЗ;
• задействование приборов для измерения;
• сохранение марок, видов, партий и сортов в обособленных ячейках;
• применение рационального распределения свободной площади;
• автоматизация всех процессов в складском помещении;
• однородные активы выдаются в определенной последовательности;
• с целью хранения закладка активов выполняется с одной стороны, а для выпуска – с другой.

Ведение складского учета

Определить единственный и универсальный способ невозможно. Специфика учета зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Для этого используются следующие методики:

• номенклатурная, которая не предполагает деление на группы. У всей продукции есть своя индивидуальная карточка. Подходит и для небольшого ассортимента;
• сортовая основана на проведении группового и подгруппового объединения, при этом учитываются отдельные позиции товаров;
• партийная – может быть и главным, и вспомогательным методом. Отличается удобством проведения расчетов с поставщиками;
• в партийно-сортовом принятые товары учитываются попартийно, после чего поставки разделяются путем использования сортовых методов.

Основные складские операции в магазине

Выделяют несколько базовых процессов, которые проводятся в компании:

• оприходование товаров от поставщиков с дальнейшим пересчетом;
• проверка сопроводительного документооборота;
• введение информации в установленные формы – в базу данных на компьютере или на бумаге;
• отправка товаров заказчику или в торговый зал;
• заполнение специальной формы сведениями об отгруженном товаре;
• проведение инвентаризации;
• уведомление бухгалтерии об изменениях;
• списание в случае порчи или недостачи;
• внесение корректировки в товарные параметры.

Пакет документов

Все операции, которые проводятся на складе с МПЗ, должны быть отражены в соответствующих ведомостях. Первичная документация служит подтверждением всех процедур, проводимых с активами. Ее ведение регламентировано законодательством РФ, при неправильном заполнении могут быть серьезные последствия.

Документы, предназначенные для приема товара:

• накладная от поставщика;
• приходный складской ордер (М-4);
• ТТН (товарно-транспортная накладная);
• акт приемки продукции (М-7);
• приходная накладная;
• акт приемки материалов (Торг-1);
• акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ (Торг-2).

Для отражения операция по хранению, отпуску и транспортировке продукции используются следующие документы:

• товарный ярлык (Торг-11);
• карточка учета материалов (М-17);
• требование-накладная (М-11);
• документ на внутреннее движение и передачу товаров (Торг-13);
• бумаги на отпуск материалов (М-15);
• товарная накладная (Торг-12);
• списание продукции (Торг-16).

Правильная организация складского учета в магазине

Все компании заинтересованы в продвижении своей деятельности на рынке. Во избежание финансовых потерь рекомендуем придерживаться следующей схемы:

• проверяется продукция со всей документацией;
• проверка терминала сбора данных и сравнение с написанной информацией;
• заполнение регистрационного журнала;
• отправка товара на склад, подготовка приходной накладной;
• на этапе транспортировки со склада оформляется внутренняя документация (ТОРГ-12);
• создание кассового ордера;
• печать инвентаризационных сведений;
• проведение ревизии.

Необходимость автоматизации складского учета

Современные технологии позволяют существенно ускорить процесс производства, и, соответственно, облегчают человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем дает возможность:

• сократить время на подготовку и заполнение документации;
• контролировать все операции в удаленном режиме.

Анализ остатков, распределение объектов по зонам хранения, управление резервированием, облегчение инвентаризации, увеличение эффективной площади помещения – это неполный перечень всех преимуществ, которые можно получить посредством автоматизации.

Мера ответственности

Материально-производственные запасы занимают весомую часть среди других активов компании. Поэтому при возникновении нарушений или проблем уполномоченные лица обязательно несут ответственность. Все эти нюансы указаны в договоре о трудоустройстве, который заключается с сотрудниками. В качестве основных регулирующих статей выступает следующие номера Трудового кодекса РФ – 120 НК, 232, 241, 243.

Использование журналов при сортовом осмотре

Этот метод предполагает открытие ответственным сотрудником страниц (одной или несколько) на все сорта, наименования продуктов в товарном журнале. Точное их количество зависит от операционного объема. В заголовке размещен артикул, наименование, сорт и прочие отличительные сведения.

Свободное место на бумаге выделяется под информацию о приходе, расходе и остатках. Действующее законодательство допускает использование нескольких журнальных форм, поэтому можно выбрать подходящий вариант.

Проведение уценки товарно-материальных ценностей

Правильное ведение учета материалов на складе не поможет предотвратить снижения их стоимости. Для правильного оформления уценки необходимо заполнить соответствующий акт в двух экземплярах. Один из них направляется в бухгалтерию, второй – заведующему.

Право подписи принадлежит ответственному лицу, которое представляет комиссию. В некоторых случаях возможно прикрепление одного экземпляра документа к товарной накладной.

Системы управления

Для улучшения работы компании может быть привлечена специальная программа. Выделяют несколько ее видов и структур, но все они обладают схожими функциями:

• распределение материалов по партиям, ячейкам хранения и материально-ответственным лицам;
• контроль груза при его транспортировке;
• задействование нескольких методов формирования цен на товары;
• подготовка приходно-складских ордеров;
• переоценка товаров;
• проведение инвентаризации с последующим созданием отчетов.

Актуальные программы складского учета и делопроизводства

Существует множество различных программных обеспечений для ведения складского учета, но наибольшей популярностью пользуется «1C». Этот софт позволяет охватить несколько направлений хозяйственной деятельности компании, включая контроль финансовых ресурсов, закупку и доставку.

К основным преимуществам программы также можно отнести полное соответствие действующему законодательству, простоту в эксплуатации и возможность внесения коррективов с учетом индивидуальных требований.

Заключение

Организация эффективной и стабильной работы на любом предприятии – это очень серьезная задача, для решения которой требуется ответственный подход, как со стороны руководства, так и рабочего персонала. Верное ведение документации, а также изучение всех производственных нюансов позволит существенно облегчить перечисленные процессы и приумножить прибыль.

Одна из ключевых составляющих деятельности компании – понимание правильного ведения учета товарно-материальных ценностей на складе. Эти знания позволяют повысить качество сервиса, ускоряют доставку, увеличивают показатель продаж.