Какие документы необходимы для работы с ККМ?

Контрольно-кассовая техника призвана автоматизировать и упростить работу организации, особенно если это современная ККМ, подключенная к кассовому серверу и позволяющая автоматизировать процесс учета купли-продажи товара. Однако для ее легального применения организация или предприниматель все равно обязаны вести определенные документы и хранить сопутствующую документацию.

Документ первый – подтверждающий постановку ККМ на учет в налоговом органе, это так называемая карточка регистрации, которая выдается инспектором лицу, ответственному за кассовую технику и заверена его подписью. Зачастую без копии такой карточки организация не сможет получить все необходимые лицензии и разрешения.

Второй необходимый документ – журнал, или как его еще называют, книга кассира-операциониста. Порядок его ведения предусмотрен Типовыми правилами эксплуатации ККМ. Хотя они утверждены Минфином РФ еще 30.08.1993 г. N 104, действуют до сих пор.

Согласно этому документу, книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако она не заменяет кассового отчета.

В случае если ККМ установлена на прилавке магазина или для работы официанта, Книга ведется по сокращенной форме. Еще один вариант - ведение общей книги на все машины, если это, например, крупный магазин. В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс с указанием в числителе заводского номера аппарата.

Ведут Книгу, как правило, кассиры. А инспекторы лишь ее изучают, так как именно в этом документе отражаются данные обо всех проведенных операциях.
Наконец, ККМ должна иметь технический паспорт, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. Туда же заносятся данные о владельце аппарата и его номер.

Сходный документ - журнал учета вызова технических специалистов. В нем регистрируются поломки и неполадки в работе кассовой техники. Он нужен для разрешения споров между организацией и центром технического обслуживания.

При произведении различных работ с ККМ оформляются акты установленной формы. Это касается не только ремонта кассового аппарата, но и, скажем, плановой замены контрольной лент (ЭКЛЗ). в последнем случае акт подписывается кассиром, представителем администрации организации (директором), специалистом ЦТО и налоговым инспектором.

Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы обычно хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.