Новые правила применения онлайн-касс в 2022 году

Онлайн-кассы стали использовать юридические лица и ИП для расчета с покупателями. Кому нужно перейти на онлайн-кассу, кто может ей не пользоваться, а также 7 нововведений по кассам 2022 представлены в статье.

Что такое онлайн-касса для юридических лиц и ИП

Онлайн-касса для юридических лиц и ИП - это кассовый аппарат для расчета потребителей и учета всех видов платежей, соответствующий Федеральному Закону № 54 от 22.05.2003. Он должен быть оснащён фискальным накопителем (ФН), а также системой печати чека. В реестре ФНС России внесены все допустимые модели касс.

ФН обеспечивает сбор, шифр, хранение и передачу электронных чеков и отчетов оператору фискальных данных (ОФД). ОФД может передать эти данные по запросу налоговой службе. Для сохранения постоянной связи интернет-соединения с оператором требуется модуль. Это может быть Ethernet, Wi-Fi и/или 2G/3G/4G. Большая часть моделей онлайн-касс уже имеет встроенный чековый принтер. Исключение составляют автоматические устройства самообслуживания (вендинговые аппараты, терминалы для приема оплаты услуг и т.д.).

7 изменений по онлайн - кассам 2022 и законодательная база

1. Уточнены правила проверок кассовой техники и полноты учета выручки. Из проверок онлайн-касс с 1 марта 2022 года теперь будут проводится только внеплановые, о которых, разумеется, никто предупреждать не будет.

   Проверки могут осуществляться:

   • по адресу ведения основной деятельности налогоплательщиком
   • по месту установки онлайн-кассы (включая жилое помещение)

   Основание — ФЗ № 170 от 11.06.2021.

2. Утверждены новые образцы заявлений на регистрацию, перерегистрацию и снятие касс с учета в налоговой службе. С 1 марта 2022 нужно указывать в специальной форме информацию об продаже маркированной продукции через онлайн-кассу. Раздел 2 дополнен строкой 120.

   Чтобы снять онлайн-кассу с налогового учёта, на каждой странице заявления необходимо отметить ОГРН/ОГРНИП, ИНН и КПП. Некоторые организации могут вносить свои КПП в документ.

   Зато теперь в образце недостаёт места для печати, а это значит, что теперь она не требуется. Изменения в документах будут действовать вплоть до 1 марта 2028.

   Основание — приказ ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799.

3. С 1 марта 2022 действуют новые формы заявлений о соответствии модели кассы и ФН требованиям закона. Основание — приказ ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/800.
4. С 20 апреля 2022 отменено послабление по оформлению кассовых чеков при доставке. Код маркированного товара можно не обозначать при продаже:
   • дистанционно или по образцу;
   • с помощью курьерских и почтовых служб (в том числе с пунктами временного хранения и выдачи товаров);
   • с помощью вендинговых автоматов.

   Основание — постановление Правительства РФ от 80.07.2021 № 1139.

5. До 1 февраля 2022 продавцы обязаны перейти на новый формат фискальных данных (ФФД) версии 1.2. После этого — перерегистрировать кассу в налоговой службе.

   Основание — письмо ФНС России от 28.10.2021 № ПА-4-20/15207.

6. С 1 марта 2022 изменился перечень документов, размещаемый в личном кабинете кассовой техники, а также порядок доступа и использования этого кабинета предпринимателями и компаниями.

   Подробности — в приказе ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/798@.

7. Подавать отчёт о регистрации кассы нужно не позднее 1 рабочего дня через личный кабинет на сайте налоговой службы после получения регномера.

   Правило действует с 1 марта 2022 — см. приказ ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/673@.

Применение онлайн-касс в 2022 на практике

Онлайн-касса, по - прежнему должна быть оборудована ФН, зарегистрирована в налоговой службе и подключена к сети. Процесс пользования кассой:

1. Покупатель производит оплату товара, а кассир проводит продажу на кассе;
2. ФН шифрует фискальные данные и сохраняет в памяти устройства;
3. Онлайн-касса передает сведения ОФД в онлайн-режиме. Ответственное лицо за их передачу по запросу - оператор.

После завершения расчета покупателя кассир обязан предоставить ему бумажный или электронный чек (на email или СМС), если того требует клиент. Электронный чек является также официальным документом, предъявляемым при возврате товара.

Фискальный накопитель сохраняет всю информацию, если в момент проведения операции на кассе отсутствовало подключение к сети. При возобновлении подключения он передаёт информацию в ОФД. Но возможно это только в течение 30 дней. В случае превышения срока передачи в тридцать дней, ФН автоматически блокируется.

Когда нужно применять онлайн-кассу в 2022

Все компании и ИП, осуществляющие наличные и безналичные расчеты с физическими лицами (покупателями товаров и услуг) в 2022 должны использовать онлайн-кассу. Но есть отдаленные местности без связи с интернетом. Согласно приказу Минцифры от 05.12.2016 № 616 к таким территориям относят населенные пункты, в которых проживает до 10 тыс. человек. Они утверждены и опубликованы на сайтах региональных администраций. Согласно п. 7 ст. 2 ФЗ № 54 от 22.05.2003 в таких случаях кассу можно использовать в автономном режиме т.е. данные не нужно передавать ОФД после каждой операции по кассе.

В автономном режиме кассу используют компании и ИП, осуществляющие деятельность на объектах военной инфраструктуры, ФСБ, органов государственной охраны, внешней разведки. Но согласно ст. 4.7 ФЗ № 54 по требованию клиента они обязаны предоставлять бланк строгой отчетности (БСО).

Кто может не применять кассы в 2022

В 2022 онлайн-кассу не применяют кредитные организации. Так же контрольно-кассовую технику не нужно использовать при продаже следующих товаров и услуг:

• бумажных газет, журналов и других товаров в киосках, где доля печатной продукции не менее 50 %;
• ценных бумаг;
• продукции на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах (за исключением непродовольственных товаров, список которых утвержден Распоряжением Правительства РФ от 14.04.2017 № 698-р, где указаны лица, применяющие кассу);
• товаров вразнос вне стационарной торговой сети (кроме маркированных кодами Data Matrix и требующих особых условий хранения);
• мороженого, безалкогольных напитков, молока, питьевой воды в розлив;
• кваса, молока, растительного масла, живой рыбы, керосина из автоцистерн;
• овощей вразвал;
• изделий народных художественных промыслов, изготовленных самим продавцом;
• бахил в розницу.

Подробнее — в ст. 2 ФЗ № 54.

Компании и ИП освобождаются от использования онлайн-касс, если продают следующие услуги:

• по окраске и ремонту обуви, изготовлению ключей и металлической галантереи;
• присмотру за тяжелобольными, пожилыми, людьми с ограниченными физическими возможностями, детьми;
• приему стеклотары и утильсырья от населения (кроме металлолома, драгоценных камней и металлов);
• обеспечению питанием учащихся и работников образовательных учреждений во время проведения учебных занятий;
• переноске багажа носильщиками на железнодорожных, авто-, аэровокзалах, в морских, речных портах;
• вспашке огородов и распиловке дров.

Так же онлайн-касса не нужна самозанятому и предпринимателям, сдающим в аренду собственное жилье.

Не применять онлайн-кассы могут аптеки при фельдшерско-акушерском пункте и обособленные подразделения медицинских организаций (амбулаторий, центров общей врачебной практики), находящиеся в сельской местности с отсутствием аптек.

От применения ККТ освобождены:

• религиозные организации;
• компании и предприниматели, ведущие безналичные расчеты с другими юрлицами и ИП без предъявления электронных средств платежа;
• страховые агенты.

Касса не нужна при оказании услуг по эксплуатации:

• парковок, размещенных на автодорогах общего пользования регионального и местного значения;
• земельных участков, находящихся в собственности субъектов РФ, муниципальных образований, при условии перечисления средств после каждого расчета на р/с, открытый в территориальном органе Федерального казначейства, в течение 5 рабочих дней со дня их получения.

Касса не применяется при осуществлении расчетов:

• товариществами собственников недвижимости, жилищными, жилищно-строительными и другими специализированными потребительскими кооперативами за оказание услуг своим членам в рамках уставной деятельности, а также при приеме платы за жилое помещение и ЖКУ;

• образовательными организациями при оказании услуг населению в рамках своей сферы деятельности;

• физкультурно-спортивными учреждениями при оказании услуг населению в сфере физической культуры и спорта;

• домами и дворцами культуры, народного творчества, клубами, центрами культурного развития при предоставлении досуговых услуг.

Государственные и муниципальные библиотеки, предприниматели, реализующие входные билеты с рук на посещение государственных и муниципальных театров, освобождаются от применения онлайн-касс.

Нарушения кассовой дисциплины: ответственность и штрафы в 2022

Согласно ст. 14.5 КоАП РФ за нарушение кассовой дисциплины положен штраф. За работу без кассового аппарата он составляет:

• 25–50 % от суммы нелегальных расчетов, но не менее 10 000 рублей — для должностных лиц;
• 75–100 % от суммы расчетов мимо кассы, но не менее 30 000 рублей — для компаний.

Если нарушитель был снова замечен во время осуществления своей деятельности без кассы, а сумма нелегальных расчетов превысила 1 млн рублей, наказание ужесточается:

• сотрудников дисквалифицируют на 1–2 года;
• деятельность компании или ИП приостановят на срок до 90 суток.

При использовании касс, не отвечающих требованиям ФЗ № 54, с предпринимателя потребуют от 1,5 до 3 тыс. руб., с организации — от 5 до 10 тыс. руб. Если продавец не пробил бумажный чек или не направил клиенту по требованию электронный, оштрафуют:

• сотрудников — на 2 000 руб.;
• компанию или предпринимателя — на 10 000 руб.

Но возможны и поблажки. В первый раз пойманные за нарушением представители малого бизнеса и НКО могут отделаться только предупреждением.

Как избежать штрафов

Возможно избежать административной ответственности, если добровольно в письменной форме уведомить налоговую службу о нарушениях кассовой дисциплины. Компании и предприниматели формируют и направляют в ФНС России чек коррекции на сумму, прошедшую мимо кассы. Но это можно сделать только при соблюдении следующих условий:

• налогоплательщик успел сообщить о своих нарушениях раньше, чем попался на них инспекторам;
• представленных данных достаточно, чтобы установить факт административного правонарушения.

Для исключения нарушений необходимо обеспечить постоянный доступ к интернету онлайн-кассы и, не менее важно, обучить персонал пользоваться устройством.