Как контролировать работу персонала: эффективные методы и инструменты

Без строгого контроля над исполнением задач трудно получить хорошие результаты. К тому же, если речь идет о предпринимательстве. Будь это интернет-магазин либо обычная торговая точка, регулировать деятельность работников нужно одинаково. Наш сегодняшний материал посвящен тому, как добиться системы, которая может повысить результативность труда и поможет достичь поставленных бизнес-задач.

Зачем контролировать работников?

Сотрудники - движущая сила фирмы. Репутация бренда напрямую зависит от персонала. Важную роль играет их профессионализм, коммуникационные способности, креатив, быстрота мышления, целеустремленность, умение решать конфликтные ситуации и стойкость к стрессам. Однако какими бы талантливыми ни были работники, им требуется координация действий. Она обеспечивается руководством.

Контроль нужен в совершенно любой отрасли, где ставятся различные цели. Основное условие реализации - системность и отсутствие чрезмерности. Оптимальный вариант - создать полноценную систему, ориентированную на исполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

Благодаря гармоничной системе вместе с деловым либо демократическим стилем управления получится:

• Увеличить эффективность исполнения бизнес-целей.
• Найти и устранить слабые черты.
• Создать благоприятную рабочую атмосферу.
• Предугадать и предотвратить возможный ущерб.
• Повысить производительность каждого работника.
• Улучшить репутацию и денежные показатели организации.

Авторитарный стиль управления и слишком тщательный контроль лишь ухудшают ситуацию. Это приведет к демотивации сотрудников и создании угнетающей атмосферы в коллективе, которая не имеет ничего общего с результативной деятельностью.

Отсутствие контроля может понести за собой серьезные пагубные последствия. К их числу относятся:

• Понижение результативности деятельности отделов и организации.
• Деградация бизнес-процессов.
• Подрыв доверия покупателей и поставщиков.
• Несоблюдение договоренностей.
• Невозможность выдерживать рыночную конкуренцию.

Главные способы контроля персонала

Регулировать работу сотрудников нужно постоянно и открыто, с наличием дополнительной мотивации и обратной связи между руководством и подчиненным. При этом единовременно с нормированием работы по KPI необходимо применять комплекс информационных, организационных и технических способов.

Собрания и планерки

Банальный, но достаточно результативный способ координации – короткие встречи продолжительностью до часа. Проводить их можно раз в день, неделю либо месяц.

Возможная тематика встреч:

• Распределение целей и нагрузки.
• Мозговые штурмы.
• Обсуждение трудностей и путей их разрешения.
• Подведение результатов отчетного периода по исполнению плана, KPI, отделам и работникам.
• Озвучивание реального положения дел в организации, мотивационные, обучающие беседы.

Проведение планерок осуществляется онлайн или оффлайн.

Услуга «Тайный покупатель»

«Тайный покупатель» - отдельный способ периодического информационного контроля, при котором производится проверка выработанных норм поведения продающих сотрудников. Процедуру будет выполнять временно нанятый сотрудник. Он контактирует с продавцами магазина либо менеджерами онлайн торговой точки, спрашивает и делает заказ, опираясь на выданное техническое задание.

В процессе заполняются наиболее важные строчки анкеты:

• Общение с клиентом – доброжелательность, вежливость, заинтересованность работника, корректность.
• Квалификация - ответы на вопросы, предоставление полных сведений о товаре, изготовителе, наличии, методах доставки, оплаты.
• Иные качества – быстрота, способность разрешения конфликтов.

На основании собранных данных делается подробный отчет, позволяющий принимать соответствующее управленческое решение – премирование, невыплата бонусов, обучение с целью повышения квалификации или увольнение.

Аудио и видеонаблюдение

При помощи специализированного оборудования осуществляют технический контроль. Как правило, это запись разговоров работников и видеонаблюдение.

Видеонаблюдение помогает отследить, что делают работники в офисе, на складе либо в точках самовывоза. Для получения сведений о поведении за длительный срок, система наблюдения подключается к компьютерной технике. Таким образом получится просмотреть интересующие записи за последние несколько месяцев, отследить профессиональную деятельность сотрудника.

Благодаря записям телефонных разговоров можно понять, исполняет ли персонал свои служебные обязанности:

• Приветливость и внимание к позвонившему.
• Стремление соответствовать пожеланиям покупателей.
• Предоставление полных ответов.
• Благодарность за интерес и так далее.

Онлайн-мониторинг

Онлайн-мониторинг предусматривает контроль за сотрудниками в режиме реального времени. Применяя данный способ, начальство может в любое время посмотреть в монитор работника и понять, чем он занимается.

Задачи онлайн-мониторинга:

• Контроль результативности проведения рабочего времени.
• Наблюдение за сомнительными работниками.
• Пресечение неправильного поведения – просмотра социальных сетей и развлекательных ресурсов в процессе работы.

Инструменты, необходимые для автоматизации контроля

Один из главных факторов успешности управления работниками – автоматизация контроля. Выполнить ее получится при помощи программ, онлайн-сервисов, CRM, систем учета рабочего времени. Благодаря подобным решениям можно добиться соблюдения определенных правил, обеспечить продуктивность и подотчетность персонала.

Подбирать требуется вариант, который лучше всего соответствует бизнес-целям фирмы. Чтобы не переплачивать, требуется покупать ПО лишь с нужными опциями. Перед приобретением необходимо протестировать функционал сервиса, применив бесплатный пробный период.

На рынке имеется большое количество разных инструментов, предназначенных для автоматизации контроля, поддерживающих такие опции, как:

• Учет рабочего времени.
• Динамика активности каждого работника.
• Рейтинг сотрудников по результативности.
• Блокировка интернет-ресурсов.
• Анализ показателей результативности.
• Создание рабочих графиков.
• Автоматическая оплата работы.
• Отслеживание прогресса по проектам.
• Оформление расширенных отчетов.
• Запись и воспроизведение действий за компьютерным оборудованием.
• Создание скриншотов экранов сотрудников.
• Мониторинг заданий.
• Автоматические сообщения о нарушениях.

Отдельные опции для управления работниками имеются в 1С. В системе оформляются детализированные отчеты по дням, реализованным позициям и по каждому отдельному работнику. Опираясь на эти сведения, получится выделить и премировать лучших сотрудников, отслеживать остатки и списания продукции, находить причины недостач и предотвращать кражи.

Качественное управление работниками предполагает систематическую деятельность. В первую очередь это предполагает базовую компетенцию начальства. Руководители фирмы обязаны внедрить систему KPI для различных рабочих процессов, осуществлять регулярные собрания и обсуждать динамику реализуемых целей, задействовать комплексные способы контроля.

Также необходимо применять вспомогательное ПО и онлайн-сервисы, оптимизирующие время на проверку, облегчают процесс и дают большое количество дополнительных опций. Автоматизированные системы обязывают иметь первоначальные вложения, однако, как правило, подобные расходы окупаются.

Верный контроль дает объективное и правильное представление о том, насколько хорошо сотрудники исполняют свои рабочие обязанности. Данные сведения – отличная отправная точка, необходимая для улучшения показателей работы фирмы в целом.