Как принимать товар в Честном знаке и как правильно оформить отгрузку

Закон обязывает использовать систему «Честный знак» для отслеживания движения определённых категорий товаров на всех этапах. Новые правила требуют внимательного выполнения процедур при приемке продукции, чтобы избежать штрафов и сохранить бизнес в правовом поле. Рассмотрим детали изменений, категории товаров, подлежащих маркировке, и порядок приемки.

Содержание

• Условия и основные шаги по приемке маркированного товара
• Работа с УПД и первичными документами
• Типичные проблемы и их решения при приемке
• Инструменты автоматизации и оборудование для приемки
• Порядок действия при приемке
• Приемка товаров в нестандартных ситуациях
• Заключение

Условия и основные шаги по приемке маркированного товара

Для корректной приемки товара, сотрудник должен выполнить несколько обязательных шагов. Соблюдай последовательность ниже, чтобы избежать нарушений.

Порядок действий:

1. Подключи электронную подпись (ЭЦП) на имя ответственного лица. Без ЭЦП невозможно войти в личный кабинет и принимать документы.
2. Провести регистрацию в Честном Знаке.
3. Войди в личный кабинет системы «Честный знак», используя защищённое ПО для работы с маркировкой.
4. Проверь данные входящего универсального передаточного документа (УПД) в системе ЭДО. Удостоверься, что все сведения по товару совпадают с тем, что поступило физически.
5. Сверь коды маркировки на товарах с кодами в УПД. Используй 2D-сканер или ТСД (терминал сбора данных) для ускорения проверки.
6. Подтверди приемку через ЭДО. Данные фиксируются в системе «Честный знак» автоматически.

Возможные ошибки на этапах приемки:

• Не совпадают коды в документах и на товаре.
• ЭЦП не активна либо используется другая подпись (техническая ошибка).
• УПД пришёл с неполными или ошибочными данными.
• Пропущен этап регистрации документа в системе «Честный знак».
• Ошибки ручного ввода данных при работе с кодами маркировки.

Чтобы снизить риск ошибок, оформляй чек-лист контроля приемки и проверяй соответствие на каждом шаге.

Особенности организации электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами — такими как универсальный передаточный документ (УПД) — между компаниями через сеть интернет. Для корректной работы с «Честным знаком» (ЧЗ) подключить ЭДО обязательно.

Основные шаги подключения к ЭДО:

1. Получите электронную подпись (ЭЦП) для уполномоченного сотрудника.
2. Выберите оператора ЭДО из реестра поддерживаемых ЧЗ решений.
3. Заключите договор с оператором.
4. Установите специализированное ПО, предоставленное оператором, или настройте интеграцию в существующую учетную систему.
5. Свяжите свой личный кабинет на сайте честныйзнак.рф с сервисом ЭДО.

Перед подключением удостоверьтесь, что выбранный оператор ЭДО сертифицирован для работы с «Честным знаком» и поддерживает все необходимые документы, связанные с маркировкой.

Работа с УПД и первичными документами

Универсальный передаточный документ (УПД) — основной документ, подтверждающий отгрузку и приемку товара с маркировкой. Правильное оформление УПД критично для сверки кодов в системе ЧЗ.

Где взять номер первичного документа

Номер УПД формируется автоматически в вашей учетной системе (например, в 1С или в личном кабинете оператора ЭДО) при создании документа. При получении документа от поставщика номер УПД указывается в верхней части файла или в теле электронного документа.

Фиксация номера в ЧЗ

Номер УПД должен быть привязан к каждой поставке и обязательно зафиксирован в отчете о приемке в ЧЗ. При регистрации сведений в системе ЧЗ всегда сверяйте правильность указания номера первичного документа и даты.

Связь с бухгалтерией и налоговым учетом

В документе УПД совмещены функции накладной и счета-фактуры, поэтому этот номер отражается и в бухгалтерской отчетности, и в налоговых регистрах. При автоматической интеграции с ЭДО соответствие происходит автоматически, при ручном вводе — проверяйте точность данных.

• Неверный номер УПД может привести к несостыковкам между вашим учётом и ЧЗ.
• Это грозит штрафами при проверке.

Маркировка товаров под ключ

Мы организуем процесс маркировки товаров под ключ для производителей, оптовиков и розницы. Или окажем разовые услуги по настройке, внедрению и обучению

Подробнее

Типичные проблемы и их решения при приемке

Организация процессов по приемке маркированной продукции требует четкости, иначе возникают ошибки. Разберём самые частые проблемы и способы решения.

Расхождение кодов маркировки

• Несовпадение кодов в УПД и фактически полученном товаре.
• Пропущенные коды или избыточные коды в документе.

Пересканируйте маркировку, проверьте корректность чтения сканером, пересверьте данные в системе. При обнаружении ошибки составьте акт расхождения и свяжитесь с поставщиком для корректировки.

Ошибки из-за человеческого фактора

Неправильное сканирование, невнимательная сверка, пропуск упаковки.

Проведите обучение сотрудников работе с маркировкой, задействуйте проверку несколькими операторами, используйте современное оборудование (ТСД, 2D-сканеры).

Сбои в системе ЧЗ или ЭДО

Не проходит приемка, система «зависает», не отправляется или не принимается УПД.

Попробуйте повторить операцию позже, если сбой не устраняется — обратитесь в техническую поддержку ЭДО и Честного знака. Фиксируйте время и описание сбоя для отчета.

Неверное оформление электронных документов

Не заполнены обязательные поля, ошибки в коду маркировки, не совпадает ИНН или адрес.

При первом приеме нового типа товара используйте шаблоны документов, ориентируйтесь на официальные методички оператора ЭДО и Честного знака. При обнаружении ошибки исправьте документ через корректировочный УПД.

Если возникла нештатная ситуация, получите консультацию в службе поддержки оператора ЭДО или горячей линии ЧЗ. Обычно технические службы реагируют оперативно и помогают найти решение.

Инструменты автоматизации и оборудование для приемки

Современные инструменты и оборудование помогают бизнесу соблюдать требования системы «Честный знак» и минимизировать ошибки при приемке маркированного товара. Они повышают скорость обработки кодов и снижают влияние человеческого фактора.

Оборудование для работы с маркировкой

• Терминалы сбора данных (ТСД) — мобильные устройства для сканирования и проверки кодов маркировки. Используются для быстрой идентификации товара и автоматической сверки данных с накладной. Популярны модели от Honeywell, Newland, Atol.
• 2D-сканеры — устройства, способные считывать двухмерные коды Data Matrix. Требуются для маркированных товаров, так как простые штрихкод-сканеры не подходят для новых стандартов.
• Специализированные рабочие места — специальные комплексы с компьютером, сканером и ПО для приема товаров прямо на складе или торговой точке.

Программное обеспечение для автоматизации

• 1С:Розница, 1С:Управление торговлей — позволяют вести учет маркированных товаров, автоматически обмениваться данными с «Честным знаком», работать с УПД и автоматизировать приемку.
• МойСклад — облачное решение, поддерживающее функции работы с маркировкой, сверку кодов, интеграцию с ЭДО и автоматическую загрузку накладных.
• Клеверенс Склад 15 — модуль для автоматизации работы с ТСД, помогает быстро сканировать коды и сверять их с документами.
• ЭДО-сервисы — Эти платформы обеспечивают обмен электронными УПД и интеграцию с учетными системами.

Используйте проверенное оборудование и надежные программы — это сократит время на приемку и снизит риск ошибок.

Порядок действия при приемке

Четкое соблюдение сроков — основной фактор, который помогает избежать штрафов при работе с «Честным знаком».

Основные сроки при приемке маркированного товара

• Отгрузка поставщиком — документация, передача УПД по ЭДО (электронному документообороту), направляется в день передачи товара.
• Приемка товара получателем — после получения и сверки товара с УПД коды маркировки отражаются в системе. На эту операцию выделено максимум 3 календарных дня с момента получения.
• Отражение приемки в учете — также не позднее 3 дней после факта приема.

Задержка на любом этапе — нарушение закона с высокими рисками штрафа.

Пошаговый чек-лист по приемке

1. Получите уведомление и документы от поставщика через ЭДО.
2. Осмотрите товар, проверьте целостность упаковки и наличие маркировки.
3. Сверьте коды на упаковке с кодами в УПД.
4. Примите поставку в учетной системе. Проверьте правильность передачи данных в «Честный знак».
5. Убедитесь, что информация о товаре отразилась в вашей системе и ЭДО не позднее, чем через 3 дня после получения.

Приемка товаров в нестандартных ситуациях

Иногда случаются недоразумения: возврат, порча упаковки, некорректные коды или необходимость изменения документов.

• Возврат товара — оформляйте корректировочный УПД с верным отражением кодов. Отправьте исправленный документ через ЭДО. Не продав возвращенный товар, внимательно отметьте это в своей системе учета.
• Корректировка приемки — при выявлении ошибки создайте исправительный документ в ЭДО, отразите изменение в 1С или другом ПО, передайте корректные сведения в «Честный знак».
• Прием по трансферным накладным — действуйте в том же порядке, следя за тем, чтобы все коды были отражены и в накладной, и в учетной системе.
• Ошибки в кодах маркировки — если обнаружили расхождение, зафиксируйте акт расхождений. Не оформляйте приемку некорректного товара, пока не получите от поставщика верный документ или разъяснение.

Любые изменения фиксируйте в электронных документах, чтобы не выйти за пределы закона.

Заключение

Процесс приемки товаров с обязательной маркировкой становится проще при использовании автоматизации и соблюдении регламентов. Соблюдайте сроки, быстро реагируйте на ошибки и используйте надежные инструменты для уверенной работы с «Честным знаком».