Проблемы с онлайн-кассами: алгоритм действий кассира

Проблемы, возникающие в процессе пользования онлайн-кассы, приводят к приостановлению торговли. Кассир должен знать алгоритм действий, чтобы устранить проблемы с онлайн-кассой в самые короткие сроки.

Отсутствие интернет-соединения

Если нет связи с Интернетом, то онлайн-касса сообщит кассиру о наличии неотправленных фискальных документов. Продавец должен уведомить администратора магазина или IT-персонал. Кассиру не нужно выполнять никаких дополнительных действий.

В требованиях ФНС указано, что покупателю чек выдается в течение 5 минут после оплаты стоимости товара. Такая норма считается рекомендательной, а действует она с 2013 года. Напечатать чек можно даже в случае отсутствия интернет-соединения, чтобы не нарушить законодательство.

После возобновления интернет-связи ККТ автоматически отправляет сохраненные данные в ФНС. Важная информация сохраняется на фискальном накопителе. Если связи нет целый день, то кассир может написать объяснительную записку, в которой укажет причины сложившейся ситуации. Записку прикрепляют к отчету о закрытии смены.

Онлайн-касса будет заблокирована на 31 день после того, как сформируется последний чек. Этого времени достаточно для того, чтобы наладить и обновить интернет-соединение.

Отключение электроэнергии, неисправность ККТ

В небольших магазинах ситуация становится критичной тогда, когда перестает функционировать единственная онлайн-касса. Нет законных оснований для продолжения торговли без онлайн-кассы. Если в торговой точке не применяется ККТ, то предпринимателю грозят штрафы при выполнении проверки налоговыми инспекторами. Как можно решить проблему?

Если онлайн-касса не работает, то кассир первым делом выясняет причину поломки.

Контрольно-кассовая техника выходит из строя по разным причинам:

• заполненность фискального накопителя;
• отключение электроэнергии;
• незакрытая смена в течение 24 часов;
• поврежден электрический кабель;
• неправильно установлены системные даты, время;
• технические неисправности.

Некоторые проблемы можно быстро устранить самостоятельно. Если кассир не сможет найти выход из сложившейся ситуации, продажи товара останутся заблокированными. Кассир незамедлительно сообщает о проблемах с ККТ администратору магазина. В сервисную организацию подается заявка на обслуживание техники. Чем раньше будет устранена проблема, тем быстрее восстановятся продажи товара.

Если ККТ не работает по причине отсутствия электричества, то не запрещено продолжать продажу товаров. Для этого необходимо выполнить ряд действий:

• кассир пишет объяснительную записку, в которой указывает причины работы без онлайн-кассы;
• нужно запросить справку с РЕС с указанием точного времени отключения электричества;
• формирование чека коррекции с реквизитом "Приход" сразу при подключении электричества.

Не исключено, что предложенный способ не повлечет негативные последствия. Сотрудники ФНС могут наложить штрафные санкции. На практике при судебном разбирательстве суд чаще становится на сторону предпринимателей.

После ремонта онлайн-кассы кассир запрашивает у сотрудников сервисного центра инструкцию по выполненным действиям. Специалисты подскажут, как безошибочно продолжать работу с использованием ККТ. Для онлайн-кассы можно приобрести источник бесперебойного питания, чтобы предотвратить проблемы с отключением электричества.

Печать чека и обрыв бумажной ленты

Прекращение печати чека происходит по разным причинам. Это может быть замятие чековой ленты, механическая поломка принтера, внезапное отключение электричества. В таких случаях кассовая техника выдает сообщение о незавершенной операции. Неисправность устраняется после восстановления возможности печати документов, подтверждения оплаты и распечатки нового чека.

Ситуация усложняется, если отсутствует информация о проведении чека в программах. При таких обстоятельствах через фискальный регистратор пробивается X-отчет, суммы сравниваются по бухгалтерским регистрам. Возможны четыре ситуации:

1. Чек был проведен по бухгалтерии, но не отображен в ФР. Сотрудник с правами администратора должен удалить важный документ из бухгалтерского приложения.
2. Чек проведен в ФР, а не по бухгалтерии. Аналогичный товар пробивается повторно или вовсе отменяется в ФР. Кассир магазина пишет объяснительную записку. В бухгалтерской программе отменяется проводка возврата.
3. Чек нигде не проведен. По онлайн-кассе товар пробивается еще раз, после чего покупателю распечатывается документ.
4. Чек проведен в ФР и в бухгалтерии. Нужно распечатать для покупателя последний пробитый документ. Если такая функция отсутствует, то делается возврат товара. Товар пробивается повторно, а под кассовые документы подкладывается объяснительная записка от кассира.

Разные модели кассовой техники, как и программы для розничной торговли, отличаются по функционалу. По-разному выполняется коррекция проводок.

При невозможности выполнить перечисленные действия следует связаться с работниками сервисной поддержки, получить консультацию о способах решения проблемы.

Нет связи между базой данных магазина и онлайн-кассой

Проведение продаж товаров по онлайн-кассе синхронизируется с внутренними бухгалтерскими программами. Дополнительно выполняется синхронизация с приложениями, предназначенными для автоматизации торговли. Продажа товаров становится невозможной при отсутствии связи между компьютером и фискальным регистратором. Это случается по разным причинам:

• разрыв соединительных проводов;
• поломки сетевых узлов ККТ;
• нет питания на фискальном регистраторе.

Кассир проверяет проводные соединения, перезагружает онлайн-кассу. Простые действия помогут определить проблему с ККТ.

Если неисправность не исчезает, кассир обращается в сервисную службу и сообщает руководству магазину о неисправности техники. До устранения проблемы рекомендуется приостановить продажи товаров. Иногда реализация продукции продолжается с использованием тех схем, которые считаются эффективными при отключении электричества.

Блокирование фискального накопителя

Онлайн-касса выдает уведомление о блокировке фискального накопителя (ФН). Бывают разные причины:

• фискальные данные, которые не были отправлены в течение 30 дней;
• неправильно установленная системная дата;
• заполненность фискального накопителя;
• незакрытая за сутки смена.

Кассир может самостоятельно закрыть текущую смену, а также исправить время и дату на онлайн-кассе. Если есть неотправленные данные, необходимо проверить Wi-Fi-соединение, интернет-кабель. Фискальные сведения будут отправлены сразу после подключения интернет-соединения.

Кассир сообщает руководству магазина в случае 100% заполненности фискального накопителя. Нужно приобрести новый накопитель, поменять его самостоятельно или воспользоваться помощью профессионалов.