Недостача при инвентаризации

Термин «недостача» используется для определения разницы между итоговой стоимостью продаваемой продукции, которая числится на балансе торговой точки, и фактически полученными значениями. Магазины чаще всего используют два распространенных и доказавших свою надежность способа расчета недостачи: посредством определения цены закупки, выставленной поставщиком, или по продажной стоимости.

Подсчет недостачи посредством использования цены поставщика предусматривает ручной пересчет продукции. Подсчет товаров на полках магазина или склада выполняется работниками. Но существует вероятность ошибки. Количество может быть определено неправильно в результате расположения продукции на дальних стеллажах или по другим причинам. Но и при правильном подсчете продукции существуют риски некорректной записи серийных номеров продукции, в результате возникает пересортица. Главную роль при использовании первого метода учета недостачи играет человеческий фактор и внимательность сотрудников.

Способ расчетов посредством розничной стоимости позволяет применять точные математические подсчеты. После вычисления суммы закупочной и розничной цены необходимо от полученного результата отнять выручку от реализации продукции. Затем останется от расчетной величины вычесть стоимость наличного товара. Полученная разница покажет размеры текущей недостачи.

Проверить реальную ситуацию и выявить «нехватку» в товарном эквиваленте и денежных единицах позволяет специальный учет товарных позиций или инвентаризация. При этом можно выявить количественные расхождения между указанными показателями остатков и данными о товарах в системе учета магазина.

Выявление недостачи при инвентаризации

Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.

Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.

Причины появления недостачи

К главным проблемам торговых складов относится недостача. Исключить возникновение неприятных ситуаций или полностью ликвидировать помогает выяснение причин расхождений. Опытные товароведы к факторам появления недостачи относят:

• проблемы и сбои в работе электронных программ учета;
• пересортицу или же факты отсутствия определенных наименований товаров при одновременной фиксации излишков в других товарных позициях, отличающихся по бренду, разновидностям, сорту, расцветке, артикулу или товарно-материальной ценности;
• некорректные цены или плохо отлаженный контроль за ценообразованием в магазине, благодаря чему в отчетах может появляться продукция с неактуальной стоимостью.

Кроме технических причин на выявление недостачи оказывает влияние и человеческий фактор. В числе самых неприятных ситуаций хищения продукции сотрудниками предприятия и кражи третьими лицами (например, клиентами, нештатным персоналом или поставщиками).

Компания «Первый БИТ» реализует противокражные системы для магазинов. Мы готовы предложить модели известных российских и иностранных производителей. Вся системы максимально надежны, долговечны и эффективны.

Типичные ошибки сотрудников предприятия, приводящие к недостаче

Теперь остановимся на самых распространенных проблемах в управлении, организации и последующем контроле учета товаров на складе, с которыми регулярно сталкиваются сотрудники и руководство магазинов.

Использование товара для внутренних нужд

Использование продаваемой продукции характерно для всех объектов торговли вне зависимости от вида деятельности и занимаемой площади. Использование «своих» товаров со склада или из магазина для хозяйственных и внутриорганизационных потребностей распространенная практика. Однако для исключения возникновения неприятностей и недостачи в последствие, важно наладить учет и контроль используемой продукции.

Оптимально сразу же списывать продукцию, использованную для нужд магазина. Если своевременно не провести списание, то в момент проведения инвентаризации вскроется недостача, которая автоматически будет рассматриваться как убытки, хотя в реальности ситуация будет иной.

Испорченная или деформированная продукция

При условии, что факт повреждения товарной продукции не будет оформлен соответствующим образом иначе говоря не будет выполнена процедура списания, возникнет угроза появления расхождений и возникновения многочисленных ошибок. Избежать подобных проблем позволяет своевременный учет бракованных позиций и продукции с дефектами. Следующим важным моментом станет внимательный анализ ситуации. Речь может идти как о заводском браке, так и о случайной или преднамеренной порче имущества.

Пустые упаковки в витрине

Достаточно часто в торговых залах встречаются пустые упаковки без продаваемых товаров. Такие ситуации становятся результатом хищения. Однако продукция в этом случае списывается. Оперативно контролировать ситуацию позволяет организация качественного мерчандайзинга. Одновременно подобные проверки позволяют выявить «ходовые» товарные позиции у злоумышленников. В результате администрация магазина сможет повысить качество системы безопасности и принять меры предосторожности.

Благодаря устранению ошибок, часто возникающих в процессе работы торговой точки, в магазине будет повышен контроль за учетом реализуемой продукции. Важно производить инвентаризацию максимально внимательно. Так как получаемая в ходе проверки информация может влиять на показатели деятельности магазина на протяжение 1 – 3 лет.

При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?

Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.

Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:

• ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
• ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
• ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.

Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:

• штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
• фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
• проведение контрольных бухгалтерских проверок.

Важно! В ряде случаев при отсутствии доказательств вины конкретного лица, может потребоваться организация уголовного дела.

Как списываются недостачи при инвентаризации

Финальным этапом инвентаризации становится документальное оформление проведенной проверки. В зависимости от видов продукции, требующей списания, оформляются типовые акты.

Списание товаров, пришедших в негодность

Заключительным этапом комплексной проверки становится документальное оформление. Если во время инвентаризации были выявлены поврежденные, просроченные или испорченные товары, оформляются акты ТОРГ-15 и ТОРГ-16 соответственно. Акты списания оформляются в трех экземплярах: один отправляется в бухгалтерию, второй оставляет себе управляющий, а третий передается материально-ответственному лицу.

Важно! Реализация продукции с истекшими сроками годности возможна при наличии соответствующего разрешения от государственных органов контроля качества и безопасности. Если получить документ нельзя, ряд товарных позиций может быть возвращен поставщикам после оформления соответствующих документов.

Списание образцов товаров

Тестовые или наглядные образцы, располагающиеся на витринах магазинов или в зоне доступа клиентов, тоже обязательно списываются. Правильно оформлять документацию позволит организация дополнительного субсчета, который поможет отслеживать движение указанных товарных единиц. Приемку бесплатных муляжей продукции от поставщиков торговым точкам стоит производить официально в соответствие с формой М-15.

Важно помнить, что в рамках действующего налогового кодекса предусматривается уплата налога с товаров, предоставленных магазину бесплатно. В числе таких товаров и образцы продукции. По этой причине ряд владельцев торговых предприятий отказывается от «безвозмездной услуги», предлагаемой поставщиками.

Украденный товар: как списать недостачу

Главным моментом при документальном оформлении списания украденной продукции становится составление объяснительной о произошедшем факте. Пояснительная составляется материально-ответственным лицом и прикрепляется к документам учета.

Независимо от стоимости и вида пропавшего товара обязательно производится выявление виновного лица. После того как будет установлен виновник, производится плата-возмещение. В ситуациях, когда нет доказательств причастности лица к недостаче, выявленное расхождение декларируется как убытки магазина.

При отсутствии виновных лиц недостачи могут оформляться как расходы текущего финансового периода. Однако важно, чтобы размеры расхождений коррелировались с нормой запланированной убыли. Документально эта ситуация оформляется посредством соответствующего приказа или распоряжения.

Списание недостачи на виновное лицо производят в ситуации, когда сумма расхождения по фактическим остаткам в сравнении с документально оформленными превышает норму естественной убыли. Законодательные нормы РФ предусматривают, что виновное лицо обязано возместить торговому предприятию полную сумму нанесенного ущерба в соответствие с 243 статьей Трудового Кодекса.

Определить сумму нанесенного ущерба, предусмотренную к возврату, позволяют данные о стоимости украденных материальных ценностей актуальные в момент обнаружения недостачи.

Оборудование и ПО для инвентаризации