4 проблемы приемки маркированного товара и их решения

Маркировка товаров проникает во многие сферы торговли. С 1 июля 2020 года под запретом оборот немаркированной обуви и табачной продукции. С 1 октября эти нововведения коснулись парфюмерии и фототоваров. А с 1 ноября стартовала маркировка шин. Продавцы и предприниматели уже прочувствовали на себе проблемы, связанные с маркировкой товаров.

Мы выделили основные сложности, которые затрудняют приемку маркированных товаров в магазинах, а также варианты решения некоторых проблем.

Проблема №1. Замедление работы магазина из-за приемки

Подтверждать приемку маркированных товаров необходимо в системе электронного документооборота (ЭДО) через УПД (универсальный передаточный документ). На этот процесс затрачивается в несколько раз больше времени, чем на приемку через накладные. Это тормозит и осложняет отлаженную работу магазина.

Постановка товаров на баланс вручную с занесением в товароучетную систему с бумажных документов отнимает много времени. Чтобы ускорить этот процесс, лучше приемку УПД выполнять в товароучетных сервисах, внедренных в ЭДО. Если принимать товары таким способом, то они будут ставиться на баланс автоматически после подтверждения УПД.

Специализирующимся на табачной продукции магазинам принимать товары удобнее через товароучетную систему, которая адаптирована к приемке продукции агрегированными упаковками. Это связано с тем, что табачные товары поставляют в виде блоков, которые после разбирают и реализуют пачками. На упаковке блока присутствует код Data Matrix, состоящий из всех кодов пачек. Если отсканировать общий код, на баланс станут все пачки из блока.

Теоретически возможно не ждать, когда сотрудник выполнит приемку УПД на компьютере, а принять продукцию в торговой точке и поставить ее на баланс. Однако продажа товаров без предварительного принятия в ЭДО относится к нарушениям и легко обнаруживается во время проверки.

Проблема №2. Есть риск лишиться контроля над продажами

Кассирам, занимающимся приемкой поставок, делегируют управление документами через систему ЭДО. Из-за этого могут возникнуть проблемы, а особенно ситуация усугубляется, если в магазине работает много кассиров. Поставки товаров обычно происходят во время рабочего дня, поэтому персонал вынужден принимать товары и параллельно обслуживать покупателей. В спешке один сотрудник может забыть своевременно принять УПД, другой – не сравнить коды Data Matrix с поставкой и закрыть документ.

Чтобы свести ошибки к минимуму и повысить контроль во время приемки продукции, лучше распределить обязанности между сотрудниками: одни будут проверять коды товаров с УПД, а другие отвечать за закрытие УПД. Вторую обязанность можно поручить товароведу или бухгалтеру, но и сам предприниматель может ее выполнять.

Не стоит забывать об инвентаризации и проводить ее на регулярной основе. Есть товароучетные системы, которые дают возможность проводить частичную проверку определенной группы товаров. Для этого даже не нужно закрывать магазин на инвентаризацию или проводить ее во внерабочее время.

Чтобы продавец не смог продать немаркированный товар, в кассовом аппарате можно установить запрет на продажу такой продукции. Система оповестит о попытке реализовать неучтенный товар. Эти мероприятия помогут избежать ошибок и неприятных последствий.

Проблема №3. Нарушение привычных рабочих процессов магазина

Обычно продавец принимает партию товара прямо в торговой точке. Здесь он проверяет наименования и количество отгрузки, а также подписывает документы. Однако приемка маркированных товаров осуществляется с использованием компьютерной техники, поэтому важно позаботиться о ее установке в магазине. Это необходимо для закрытия передаточных документов в ЭДО перед продажей товаров.

Установка компьютера в каждой торговой точке влечет дополнительные расходы для владельца. Дополнительно у кассиров могут возникнуть трудности, ведь им придется разбираться в сложной технике и с новой организацией процесса приемки товаров. Чтобы решить эту проблему, производители онлайн-касс расширяют функциональные возможности кассовых аппаратов. Они добавляют в них функцию приемки маркированных документов непосредственно на кассе. Это существенно сокращает время на приемку и облегчает работу кассиру, которому знаком интерфейс кассового аппарата.

Проблема №4. Отсутствие уверенности в безопасности поставок

Предприниматели переживают, что маркировка товара не гарантирует подлинность поставки. Это особенно актуально, когда компания сотрудничает с новыми поставщиками. При приемке через ЭДО проблематично проверить, что доставленный товар промаркирован правильно и отвечает указанной в УПД информации. Это объясняется тем, что на пачке указан графический код, который невозможно сопоставить с кодами в УПД.

За ненадлежащую маркировку табачной продукции производители и продавцы несут административную ответственность. В соответствии со статьей 15.12 КоАП, производство, транспортировка и реализация немаркированных табачных изделий наказывается штрафом в размере от 5 000 до 10 000 рублей (для предпринимателя). Если нарушение совершила компания, то сумма штрафа увеличивается и составляет от 50 до 300 тыс. рублей. Дополнительно табачные товары подлежат конфискации.

Если стоимость табачной продукции без маркировки превышает сумму в 1,5 млн рублей, то нарушителям грозит уголовная ответственность. В соответствии со статьей 171.1 УК РФ, виновника могут приговорить к лишению свободы на срок до 3 лет и к выплате штрафа в размере 80 тыс. рублей.

Но предприниматель может понести не только административное или уголовное наказание, но и репутационные потери. Маловероятно, что покупатели захотят повторно совершить покупки в магазине, где им продали товары плохого качества.

Проверить новые товары на соответствие всем правилам и документам реально. Например, в некоторых товароучетных системах перед подтверждением передаточного документа можно выборочно или полностью отсканировать коды Data Matrix с товаров для сравнения их с данными в УПД.