Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать

Содержание:

• Что такое онлайн-касса
• Как работает онлайн-касса
• Кому нужна онлайн-касса
• Какими бывают онлайн-кассы
• Сколько стоят онлайн-кассы
• Как выбрать онлайн-кассу
• Что нужно купить, кроме кассы
• Штрафы за неприменение онлайн-кассы
• Как начать работать на онлайн-кассе
• Популярные модели онлайн-касс

Онлайн-кассы давно вошли в жизнь организаций и индивидуальных предпринимателей. Приобретение онлайн-кассы стало важным условием не только для соблюдения законодательства, но и для автоматизации процесса расчета с покупателями. В этой статье разбираем все аспекты, связанные с онлайн-кассами.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-кассы отличаются от обычных кассовых аппаратов тем, что не только печатают чеки и хранят данные в специальном блоке памяти, но и шифруют и передают эту информацию оператору фискальных данных (ОФД). Затем ОФД в режиме реального времени направляет эти данные в налоговые органы.

Преимущества онлайн-касс

1. Сокращение бумажной работы и налоговых проверок:

Благодаря прямой передаче данных чека онлайн-кассы облегчают налоговым органам точный контроль налоговых платежей, исключая риск фальсификации.

2. Отслеживание продаж и контроль сотрудников:

Онлайн-кассы позволяют предприятиям отслеживать продажи и лучше контролировать сотрудников. Подключить новую кассу проще, чем традиционную, - можно подать онлайн-заявку через личный кабинет на сайте nalog.gov.ru, без необходимости посещения налоговой инспекции.

Оставьте заявку, и мы зарегистрируем онлайн-кассу в кратчайшие сроки

Как работает онлайн-касса

Чтобы понять принцип работы онлайн-кассы, давайте рассмотрим пошаговый процесс продажи и выдачи чека:

1. Клиент приобретает товар или услугу и производит оплату наличными, картой или через Интернет.
2. Оператор кассы вводит в систему необходимую информацию: сканирует штрих-код или вводит вручную такие данные, как наименование товара, количество, цена и сумма оплаты. Информация о продавце уже хранится в онлайн-кассе с момента регистрации.
3. Касса формирует фискальный чек, а информация о транзакции отправляется на фискальный накопитель, который проверяет ее подлинность. Затем для покупателя печатается заверенный чек.
4. Данные кассового аппарата передаются оператору фискальных данных, который подтверждает получение чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продажах и передает их в налоговую инспекцию.
6. Покупатель получает электронную версию чека. Это может быть необязательным, если он уже получил бумажный чек, или обязательным при оплате через Интернет, когда бумажный чек не выдается.

Онлайн-кассы автоматически формируют чеки после каждой операции с использованием фискального накопителя. Эти чеки отправляются покупателям и в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД). Предпринимателям необходимо заключить договор с ОФД.

Если у предприятия есть бесперебойный доступ в Интернет, то чеки отправляются мгновенно. Таким образом, налоговые органы больше не требуют регулярных физических проверок, если нет задержки в их передаче. Кроме того, предприниматели освобождаются от необходимости отдельно отчитываться по кассовым операциям, поскольку информация в режиме реального времени уже поступает в ФНС. В случае проблем с подключением к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передает накопленные данные после восстановления доступа в Интернет. Многие модели касс выполняют этот процесс автоматически.

При выборе онлайн-кассы необходимо учитывать такие факторы, как совместимость с потребностями вашего бизнеса, удобство интерфейса, надежность и соответствие местным нормативным требованиям.

Кроме того, при выборе онлайн-кассы важно учитывать следующие факторы:

• Совместимость: Убедитесь, что система онлайн-касс совместима с вашими бизнес-операциями и требованиями. Она должна поддерживать необходимые характеристики и функциональные возможности, соответствующие специфике вашей отрасли или вида деятельности.
• Удобный интерфейс: Ищите онлайн-кассу, которая предлагает удобный интерфейс как для кассиров, так и для администраторов. Система должна быть интуитивно понятной и простой в навигации, что позволит сотрудникам быстро освоить ее и эффективно работать с ней.
• Надежность: Выбирайте поставщика онлайн-касс с хорошей репутацией, известного своей надежностью и стабильностью. Очень важно, чтобы система работала стабильно, без частых простоев и технических сбоев, так как это может нарушить работу вашего предприятия.
• Соответствие требованиям: Убедитесь, что онлайн-касса соответствует местным налоговым нормам и требованиям. Она должна соответствовать стандартам, установленным налоговыми органами, и обеспечивать надежное шифрование и передачу данных для сохранения конфиденциальности.
• Интеграционные возможности: Рассмотрите возможность интеграции онлайн-кассы с другими используемыми бизнес-системами и программным обеспечением, такими как системы управления запасами, бухгалтерского учета или управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Бесшовная интеграция позволяет оптимизировать общие бизнес-процессы и повысить эффективность.
• Поддержка и обновления: Выбирайте поставщика онлайн-касс, который обеспечивает надежную поддержку клиентов и регулярное обновление программного обеспечения. Это гарантирует, что вы сможете получить помощь в любой момент, когда это необходимо, и что система будет соответствовать новейшим возможностям и стандартам соответствия.

Тщательно оценив эти факторы, вы сможете выбрать онлайн-кассу, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса и обеспечивает бесперебойное и безопасное проведение операций, соблюдая при этом налоговое законодательство.

Онлайн-кассы в наличии

• Поможем с выбором онлайн-кассы
• Предоставим фискальный накопитель и ключ ОФД
• Произведем регистрацию и настройку кассы
• Проведем обучение персонала



Связаться с менеджером

Кому нужна онлайн-касса

Одним словом, все продавцы и поставщики услуг, не освобожденные от ответственности в соответствии со статьей 2 Закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники", обязаны использовать онлайн-кассу. Исключения составляют:

• Самозанятые.
• Предприниматели, занимающиеся присмотром за детьми, садоводством, ремонтом обуви и другими услугами, перечисленными в п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
• Индивидуальные предприниматели, работающие по патенту, например, экскурсоводы и арендодатели. Полный перечень приведен в пункте 2.1 статьи 2 54-ФЗ. Однако данные исключения применимы только в том случае, если предприниматели предоставляют покупателям документ, подтверждающий совершение сделки, который может быть составлен любым удобным способом, например, заполнен от руки.
• Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие сделки в труднодоступных районах. Перечень таких районов определяется региональным правительством и, как правило, включает малонаселенные регионы, не имеющие общественного транспорта и связи. В этом случае такие предприниматели обязаны по требованию покупателя предоставить документ, подтверждающий совершение сделки. Необходимая информация для такого документа описана в пунктах 4-12 части 1 статьи 4.7 54-ФЗ.
• Кроме того, юридические лица и индивидуальные предприниматели не обязаны применять контрольно-кассовую технику при совершении сделок с другими юридическими лицами и предпринимателями, но только в том случае, если оплата производится в электронном виде и не используется физическая карта.

Если вы не относитесь ни к одной из освобожденных категорий, то вам необходимо определиться с выбором кассового аппарата, подходящего именно для вашего вида деятельности.

Онлайн-касса под ключ по выгодной цене! Оставьте заявку

Какими бывают онлайн-кассы

Онлайн-кассы различаются по размеру, функциональности и цене. На сайте Федеральной налоговой службы представлен реестр кассовых аппаратов, отвечающих требованиям законодательства. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы необходимо убедиться, что она включена в этот реестр, чтобы избежать запросов со стороны налоговых органов. Реестр регулярно обновляется и в настоящее время содержит около двухсот моделей оборудования.

Онлайн-кассы можно разделить на следующие категории:

Автономные кассы

Не требуют подключения к компьютеру, работают от аккумуляторов, имеют встроенный модем. Они мобильны и не зависят от сетей Wi-Fi или SIM-карт. Автономные кассы удобны для продаж в удаленных районах или на микропредприятиях с фиксированным ассортиментом и небольшим потоком покупателей. Однако они не могут быть перенастроены или дополнены новыми функциями.



Выбрать автономную кассу

Фискальные регистраторы

Эти кассовые аппараты подключаются к любому устройству - телефону, планшету или ноутбуку, на котором установлено необходимое программное обеспечение. Они могут печатать бумажные чеки, формировать электронные чеки и передавать данные в налоговую инспекцию. Фискальные регистраторы требуют наличия электричества и внешнего доступа в Интернет, так как не имеют собственных модемов.



Выбрать фискальный регистратор

Смарт-терминалы

Эти кассовые аппараты совмещают в себе функции компьютера, управляющей программы и фискального накопителя. Они не нуждаются в подключении к внешним устройствам и позволяют автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. Смарт-терминалы могут быть интегрированы с бухгалтерскими программами, что позволяет предприятиям отслеживать остатки товарно-материальных ценностей и контролировать работу сотрудников.



Выбрать смарт-терминал

При выборе онлайн-кассы учитывайте специфические требования вашего бизнеса и выбирайте подходящий вариант из имеющихся категорий.

 

Сколько стоят онлайн-кассы

Одним из основных недостатков онлайн-касс является их стоимость. Расходы, связанные с установкой нового оборудования, выходят за рамки первоначальной стоимости покупки. Необходимы регулярные платежи оператору фискальных данных за обработку и передачу данных в налоговую инспекцию, а также инвестиции в бесперебойный доступ в Интернет, поскольку кассовый аппарат зависит от него при отправке чеков.

Автономные кассовые аппараты являются наиболее доступным вариантом. Фискальные регистраторы стоят дороже, а смарт-терминалы, как правило, самые дорогие, причем их цена зависит от характеристик и функциональных возможностей. Однако при выборе онлайн-кассы цена не должна быть единственным фактором. Важно учитывать специфику бизнеса. Кассовый аппарат должен соответствовать объему проходимости клиентов, отвечать требованиям законодательства и не содержать ненужных функций, не имеющих отношения к вашей деятельности.

 

Как выбрать онлайн-кассу

Чтобы правильно выбрать онлайн-кассу, необходимо ответить на следующие вопросы, касающиеся специфики бизнеса:

1. Будет ли касса стационарной или требует частой мобильности? От этого зависит, нужна ли вам модель с возможностью подключения к сети или без нее, надежная стационарная касса или легкая мобильная. Разные модели подходят, например, кассиру супермаркета и доставщику пиццы.
2. Часто ли вы добавляете новые номенклатурные позиции? Если да, то вам подойдет смарт-терминал, не требующий подключения к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированными товарами? Некоторым производителям для этого требуется дополнительная функционал.
4. Нужен ли вам учет товаров? Если у вас большой ассортимент, выбирайте кассовые аппараты, которые легко интегрируются с товароучетными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, принимающих исключительно онлайн-платежи, может быть достаточно кассового аппарата, генерирующего онлайн-чеки без печати.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование, например, сканер штрих-кодов, терминал для приема карт или электронные весы?
7. Требуется ли интеграция с интернет-магазином или учетной системой? Некоторые модели кассовых аппаратов предлагают быструю интеграцию, другие могут вообще ее не поддерживать такую возможность.
8. Как работает техническая поддержка? Если ваш есть магазин работает 24/7, обратите внимание на наличие круглосуточной поддержки.

 

Что нужно купить, кроме кассы

• Фискальный накопитель (ФН): В этом чипе хранится вся информация о расчетах. Работа с онлайн-кассой требует наличия ФД. Срок действия (15 или 36 месяцев) выбирайте исходя из системы налогообложения и требований бизнеса.
• Оператор фискальных данных (ОФД): К ОФД подключаются все кассы, кроме установленных в удаленных районах или на некоторых специфических объектах. ОФД предоставляет личный кабинет, в котором хранятся данные о кассовых аппаратах и чеках, что позволяет контролировать продажи и управлять заменой кассовых аппаратов.
• Товароучетная программа: Автоматизация управления каталогами для соблюдения законодательных требований по печати наименований товаров на чеках. Это позволяет контролировать остатки, своевременно заказывать расходные материалы и оптимизировать учетные процессы.
• Сканер штрих-кодов, для оперативного сканирования товара и ускорения расчета с покупателями.

Штрафы за неприменение онлайн-кассы

Несоблюдение законодательного требования о применении онлайн-касс влечет за собой штрафные санкции, предусмотренные статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

За каждую операцию, не проведенную через кассовый аппарат, налагаются следующие штрафы:

• Для должностного лица или индивидуального предпринимателя: от 25% до 50% от суммы расчета, минимум 10 000 руб.
• На юридическое лицо: от 25% до 100% от суммы расчета, минимум 30 000 рублей.
• Повторные нарушения влекут за собой еще более серьезные последствия. Если общая сумма операций в обход онлайн-кассы превысит 1 млн. рублей, то индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу грозит приостановление деятельности на 90 дней, а должностному лицу - дисквалификация на 1-2 года.
• Ошибки при расчетах через онлайн-кассу также считаются нарушениями. К ним относятся неправильное указание расчетных знаков или реквизитов, а также использование незарегистрированного кассового аппарата. Штраф для индивидуального предпринимателя или должностного лица составляет от 1,5 до 3 тыс. рублей, для юридического лица - от 5 до 10 тыс. рублей.
• Невыдача чека покупателю влечет за собой штраф в размере 2 тыс. руб. для должностного лица и 10 тыс. руб. для организации.

Обезопасьте себя от штрафов

Наши специалисты помогут с выбором, регистрацией и настройкой онлайн-кассы. Просто свяжитесь с нами любым удобным способом



Связаться с менеджером

Как начать работать на онлайн-кассе

Для начала работы с онлайн-кассой необходимо выполнить следующие действия:

1. Приобрести кассовый аппарат.
2. Приобрести фискальный накопитель.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) .
4. Зарегистрировать кассу в Федеральной налоговой службе. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой службы. Заполнить заявление на регистрацию в разделе "Кассовые аппараты" и подписать его с помощью квалифицированной электронной подписи, интегрированной с личным кабинетом. После обработки заявления налоговая инспекция присвоит вам регистрационный номер кассового аппарата.
5. Настройте и активируйте кассовый аппарат. Следуя инструкции, прилагаемой к кассе, введите в аппарат регистрационный номер, полученный из налоговой инспекции. Затем сформируйте отчет о регистрации.
6. Завершите регистрацию на сайте Федеральной налоговой службы. В личном кабинете нажмите кнопку "Завершить регистрацию" и введите фискальный признак из отчета, сформированного на предыдущем шаге. В результате вы получите карточку онлайн-кассы, которая будет выдана ФНС в течение нескольких дней. Получив ее, вы можете смело приступать к эксплуатации онлайн-кассы.

Соблюдение всех этих шагов и требований позволит избежать штрафов и беспрепятственно проводить операции через онлайн-кассу.

Популярные модели онлайн-касс

Онлайн-кассы под любой вид деятельности в наличии. Оставьте заявку и получите оборудование по лучшей цене!