Что такое ОФД и как оператор фискальных данных связан с онлайн-кассами

Когда предприниматель выбирает онлайн-кассу, он узнает о том, что помимо самой кассы и фискального накопителя, ему нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). В этой статье пытаемся разобраться со всеми тонкостями, связанными с ОФД.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Краткая справочная информация по обязательному переходу на онлайн-кассы. По закону продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний или ИП.

Пробивать чеки нужно, когда покупатель оплачивает товар наличными, картой или смартфоном. А если покупатель — физлицо без статуса ИП, то при любых безналичных расчетах с ним.

С июля 2019 года на онлайн-кассы перешли почти все предприниматели. Но некоторые получили отсрочку до 1 июля 2021 года. Это индивидуальные предприниматели, которые работают в сфере услуг, реализуют товары собственного производства и работают без наемных работников.

Онлайн-кассы применяются как в офлайн-магазинах, так и в случае реализации товаров и слуг, через интернет. Онлайн-кассы выполняют две важные функции:

1. Печать бумажного чека или отправка электронного на эл. почту покупателя.
2. Хранение данных о реализации и отправка их в ФНС.

Как раз для отправки этих данных, о реализации нужен ОФД (оператор фискальных данных).

Как работает оператор фискальных данных

Онлайн-касса - это аппарат со встроенным фискальным накопителем (ФН). Касса печатает фискальные документы: чеки реализации, чеки возврата, отчеты об открытии и закрытии смены.

При каждой реализации, ФН отправляет информацию оператору фискальных данных. У ОФД эта информация шифруется и передается в налоговую. Пример:

1. Клиент что-то покупает в магазине. Производит оплату безналичным или наличным расчетом.
2. Продавец проводит реализацию на кассе и передает клиенту чек. В случае продажи в интернете, касса отправляет чек покупателю на электронную почту или с помощью SMS.
3. Во время продажи, фискальный накопитель шифрует информацию. В том случае, если касса обменивается данными с интернетом, она сразу передает информацию о реализации через оператора фискальных данных в ФНС. Если интернет по какой - либо причине отсутствует, фискальный накопитель хранит данные до того момента, когда касса получит доступ к сети интернет и сможет отправить информацию о продажах в ОФД.

Кто может работать без ОФД

Встречаются такие случаи, когда компании не могут подключить онлайн-кассу к интернету. Например, их магазин находится в труднодоступном районе, в котором нет сети интернет.

Труднодоступным районом считается местность, в которой интернет работает нестабильно или его нет. В таких случаях, кассы должны использовать только те предприниматели, которые реализуют подакцизные товарами, или товары, подлежащие обязательной маркировке. Все остальные освобождаются от обязательного применения онлайн-кассы. Однако, продавец в любом случае обязан выдавать клиенту документ с реквизитами, который подтвердит факт продажи.

Существует еще исключение. В том случае, если в населенном пункте проживает не более 10 000 тыс. человек, закон разрешает работать без отправки информации о продаже в налоговую. Это значит, что и ОФД таким предпринимателям не нужен.

Пример:

Магазины в деревне с населением менее 10 000 тыс. человек используют онлайн-кассы, но они могут работать без интернета и заключения договора с ОФД. Однако, такие магазины все равно выдают документы о продаже с реквизитами. Чеки могут быть, как и напечатаны на бланках, так написаны от руки.

Условия и требования к ОФД

В первую очередь ОФД обязан обрабатывать и перенаправлять данные в ВНС в реальном времени. Так же, оператор фискальных данных выполняет следующие функции:

• Защита данных от доступа третьих лиц и взлома;
• Отвечает за сохранность переданной информации не менее пяти лет;
• В случае нарушения деятельности предпринимателями, способствует информированию налоговой;
• Предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам ФНС по запросу.

Для выбора официального оператора фискальных данных необходимо убедиться в том, что он числится в реестре ОФД. Если ваш потенциальный ОФД не числится в списке, то с ним категорически запрещено заключать договор. По своей работе и функционалу операторы фискальных данных очень схожи. Поэтому лучше всего не рисковать и подключить самый распространенный вариант оператора “ Платформа ОФД “.

Как выбрать ОФД

Вот что нужно проверить в первую очередь:

1. ОФД есть в реестре налоговой — это самый важный критерий, без этого заключать договор нельзя.
2. Что входит в стоимость обслуживания. Входит ли в цену фискальный накопитель или его необходимо приобрести отдельно. Отправляет ли ОФД электронные чеки покупателям, или за данную услугу придется платить.
3. Наличие личного кабинета и его функционал.
4. Наличие техподдержки или экстренного чата со специалистом ОФД.

Сколько стоит подключиться к ОФД

Стоимость договора с ОФД на 12 месяцев составляет примерно 3000 ₽.

Существуют разные тарифные планы: на 36 месяцев, 15 месяцев, 12 месяцев, 6 месяцев, или даже на один месяц.

Вариативность тарифов позволяет поработать с определенным ОФД и, если он не подошел, расторгнуть договор и подключиться к другому оператору.

Как подключиться к ОФД

Без подключения к ОФД невозможно полноценно провести регистрацию онлайн-кассы.

Этап 1. Оформить УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись).

Она позволит подписать договор с ОФД и зарегистрировать кассу онлайн, без посещения налоговой. Купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Цена: от 2000 ₽.

Этап 2. Заключить договор с оператором фискальных данных.

Отсутствие договора с ОФД не позволить произвести регистрацию онлайн-кассы в налоговой.

Этап 3. Зарегистрировать кассу в ФНС.

В личном кабинете используйте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

В открывшейся форме «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники», необходимо заполнить поля:

• адрес, где будет установлена касса;
• наименование организации;
• сфера деятельности организации;
• модель и заводской номер онлайн - кассы;
• название ОФД;
• режим, в котором ККТ будет использоваться;
• модель ФН (фискальный накопитель);
• номер ФН (фискального накопителя);
• ОФД, с которым заключен договор.

Далее, вы подписываете и отправляете заявление. Когда проверка завершится, в столбце «Состояние» появится индивидуальный регистрационный номер онлайн-кассы.

Этап 4. Ввести индивидуальный регистрационный номер.

После получения регистрационного номера, необходимо ввести его в ККТ, но не позднее суток с момента подачи заявления. Если не уложиться в срок, то придется повторить этап №3. В том случае, если вы все сделали верно, то касса напечатает чек.

Этап 5. Сделать отчет о регистрации ККТ.

В личном кабинете налоговой в «Учете контрольно-кассовой техники», напротив онлайн-кассы в «Отчете о регистрации ККТ» необходимо указать время получения чека из этапа №4. Далее, указать порядковый номер и фискальный признак. После этого - «Подписать и отправить».

Этап 6. Получить карточку регистрации ККТ.

В случае успешной фискализации, вы получите карточку регистрации, которая будет подписана УКЭП.

Этап 7. Подключить кассу к оператору фискальных данных.

Внесите онлайн-кассу в личном кабинете ОФД. Ваша ККТ синхронизируется с оператором. Только после этого, можно производить реализацию с помощью вашей онлайн-кассы.

Так или иначе, регистрация онлайн-кассы в налоговой не самая простая задача, особенно для предпринимателей, которые не сталкивались с подобной задачей. Поэтому, чтобы избежать ошибок, потери времени и денег, многие обращаются к квалифицированным специалистам.

Касса не отправляет чеки в ОФД

1) Касса не имеет доступ к сети интернет. Проверьте: настройку соединения, оплату услуг провайдера, сетевой кабель или маршрутизатор.

Решение:

Перезагрузите онлайн-кассу. Если не помогло, обратитесь в службу поддержки своего провайдера. Пока вопрос с интернет соединением будет решаться, вы можете продолжать работать на онлайн-кассе. После восстановления соединения, ККТ автоматически отправит все данные, о реализациях оператору фискальных данных.

2) Онлайн-касса вышла из строя, или настроена с ошибками. Чаще всего ломается, либо модуль связи, либо ФН (фискальный накопитель)

Решение:

Обратитесь к техническому специалисту или в сервисный центр. Возможно, придется купить новую кассу или фискальный накопитель. Для того, чтобы обезопасить работу своего магазина, предприниматели подключают услугу технического обслуживания магазина 24/7. В рамках техобслуживания, специалисты в кратчайшие сроки решают проблемы с кассовым оборудованием и программным обеспечением.

Проблема: сервер ОФД временно недоступен по техническим причинам

Причина. Проблемы с сервером ОФД. На чеке появится надпись: «ОФД не отвечает».

Решение:

Необходимо проверить связь с ОФД. В меню онлайн-кассы, выберете диагностику кассы. После печати бумажного отчета можно проверить установлена ли связь с ОФД. Обратитесь к оператору фискальных данных, если проблемы со стороны оператора, он должен устранить их самостоятельно.