Как пережить изменение номенклатуры в чеке

С 1 февраля 2021 года для организаций станет обязательным наименование товара в чеке. Соответствующее распоряжение хоть и не новое (изначально прописано в 290-Ф3), но со следующего месяца оно не предусматривает поблажек со стороны государства, а за его нарушение узаконены штрафы.

В отличие от организаций, ИП и ООО на ОСН, а также продавцы маркированных и подакцизных товаров могут расслабиться, так как они еще в прошлом году начали работать согласно новым требованиям.

Требования к номенклатуре

Несомненно, введение новых требований повлечет за собой изменения номенклатурного учета.

Основное на чеке – это наименование товара, которое должно быть четким и понятным покупателю. По этому вопросу пока конкретных пояснений нет, но налоговики уже занимаются решением данного нюанса, обещая в скором времени создать единую базу товаров, каждая категория которых, будет иметь уникальный код.

Кроме этого, длина названия не должна теперь быть больше 128 символов, поэтому некоторым предпринимателям придется сократить длинные наименования товаров.

Требования к реквизитам чека

Наряду с обязательными реквизитами в чеке должны присутствовать:

• код маркировки, обозначаемый буквой М;
• признак агента – для агентских договоров;
• признак и возврат расхода для компаний, работающих по принципу взаимного бартера, например, ломбарды.

Отсутствие наименование товара будет свидетельствовать о том, что чек недействительный.

Если у компании не имеется онлайн-кассы, то законодательством разрешено писать наименование в бланке строгой отчетности или товарном чеке.

Штрафы

Если ранее за нарушения при работе с ККТ предприниматели могли отделаться только предупреждением, то начиная с 1 февраля правила поменяются.

Отсутствие номенклатуры в чеке повлечет за собой штрафы:

• Должностным лицам грозит наказание в виде штрафа, размер которого составляет от 1500 до 3000 рублей;
• Юридическим - от 5000 до 10 000.

Кроме этого, налоговая намерена в ближайшее время ужесточить меры. В случае принятия законопроекта, упраздняющего 54-Ф3, нарушение при работе с ККТ может стать причиной блокировки счетов или сайтов предпринимателей.

Примечательно, что ФНС отныне будет проводить проверки и наказывать нарушителей, предъявляя им штраф, даже спустя три года с момента пробития чека. К примеру, при пробитии чека без номенклатуры товара, выданного 20 февраля 2021 года, налоговики могут выявить нарушение вплоть до 20 февраля 2024 года с предъявлением соответствующего штрафа.

Что делать?

Введение бескомпромиссных и жестких требований вызывает у предпринимателей вопрос – с чего начать?

Прежде всего необходимо сформировать соответствующую базу товаров, если позволяет функционал то лучше сделать это в онлайн-кассе. Зачастую кассы необходимо подключать к ПК, при этом занесение товаров в чек происходит путем сканирования штрих-кода. При продаже кассиру нужно будет ввести уникальный код на клавиатуре для занесения наименования в чек.

Современные онлайн-кассы предусматривают несколько вариантов создания базы данных:

1. Перенос базы товаров из файла, путем прописывания всех товаров в Excel и последующей загрузкой этих данных в кассу через личный кабинет;
2. Ручной ввод, предусматривающий создание карточек на каждый товар с заполнением всех полей. Проще будет тем предпринимателям, у которых имеется МТС-касса, которая позволяет при сканировании штрих-кода товара находить его автоматически в справочнике. Затем остается только внести стоимость и ставку НДС;
3. Работа с товароучетным сервисом. Данный вариант подразумевает создание базы товаров в специальной товароучетной программе, передающей далее все данные в кассу, с которой она интегрирована. Товароучетный сервис в МТС-кассе идет в комплекте, а его подключение в личном кабинете не вызовет у пользователя трудностей;
4. Электронные накладные. Если кассовый сервис интегрирован с ЭДО, то при загрузке электронных накладных программа, увидев новое наименование товара, в автоматическом режиме ставит его на баланс. Такую кассу необязательно покупать, выгоднее взять ее напрокат.

Работа кассира с новой номенклатурой

Сформировав базу товаров, многие столкнуться с вопросом – что делать дальше? В данном случае важно понять, каким способом будет происходить занесение наименования товара в чек на кассе.

Пожалуй, самым простым и распространенным способом является сканирование штрих-кода. Данный функционал имеется на всех без исключения кассах.

Современные смарт-терминалы оснащены дополнительным сервисом - «умный поиск», работающего по принципу смартфона. Кассиру необходимо просто вбить первые буквы товара, после чего касса находит соответствующее название. Данные терминалы позволяют создать базу избранных товаров, которые клиенты чаще всего покупают.

Мобильные устройства с кассовым приложением легко находят товар благодаря голосовому поиску.

И вот товар внесен в чек, что дальше? Кассиру далее требуется указать только количество, а расчет итоговой стоимости касса осуществляет автоматически.

Выбор кассы для работы с номенклатурой

Очевидно, что предпринимателю заметно проще работать на современных смарт-терминалах и фискальных регистраторах, имеющих современное кассовое программное обеспечение. Использование этих устройств сэкономит время, затраченное на торговые операции.

Нюансы при выборе кассы: на что стоит обратить особое внимание

1. Способы ввода номенклатуры. Существуют два варианта ввода названия: через кассу или личный кабинет. Примечательно, что наличие обоих способов окажется более выгодным и удобным, ведь кассиру не нужно будет прерывать торговые операции для внесения товаров в базу.
2. Редактирование карточки товара кассиром. Зачастую внесение небольших изменений удобно прямо на кассовом аппарате.
3. Наличие собственной базы товаров. Благодаря такой функции работа станет заметно проще, ведь простое сканирование штрих-кода нового товара обеспечит автоматическое заполнение всех полей карточки.
4. Панель с избранными товарами с возможностью добавления картинок.
5. Товароучетный сервис, способный создать комфортные условия для ведения торговли.
6. Тандем с ЭДО. Данный функционал будет актуален для тех, кто работает регулярно с маркированными товарами. Благодаря этому, кассиру не придется заполнять вручную карточки товаров, так как это сделает за него вышеуказанный сервис.