Как открыть смену на фискальном регистраторе: суть операции

Порядок применения контрольно-кассовой техники изменился еще в 2016 году, поэтапная реформа коснулась не только режима работы с оборудованием нового поколения. Субъекты хозяйственной деятельности должны заменить кассы с бумажными контрольными лентами на устройства нового образца. Изменен также формат первичной фискальной документации.

Разработаны новые правила формирования основных отчетов. На смену привычным Z-отчетам пришли отчеты о закрытии смены, ключевая особенность которых – обязательная передача в фискальные службы. На практике возникает множество вопросов, как правильно создать документ, нужно ли его хранить в торговой точке.

Некоторые нормы Закона «О бухгалтерском учете», а также нормативно-правовой акт Государственного комитета статистики от 25 декабря 1998 года №132 утратили силу. Соответствующее разъяснение опубликовано Министерством Финансов в письме от 25 января 2017 года № 03-01-15/3482.

Представителей бизнеса избавили от необходимости вести унифицированные журналы и альбомы. При переходе на онлайн-кассы налогоплательщикам больше не нужно формировать z-отчет, дублировать информацию в справку-отчет и заносить данные в журнал кассира-операциониста.

Порядок открытия и закрытия смены

Согласно новым правилам, открытие смены и завершение рабочего дня подтверждаются специальным отчетом. Документ о закрытии смены можно назвать аналогом старого Z-варианта, но все же у них есть несколько существенных отличий.

Z-отчет формировался на кассах старого образца. Основной его задачей было обнуление данных, а также их дублирование в формы отчетности – КМ-6 и КМ-4. Налогоплательщики должны были хранить документ на бумажных носителях в течение пяти лет. Основные реквизиты:

• сведения о компании;
• код кассира, а также его фамилия, имя и отчество;
• дата и время создания документа;
• номер кассы;
• сумма прихода;
• возврат;
• итог по кассе.

Порядок формирования отчета о закрытии смены на фискальном регистраторе регламентируется Федеральным законом №54. Документ обеспечивает передачу данных в фискальную службу, а также сохраняет их в товароучетной программе. Информация хранится до тридцати суток на фискальном накопителе. Отчет содержит следующие данные:

• адрес, идентификационный номер и информацию о налогоплательщике;
• число и время окончания смены;
• данные кассира;
• номер онлайн-кассы, если в торговой точке установлено несколько устройств;
• количество отбитых бланков строгой отчетности или чеков;
• список операций, в том числе приход, возврат;
• данные по отчетности, не переданной оператору фискальных данных, в том числе с отметкой о времени прекращения передачи.

Открытие смены на фискальном регистраторе, требования к ее продолжительности

Контрольно-кассовые машины предыдущего поколения не поддерживали функцию снятия отчета об открытии смены. На онлайн-кассах сделать это можно двумя способами:

• документ печатается во время выдачи первого чека новой смены;
• доступна и принудительная печать «Открытия смены» ― до первой продажи необходимо перейти в меню «Касса», затем выбрать вкладку «Отчеты» и запустить печать документа с помощью кнопки «Отчет об открытии смены».

В торговой точке может быть установлено несколько кассовых аппаратов. В таком случае отчеты снимаются по каждому устройству. Выбрать соответствующую ККТ можно в списке «Фискальный регистратор».

Разъяснений относительно хранения таких отчетов в нормативно-правовых актах нет. В этом случае можно ориентироваться на требования к использованию фискального накопителя, в Федеральном Законе №54 указано, что субъекты бизнеса должны хранить устройство в течение пяти лет. Распечатанные отчеты можно сохранять отдельно в течение этого же срока.

Не регламентированы также требования к месту, где будут находиться документы об открытии смены. Предприниматели имеют право принимать решение самостоятельно. Это могут быть точки продажи с установленными онлайн-кассами, бухгалтерия или другое подходящее помещение.

Торговля на законных основаниях в точках продаж начинается с момента формирования отчета или распечатки первого чека. Отчет о закрытии подтверждает завершение смены. В пункте втором статьи 4.3 Федерального Закона №54 указана продолжительность непрерывного рабочего процесса. Новый чек не может быть распечатан по истечении 24 часов с момента завершения предыдущей смены. Это означает, что длительность рабочего цикла ― от открытия смены до ее завершения, не может составлять больше суток.

Технический контроль длительности смен установлен на законодательном уровне. В чеке не отражаются все фискальные признаки в случае несвоевременного формирования отчета о закрытии.

При этом открытие и закрытие торговли может быть выполнено в разные календарные дни, главное учитывать основное требование к периоду работы. Собственники бизнеса не ограничены в выборе времени суток для формирования отчетов и сокращении длительности смены.

Распространенные ошибки во время открытия смены на ФР

Пользователи часто сталкиваются с такими проблемами:

1. Если в программе появляется уведомление «Нет ККТ с закрытыми сменами» и смена не открывается, это означает, что в товароучетной программе смена была закрыта корректно, но не завершена на фискальном накопителе. Устранить ошибку можно следующим образом: открыть драйвер контрольно-кассовой машины, завершить смену.
2. Если кассир видит на экране надпись «Не определяются доступные контрольно-кассовые машины, обратитесь к Администратору», в первую очередь следует удостовериться в закрытии предыдущей смены. Затем проверить настройки, в них могли внести изменения. В случае если приведенные советы не помогли устранить неполадку, понадобится корректировка работы рабочего места кассира. Для этого необходимо открыть вкладку «Администрирование», перейти к «Подключаемому оборудованию», выбрать вкладку «Контрольно-кассовая техника с передачей данных», установить флажок напротив «Всех рабочих мест». Затем необходимо выбрать «Текущее» и подтвердить действие с помощью «Записать».
3. Появляется ошибка при попытке открытия смены, на экран выводится уведомление о том, что она уже открыта. Если отчет о закрытии за предыдущие сутки распечатан, такая проблема возникает, если смена осталась открытой в 1C, а на фискальном регистраторе завершена. В таком случае необходимо перейти на вкладку «Групповое изменение реквизитов» и сменить статус.
4. Если в торговой точке используется 1C, при несоответствии драйверов также может возникнуть ошибка с открытием смены. Устранить неполадку можно с помощью программного обновления и донастройки программно-аппаратного комплекса.
5. При попытке открыть смену в системе может появиться окно с сообщением: «При выполнении операции произошла ошибка. Смена не открыта на ФР», что указывает на техническую неисправность. Проблему можно в большинстве случаев решить путем замены удлинителя или кабеля USB на качественный варисторный фильтр.

Нормальная работа ФН, независимо от причины неполадки, должна быть восстановлена. Без этого невозможно законное ведение бизнеса, от функционирования встроенного накопителя зависит своевременность передачи данных оператору фискальных данных и затем в фискальную службу.

Контрольно-кассовая машина будет заблокирована, если пробитые чеки не поступают в контролирующие органы более тридцати дней. Формирование отчета о закрытии позволяет избежать подобных ситуаций. В документе отражается общее количество фискальных документов, которые не были отправлены оператору по техническим причинам.

Проверить правильность работы системы можно следующим образом. На вкладке «Состояние обмена с оператором фискальных данных» будут выводиться нули в том случае, если отсутствуют неполадки, все ошибки устранены, в том числе в товароучетной программе и в программном обеспечении контрольно-кассовой машины.

Если новая смена не может быть открыта по причине того, что кассир не закрыл предыдущую, а граничный срок в 24 часа уже прошел, в таком случае торговлю нужно прекратить, новые чеки пробивать запрещено. Функционирование кассового устройства в ограниченном режиме можно распознать по следующим признакам:

• фискальные реквизиты в чеке не выводятся;
• информация не передается оператору фискальных данных.

Исправить ошибку можно только с помощью отчета о закрытии. После того, как в окне «Закрытие смены» появится флажок, на вкладке «Закрытие смены», блокировка будет снята. Завершается процесс распечаткой документа.

В контрольно-кассовой технике может быть установлено ограничение на автоматическое закрытие просроченной сессии. В таком случае пользователь должен распечатать отчет вручную. Сделать это можно в подразделе «Кассовые отчеты», в котором выбирается соответствующий пункт и устанавливается команда на печать. Новый рабочий день может начаться сразу после закрытия кассы. Проведение операций продолжится в стандартном режиме.

Пользователи должны помнить, что обо всех нарушениях с открытием и закрытием смен будут уведомлены фискальные службы. Оператор фискальных данных обязуется передавать данные о начале, завершении работы, создании и печати отчетов без задержек.

Если, исходя из содержания, станет очевидным, что во время эксплуатации были допущены нарушения, к субъекту хозяйственной деятельности могут быть применены санкции, так как закрытие смены по истечении 24 часов трактуется как нарушение правил использования контрольно-кассовой техники. Предусмотрены следующие меры ответственности:

• выносится предупреждение;
• начисляется штраф.

Если чеки не печатались, то предприниматель может не опасаться строгой ответственности. В случае подтверждения некорректной работы в части проведения товарно-денежных операций, организации грозит взыскание в размере от пяти до десяти тысяч рублей. Индивидуальному предпринимателю или должностному лицу может быть начислено от 1 500 до 3 000 рублей.

Налогоплательщику следует позаботиться о доказательствах причин возникновения неполадок, если они не зависят от собственника. Если факт отсутствия преступного умысла в действиях, а также системные ошибки будут подтверждены, устанавливаются минимальные суммы штрафа или выносится предупреждение. Но это правило распространяется только на те ситуации, когда руководитель компании самостоятельно обратился в фискальную службу с заявлением. То есть до момента выявления нарушения представителями контролирующего органа.