Обслуживание онлайн-касс в 2022 году

Случается, что онлайн-касса может выйти из строя. Минимизировать риски и последствия поломок ККТ можно, оформив договор с сервисным центром обслуживания. Рассмотрим важные особенности обслуживания онлайн-касс в 2022 году и на что обратить внимание при выборе ЦТО.

Для чего проводится сервисное обслуживание ККТ

Кассовая техника нуждается в периодическом профилактическом осмотре, основными причинами проведения которого являются такие моменты:

• обнаружение поломок и проблем, которые могут стать причиной дорогостоящего ремонта, если их вовремя не устранить;
• вероятность попасть под штрафные санкции из-за нарушения правил применения кассовой техники при выходе из строя онлайн-кассы.

Регулярное сервисное обслуживание ККТ позволит значительно продлить срок ее службы.

В 2022 году штрафные санкции за использование неисправной онлайн-кассы такие:

• неиспользование ККТ при продажах — до 100% от неучтенной суммы;
• применение онлайн-кассы, не соответствующей требованиям законодательства — до 10 тыс. руб.

Размеры штрафов гораздо больше стоимости сервисного обслуживания ККТ в месяц, а потому компаниям и ИП выгодно заключить договор на обслуживание.

Сервисное обслуживание по подписке

Сервисные центры могут являться официальными представителями производителя ККТ или работать без этого статуса. Различия заключаются в том, что первые должны проводить бесплатный гарантийный ремонт.

Многие сервисные центры предоставляют услугу по обслуживанию ККТ по подписке. Это означает, что клиент оплачивает фиксированный ежемесячный платеж, а центр гарантирует бесплатный и быстрый ремонт онлайн-кассы. Преимущества такой формы сотрудничества:

• быстрый приезд мастера;
• предоставление на время обменной ККТ, если требуется провести сложный ремонт;
• гарантия результата ремонта, поскольку центр технического обслуживания берут на обслуживание только те ККТ, в которых разбираются;
• отсутствие форса-мажорных затрат;
• возможность планировать ежемесячные платежи.

Не существует каких-то особых нормативных требований к условиям сотрудничества с сервисными центрами. Однако, компании должны понимать, что их беспрерывный процесс торговли во многом зависит от квалификации персонала центра и перечня предлагаемых услуг.

Какие услуги включаются в договор на сервисное обслуживание

При выборе сервисного центра для обслуживания онлайн-кассы нужно обратить внимание на то, какие услуги он предоставляет. В большинстве случаев сервисное обслуживание ККТ включает такие моменты:

• настройка новой ККТ;
• ремонт онлайн-кассы не территории клиента или в самом сервисном центре;
• выдача временной кассовой техники, если необходимо провести ремонт ККТ в сервисном центре;
• проверка правильности работы кассовой техники;
• удаленное подключение к онлайн-кассе для ее настройки или технического обслуживания;
• выезд специалиста для диагностики неполадок или обновления программного обеспечения;
• консультация сотрудников клиента в части особенностей работы с ККТ;
• техподдержка по телефону;
• внешний осмотр, профилактическая чистка, контроль пломб;
• диагностика изношенности подвижных деталей.

Желательно, чтобы эти услуги предоставлялись бесплатно при заключении договора на сервисное обслуживание.

Виды сервисного обслуживания ККТ

Сервисное обслуживание ККТ подразделяется на ежегодное, ежемесячное, ежеквартальное, внеплановое. По каждому виду обслуживания имеется свой перечень услуг.

Ежегодное обслуживание включает:

• ревизия ККТ со вскрытием корпуса;
• внутренняя чистка;
• проверка состояния и характеристик электронных компонентов;
• смазка или замена подвижных деталей;
• плановая замена фискального накопителя;
• обновление программного обеспечения.

Ежемесячное или ежеквартальное обслуживание включает:

• визуальный осмотр корпуса и пломб;
• чистка, если требуется;
• проверка изношенности движущихся деталей;
• тестирование программных функций;
• диагностика необычных шумов или перегрева;
• проверка корректности заполнения реквизитов кассового чека.

Внеплановое обслуживание включает:

• внеочередная замена фискального накопителя при его выходе из строя, заполнении памяти, вводе новых обязательных форматов фискальных данных;
• обновление программного обеспечения;
• корректировка видов деятельности клиента или иных параметров, предполагающих перенастройку онлайн-кассы.

Стоимость внепланового обслуживания при некотором объеме работ может входить в ежемесячную абонентскую стоимость обслуживания.

Особенности гарантийного обслуживания ККТ

Гарантийное обслуживание ККТ регламентируется Законом от 07.02.1992 г. № 2300-1 и ст. 469-470 ГК РФ. Производитель онлайн-касс обязан предусмотреть определенный период, в течение которого потребитель ККТ вправе бесплатно обратиться в сервисный центр для устранения обнаруженных недостатков кассовой техники.

Права и обязанности сторон гарантийного обслуживания:

Обычный срок гарантийного обслуживания ККТ — 12 мес., но может быть больше.

Если в период действия гарантийного срока обнаружены недостатки ККТ, пользователь онлайн-кассы может предъявить изготовителю такие требования:

• заменить неработающую ККТ на новую;
• соразмерно уменьшить цену при предоставлении в качестве постоянной замены более дешевую ККТ;
• бесплатно отремонтировать или возместить стоимость такого ремонта другими исполнителями;
• возвратить деньги в полном объеме.

Чтобы продавец не имел возможности отказаться от своих обязательств проводить гарантийный ремонт, нужно при покупке ККТ проверять комплектность документации. При этом нужно получить гарантийный талон, инструкцию по эксплуатации, паспорт с указанием серийного номера аппарата и др. Непременно нужно сохранять чек или квитанцию, которые подтверждают факт покупки кассовой техники.

Изготовитель может направить кассовую технику на экспертизу. Если будет установлено, что проблема произошла по вине пользователя, ремонт онлайн-кассы будет платный.

Особые моменты при выборе сервисного центра

Список услуг, предоставляемых разными сервисными центрами, может быть практически одинаковым, но их качество может различаться. Критерии, свидетельствующие о надежности центра технического обслуживания ККТ:

• мастера имеют сертификаты о прохождении обучения по ремонту конкретных наименований ККТ;
• ремонт проводится в соответствии с регламентом изготовителя кассовой техники;
• процесс ремонта документируется, а затем соответствующие бумаги предоставляются клиенту;
• специалисты применяют диагностическое оборудование, которое регламентировано изготовителем ККТ;
• сервис выдает заключение с подробным описанием неисправности;
• специалисты знают условия эксплуатации ККТ.

Соответствие сервисного центра указанным критериям является его несомненными преимуществами, а потому подробная информация часто указывается на сайтах фирм в рекламных целях. Если в сети Интернет нет никакой документации, которая бы подтверждала квалификацию центра, лучше поискать другого партнера, который будет обслуживать онлайн-кассу.

Стоимость сервисного обслуживания

Стоимость услуг по сервисному обслуживанию зависит от следующих факторов:

• изготовитель кассовой техники;
• модель ККТ;
• перечень бесплатных услуг в рамках сервисного договора;
• статус сервисного центра — аккредитованный представитель изготовителя или нет;
• удаленность сервисного центра от торговой точки;
• средняя зарплата в субъекте РФ;
• имидж сервисного центра.

Самостоятельное обслуживание онлайн-кассы

Пользователь онлайн-кассы при наличии необходимых знаний и навыков может самостоятельно обслуживать технику. Для этого ему нужны:

• базовые навыки обращения с электрической техникой;
• знания по устройству ККТ и ее составных частей;
• понимание, что нельзя делать с кассовым аппаратом;
• умение внимательно изучать инструкции по эксплуатации;
• навыки настройки программного обеспечения;
• знание реквизитов кассового чека;
• умение находить информацию по работе и настройке онлайн-касс на сайте изготовителя.

Если используется не больше трех онлайн-касс, то при наличии необходимых знаний и навыков первое время обслуживание техники можно проводить самостоятельно. Однако, изготовитель предоставляет гарантийное обслуживание на срок 12 мес. или более, а потому в этот период ККТ вполне можно не ремонтировать самостоятельно, а отвозить в специализированный сервисный центр на бесплатный ремонт.

Если у пользователя только одна онлайн-касса и нет резервной ККТ, то лучше заключить договор на сервисное обслуживание, который включает предоставление временного аппарата на период ремонта. Кроме того, если пользователь не разбирается в кассовой технике или у него нет времени изучать инструкции, лучше не заниматься самостоятельным обслуживанием ККТ, а обратиться в сервисный центр.

Отремонтировать ККТ или купить новую — что лучше

На вторичном рынке можно приобрести бывшую в употреблении ККТ. Таким образом предприниматель может существенно сэкономить, нежели приобретать новую онлайн-кассу. Однако, б/у техника имеет некоторые недостатки:

• большой риск, что техника сломается в ближайшее время из-за отсутствия достоверной информации о причинах ее продажи;
• нет возможности пробивать кассовые чеки на период покупки и настройки новой ККТ;
• необходимо каждый раз разбираться с особенностями ККТ при частой покупке б/у аппаратов;
• не всегда получается совместить купленную б/у онлайн-кассу с используемыми учетными программами.

Соответственно, покупать бывшую в употреблении кассовую технику можно, но в этом случае пользователю придется принять на себя сопутствующие риски и заботы.

Решение о заключении договора на сервисное обслуживание ККТ предприниматель принимает самостоятельно, основываясь на особенностях ведения своей деятельности. Особенно важно серьезно обдумать этот момент, когда в бизнесе используется дорогая высокопроизводительная кассовая техника, в случае поломки которой предприниматель не только понесет существенные расходы, но и недополучит выручку из-за периода простоя онлайн-кассы.