Как подключить ЭДО для Озона

Все продавцы, работающие через Озон и торгующие со складов маркетплейса, должны применять электронный документооборот (ЭДО). Для некоторых категорий поставщиков вполне достаточно возможностей личного кабинета. Рассмотрим, кому необходим ЭДО, какие способы подключения существуют и что для этого необходимо.

Что такое электронный документооборот

Понятие ЭДО подразумевает автоматизированный процесс передачи электронных файлов как внутри организации, так и между компаниями, госструктурами и пр. Контрагенты имеют возможность отправлять друг другу различные договоры, акты, формы отчета, накладные и иную юридически значимую документацию. Для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, подключение к одному из сервисов ЭДО и отправка приглашения партнеру. В результате организация существенно сэкономит на расходных материалах и почтовых услугах.

Кроме этого, ЭДО обеспечит такими преимуществами, как:

• оперативная отправка документов — все сделки совершаются в разы быстрее, чем при бумажном процессе, поскольку не нужно тратить время на распечатку бумаг, согласование, подписание и пересылку по почте;
• сохранность документов — никакие документы не потеряются, в любое время можно найти требуемый файл в системе, при необходимости скопировать его и откорректировать;
• полная безопасность — документы заверяются УКЭП, а отправка выполняется по защищенным каналам, исключающим риск перехвата и изменения данных;
• простой контроль движения документации — пользователь всегда может отследить местонахождение документов, а также посмотреть дату его поступления и в каком статусе он находится в текущий момент.

Среди недостатков системы можно выделить:

• необходимость подключения к ЭДО партнеров;
• процесс перехода на новую систему занимает определенное время;
• потребность в получении и регулярном перезаказывании УКЭП.

Все российские маркетплейсы работают со своими поставщиками при помощи ЭДО. Он необходим селлерам для формирования заявок на поставки, а также для получения «закрывающих документов». Через ЭДО проходят накладные, доверенности на возврат товара, акты о доставке, чеки, квитанции и прочая документация.

Обязательный электронный документооборот распространяется только на FBO. При использовании такой схемы селлеры продают изделия со склада маркетплейса. Если же выбрать FBS, то можно обойтись без ЭДО.

В 2021 году Озон упростил работу для поставщиков — теперь отправлять документы на поставки можно через личный кабинет непосредственно на сайте. Следовательно, в большинстве случаев и при применении FBO электронный оборот больше не является обязательным. Рассмотрим более подробно данный момент, а также иные ситуации, когда при FBO не нужен ЭДО.

Теперь взаимодействие продавцов с Ozon без ЭДО стало реальностью. В личном кабинете селлера реализован отдел «Подтверждение актов», именно сюда отправляются результаты приемки.

Если пользователь выявляет ошибку, то он имеет возможность отклонить документ и отправить шаблон с претензиями в службу поддержки.

Подтверждение актов на маркетплейсе проводится бесплатно. Комиссия взимается только за обработку изделий:

• бракованные — 9 рублей;
• лишние с отсутствием карточки в системе — 24 рубля;
• лишние с карточкой (при количестве более 800 единиц) — 24 рубля.

После того, как акт подтвержден, поставщик имеет возможность отправить в Ozon универсальный передаточный документ, который маркетплейс подпишет и вернет обратно. Селлерам УПД необходим для внутренней отчетности.

В каких случаях для работы с Озоном нужен ЭДО

Если поставщик в процессе работы использует схему FBO, он должен применять ЭДО для поставок товаров, которые:

• прослеживаются через «Честный ЗНАК»;
• подлежат сертификации в структуре ФГИС «Меркурий»;
• относятся к ювелирным изделиям;
• отгружаются на склады, а также распределительные центры и дарксторы города Твери и склад «Хорвугино (негабарит»).

Во время оформления любой поставки система в автоматическом режиме проверяет документацию и сообщает пользователю о необходимости ЭДО, поэтому риск ошибок минимизирован.

Для оформления поставки через ЭДО, селлер должен выполнить такие действия, как:

• заполнение заявки непосредственно в личном кабинете поставщика;
• загрузка УПД для поставки товаров;
• отправка документации через ЭДО;
• подготовка поставки — упаковка товаров по принятым правилам маркетплейса, нанесение этикетки со штрихкодами, укладка на паллеты или в коробки;
• оформление транспортной накладной — она может понадобиться поставщику для внутренней отчетности, загрузка через ЭДО не нужна;
• отправка товара Ozon.

Затем сотрудник маркетплейса проверит изделия по УПД и в случае отсутствия ошибок отправит поставщику акт приемки через ЭДО.

В перспективе Ozon планирует совсем отказаться от электронного документооборота и добавить в личный кабинет расширенный функционал для взаимодействия с поставщиками напрямую. Поскольку сейчас ЭДО еще актуально, рассмотрим способы его подключения.

Что нужно для подключения Озон к ЭДО

Чтобы поставщик Озона смог подключиться к ЭДО, ему необходимо:

• зарегистрироваться в ЛК маркетплейса, затем принять условия оферты;
• получить УКЭП, которую можно оформить как на владельца, так и на ответственного сотрудника, занимающегося вопросами отправки документации. При первом варианте следует обратиться в центр ФНС или к доверенным партнерам, в другом случае — в любой аккредитованный коммерческий центр УЦ;
• провести установку ПО на компьютер для взаимодействия с УКЭП.

Другие обязательные условия отсутствуют. Остается только подать заявку выбранному провайдеру ЭДО, после чего определить тариф, заключить договор и выполнить настройку обмена документами с торговой площадкой.

Как выбрать оператора электронного документооборота для Озона

С теоретической позиции селлер имеет право выбрать любого оператора, но на практике Озон рекомендует только тех, с кем у платформы настроено прямое подключение, например, «Контур.Диадок», «СФЕРА.Курьер». Если есть потребность работать с другим оператором, то необходимо настроить роуминг между его системой и какой-нибудь одной из тех, что интегрирована с маркетплейсом. Предварительно рекомендуется уточнить в службе поддержки, предоставляет ли сервис такую возможность. Процесс настройки роуминга в среднем занимает 5-10 суток.

Если документооборот требуется только для Озон, то целесообразно выбирать операторов-партнеров данной торговой площадки. Ключевые плюсы:

• оперативное подключение ЭДО;
• исключен риск задержек в процессе доставки документов;
• отсутствует плата за роуминг.

При выборе провайдера-партнера Озона следует обращать внимание на ключевые моменты:

Если предполагается большой поток документации, разумно предусмотреть возможность интеграции с внутренней товароучетной программой. Разберем процесс на примере «1С».

Интеграция со «СФЕРА.Курьер» будет стоит дешевле, а непосредственно API предоставляется бесплатно. Необходимо только однократно заплатить за лицензию готового модуля, она бессрочна. При необходимости можно подключить годовую поддержку.

Если выбрать «Контур.Диадок», предприниматель понесет расходы на:

• настройку интеграции;
• годовую оплату модуля (на выбор стандартный или PRO).

Цена ЭДО у данных операторов зависит от объема отправленных документов, при этом оплачивается лишь исходящий трафик.

Как подключить и настроить ЭДО с Озоном

Рассмотрим процессы подключения на примере сервисов-партнеров площадки «СФЕРА.Курьер» (оставить заявку можно непосредственно в ЛК поставщика Ozon)  и «Контур.Диадок» (заявка оставляется только на сайте самого оператора).

Подключение к «СФЕРА.Курьер»

Первый этап — посещение лично кабинета селлера, затем необходимо:

• кликнуть на иконку с фамилий, которая располагается справа в верхнем углу;
• перейти в раздел «Настройки»;
• открыть подраздел «Документооборот» — при подключенном ЭДО будет статус «Активен», в другом случае система предложит выполнить настройку оборота документами;
• выбрать тариф, а если предприниматель располагает электронной подписью, то следует нажать клавишу «Уже есть ЭЦП» (при необходимости ее можно подключить позднее, когда будет логин и пароль для доступа в систему);
• кликнуть «Подключить тариф» с последующим указанием данных контактного лица и реквизитов организации;
• сохранить изменения, нажав на клавишу «Подтвердить».

В среднем за 2 рабочих дня провайдер рассмотрит заявку и пришлет на указанную почту активную ссылку для оплаты выбранного тарифа. На этот же адрес придет логин и пароль, при помощи которых будет осуществляться доступ в систему.

Если селлер уже сотрудничает с оператором «СФЕРА.Курьер», то необходимо отправить заявку для взаимодействия с Озон по электронной почте help@esphere.ru., где следует сообщить следующее «Прошу подключить документооборот по ЭДО с ТС «ОЗОН». Также в письме необходимо прописать:

• название организации селлера и ИНН;
• идентификаторы участника ЭДО;
• реквизиты Ozon для ЭДО.

В тексте обязательно должен быть перечень документов, которые в дальнейшем будут обмениваться с маркетплейсом. К базовым относятся исходящие от торговой площадки и исходящие от поставщика. После того, как Озон примет приглашение, можно приступать к электронному документообороту.

Подключение к «Контур.Диадок»

Сначала необходимо посетить сайт системы, после чего:

• нажать «Подключиться»;
• заполнить и отправить заявку;
• получить подтверждение;
• заключить договор с применением УКЭП;
• оплатить выбранный тариф.

Для начала процесса обмена документами с Озоном не требуются длительные и сложные настройки. Необходимо только отправить приглашение и дождаться от маркетплейса подтверждения. После принятия запроса торговая площадка появится в списке контрагентов.

Алгоритм настройки ЭДО с Ozon следующий:

• посещение личного кабинета с открытием раздела «Контрагенты»;
• ввод названия компании в графе «Поиск и приглашение контрагентов»;
• выбор организации и нажатие кнопки «Отправить приглашение».

Текущий статус приглашения можно отслеживать в ЛК. Сразу после отправки торговая площадка появится в перечне организаций во вкладке «Ожидает ответ», после принятия автоматически перейдет на страницу «Ваши контрагенты».